KI und DATEV-Schnittstellen: den passenden Datenweg wählen

„Kann die KI mit DATEV verbunden werden?“ ist eine verständliche Frage. Für eine belastbare Antwort ist sie noch zu allgemein. Entscheidend sind das konkrete DATEV-Produkt, die Datenart, die Richtung der Übertragung und die Möglichkeiten des Vorsystems. Eine Belegübergabe ist etwas anderes als der Austausch von Lohnstammdaten. Erst wenn diese Punkte klar sind, lässt sich ein sinnvoller technischer Weg auswählen.

Mit Datenart und Ziel beginnen

Beschreiben Sie den gewünschten Übergang in einem Satz: Welche Daten sollen aus welcher Anwendung wohin gelangen, und was soll dort anschließend möglich sein? Zum Beispiel: Freigegebene Rechnungsdaten sollen mit dem zugehörigen Belegbild für die weitere Bearbeitung bereitstehen. Diese Beschreibung grenzt den Bedarf deutlich besser ein als der Wunsch nach „voller Integration“.

Trennen Sie dabei Lesen, Schreiben und Rückmeldung. Wenn Daten in eine Anwendung übertragen werden können, bedeutet das nicht automatisch, dass sämtliche Inhalte auch aus ihr ausgelesen werden dürfen. Ebenso kann die Rückmeldung über einen Importstatus anders organisiert sein als die eigentliche Datenübertragung. Diese Unterschiede beeinflussen den gesamten Ablauf.

Welche Datenservices wofür gedacht sind

DATEV beschreibt verschiedene Übergaben mit unterschiedlichem Inhalt. Die Schnittstellenvorgaben im DATEV Developer Portal unterscheiden unter anderem die Wege im Rechnungswesen. Die folgende Übersicht dient der Einordnung; sie ersetzt keine Prüfung der verfügbaren Integration in Ihrer Software.

• Belegbilderservice Rechnungswesen: Übergabe digitaler Belegbilder.
• Rechnungsdatenservice 1.0: strukturierte Belegdaten und zugehörige Bilder an DATEV Unternehmen online.
• Buchungsdatenservice: strukturierte Stamm- und Bewegungsdaten mit möglicher Belegbildverknüpfung an DATEV Rechnungswesen.
• Lohnimportdatenservice: Stamm- und/oder Bewegungsdaten aus angebundenen Partnerlösungen an die DATEV-Lohnsoftware.

Die Produktbeschreibung des Rechnungsdatenservice 1.0 erläutert die daraus entstehenden Belegsätze und Buchungsvorschläge. Für die Personalwirtschaft beschreibt DATEV den Lohnimportdatenservice und weitere Lohndatenservices gesondert. Der tatsächlich übertragbare Umfang hängt vom jeweiligen Dienst und Vorsystem ab. Namen mit ähnlichem Klang bezeichnen also nicht dieselbe Leistung.

Die Verbindung braucht mehr als einen Zugang

Vor dem Projektstart werden vorhandene Produkte, Versionen, Mandantenbestände und Berechtigungen aufgenommen. Dazu kommt die Frage, ob die eingesetzte Drittsoftware den benötigten Datenservice unterstützt. Eine im Internet auffindbare API-Dokumentation ist allein noch keine freigegebene produktive Anbindung für jede individuelle Anwendung.

Auch Verantwortlichkeiten müssen geklärt sein. Wer richtet den Dienst ein, wer bestätigt die Mandatszuordnung und wer prüft das erste Ergebnis? Bei der Einrichtung der DATEV-Datenservices sind die jeweiligen produktspezifischen Schritte zu berücksichtigen. Ostermann Systeme prüft den passenden Weg für Ihre Umgebung; daraus folgt keine pauschale Behauptung einer DATEV-Partnerschaft oder universellen Schnittstellenfreigabe.

Welche Rolle KI vor der Übergabe übernimmt

KI kann zum Beispiel Angaben aus heterogenen Dokumenten vorbereiten oder unklare Eingänge einer Prüfliste zuweisen. Das Ergebnis wird anschließend in feste Felder überführt und anhand vereinbarter Regeln validiert. Die eigentliche Übertragung muss nicht von einem Sprachmodell gesteuert werden. Hier sind nachvollziehbare Formate, Berechtigungen und Fehlerzustände entscheidend.

Ein geeigneter Ablauf unterscheidet vorbereitet, fachlich freigegeben, übertragen und im Ziel bestätigt. Ein technisch erfolgreicher Upload sagt noch nicht, dass jede Position fachlich richtig ist. Umgekehrt sollte ein bereits bestätigtes Datenpaket bei einem späteren Fehler nicht unkontrolliert erneut gesendet werden.

Illustratives Beispiel: Daten angekommen, Beleg noch offen

Eine fiktive Kanzlei möchte Rechnungsangaben samt Originalbeleg weiterverarbeiten. Im ersten Test werden die Daten erfolgreich übernommen, die Verknüpfung zum Bild ist aber nicht wie erwartet verfügbar. Eine Prüfung nur anhand der Anzahl übertragener Datensätze würde diesen Fehler übersehen.

Der Abnahmetest betrachtet deshalb den tatsächlichen Arbeitsvorgang im Zielsystem: Stimmen Felder, Mandatsbezug und Zeitraum? Lässt sich der richtige Beleg öffnen? Sind Korrekturen und erneute Übertragungen kontrollierbar? Erst dann ist der Datenweg für den vereinbarten Zweck geprüft. Das Beispiel beschreibt einen möglichen Testfall und keinen tatsächlichen Produktfehler.

Wenn eine direkte Verbindung nicht verfügbar ist

Dann kann ein unterstützter Dateiimport mit klarer Freigabe die passende Lösung sein. Die Datei muss dem konkret benötigten Format entsprechen und im Ziel getestet werden. Eine Tabelle mit der Überschrift „DATEV-Export“ genügt nicht. Auch ein bewusst manueller Kontrollschritt kann sinnvoll bleiben, wenn er eine unzuverlässige Übergabe verhindert.

Für das Erstgespräch reichen deshalb die beteiligten Anwendungen, ein typischer Eingang und das gewünschte Ergebnis. Daraus lässt sich eine konkrete Integrationsprüfung ableiten. Die Automatisierung für Steuerkanzleien setzt bei diesen tatsächlichen Übergängen an und nutzt vorhandene Funktionen, wo sie den Bedarf bereits abdecken.