Bescheide, Abschlüsse, BWAs: vorgeprüft, bevor Ihr Berufsträger sie öffnet.
Das spart einer Kanzlei mit 20 Mitarbeitern 18 Stunden pro Woche. Rund eine halbe Stelle, die Sie nicht besetzen müssen.
Die Prozesse rechnen auf Ihren echten Zahlen und legen vor, was abweicht: mit Betrag, Fundstelle und Frist. Fehlende Unterlagen fragt der Prozess beim Mandanten nach, nicht Ihr Team. Und der Stand jedes Mandats steht auf einem Bildschirm.
- DATEV und Outlook bleiben
- Deutsche Server, Verschwiegenheit nach § 62a StBerG
- Nichts geht ohne Ihre Freigabe raus
Fünf Vorgänge, die heute Kapazität binden, ohne auf einer Rechnung zu stehen.
- BescheideJeder Bescheid wird gegen Ihre Berechnung gerechnet. Abweichung, Fundstelle und Frist stehen auf dem Prüfvermerk.
- MonatsabschlussVor der Freigabe liegt die Auffälligkeitsliste: Konten, Plausibilitäten, offene Klärfälle.
- BWAJeden Monat eine Liste, bei welchen Mandanten sich etwas bewegt — mit Gesprächsentwurf.
- JahresabschlussRückstellungen, Abgrenzungen und auffällige Konten kommen als Kandidatenliste mit Fundstelle.
- MandatsstandEin Bildschirm zeigt, wo jedes Mandat steht, was fehlt und seit wann. Was fehlt, wird beim Mandanten nachgefragt, mit Erinnerung und Frist, nach Ihrer Freigabe.
Sie fangen mit einem an. Welchem, entscheidet das Audit an Ihren echten Vorgängen.
Ihre Kammer hat es gemessen.
Nur 23,2 % der Kanzleien konnten 2023 alle offenen Stellen besetzen. 2018 war es noch mehr als die Hälfte. — Bundessteuerberaterkammer, STAX 2024
Rund 7 von 10 Kanzleien geben an, überlastet zu sein. — DATEV-Seismograf, Juni 2026
43,8 % Ihres Umsatzes gehen inzwischen an Personalkosten. 2018 waren es 37 %. — Bundessteuerberaterkammer, STAX 2024
Fristversäumnisse sind die häufigste Schadensursache in der Steuerberaterhaftung. — Kanzleiführung professionell, auf Basis der Berufshaftpflicht-Systematik
Der Mandant hat die Belege zum dritten Mal nicht geschickt. Jemand im Team schreibt die dritte Erinnerung. Von Hand.
Ein Bescheid kommt herein. Die zuständige Person ist im Urlaub. Die Frist läuft weiter.
Die Monatsbuchhaltung ist fertig. Ein Berufsträger öffnet Mandat für Mandat und sucht nach Konten, Entwicklungen und offenen Klärfällen.
Jemand fragt, welche Mandate für Juli fertig sind. Die Antwort steht in vier Köpfen, zwei Excel-Listen und einem Postfach.
Nichts davon steht auf einer Rechnung. Alles davon kostet Sie Kapazität, die Sie am Markt gerade nicht nachkaufen können.
Rechnen Sie es für Ihre Kanzlei nach.
Zwei Angaben. Die Rechnung dahinter legen wir offen.
Wir rechnen bewusst niedrig: nur 40 % der freigesetzten Zeit, und mit der Mitte des StBVV-Rahmens statt der Obergrenze. Die vollständige Herleitung mit Ihren Werten schicken wir Ihnen als PDF.
Der teuerste Fehler Ihrer Kanzlei ist der, den niemand bemerkt hat.
Ein Bescheid wird abgelegt und später geprüft. In einer gut organisierten Kanzlei funktioniert das. Bis Urlaub, Krankheit, Fristendruck oder ein voller Monatsabschluss dazwischenkommen.
Die Einspruchsfrist läuft weiter, während der Vorgang im Eingang liegt. Und eine Abweichung sieht nur, wer den Bescheid Zeile für Zeile mit der eigenen Berechnung vergleicht.
Das Sprachmodell entscheidet, welche Positionen verglichen werden. Gerechnet wird deterministisch — dieselbe Eingabe ergibt immer dasselbe Ergebnis. Ihr Berufsträger sieht zwei Zahlen und die Differenz und weiß in dreißig Sekunden, ob es stimmt. Läuft unabhängig von Ihrer Kanzleisoftware, auch mit Addison oder Agenda.
Ihre Berufsträger prüfen Hinweise. Sie durchsuchen keine Buchhaltungen.
Rund um den Zehnten verdichtet sich alles. Die Buchhaltung ist fertig, die Freigabe steht an, und ein Berufsträger geht Konten, Plausibilitäten, Vormonatsvergleiche und Klärfälle durch.
Bei einem Mandat ist das überschaubar. Bei fünfzehn ist es ein Arbeitstag im Monat, für den Sie einen der teuersten Stundensätze im Haus bezahlen.
Die Erfahrung Ihrer Leute bleibt unverzichtbar — sie wissen, wo sie hinsehen müssen. Die Suche davor liegt nicht mehr bei ihnen.
Was vor der Freigabe auf dem Tisch liegt.
Der Ablauf wertet die vereinbarten Datenpunkte aus Ihren echten Buchungssätzen aus und stellt sie als prüfbare Hinweise bereit:
- Konten mit auffälligen Entwicklungen gegenüber dem Vormonat
- Buchungen, die zu Ihren definierten Plausibilitätsregeln nicht passen
- Offene Klärfälle mit Bezug zum Mandat
- Auffälligkeiten, die vor einer Freigabe geprüft werden sollten
- Fundstellen, damit Ihr Team direkt in den Vorgang einsteigen kann
Die Freigabe beginnt mit einer Prioritätenliste statt mit einer Suche.
Alles Unklare landet auf 1590. Und dann?
In den meisten Kanzleien läuft die Rückfrage an den Mandanten so: Der Klärfall wird auf ein Verrechnungskonto gebucht, das Kontoblatt geht per Mail raus, und ob eine Antwort kommt, weiß die Kollegin, die daran denken muss.
Beim zweiten Mal schreibt sie dieselbe Mail. Beim dritten Mal ruft sie an. Für den Jahrgang 2025 bleiben dafür zehn Monate statt zwölf: Abgabe am 1. März 2027, ohne Verlängerung.
Und wer nach der dritten Erinnerung nicht liefert, steht mit Datum im Mandatsstand, nicht im Kopf einer Kollegin.
Wie viele Ihrer Mandate sind für Juli fertig?
Wenn Sie das jetzt beantworten müssten — wie lange bräuchten Sie? Und wer außer Ihnen könnte es beantworten?
In den meisten Kanzleien steht die Antwort in Köpfen, Outlook-Postfächern, DATEV-Notizen und Excel-Listen. Solange es ruhig läuft, reicht das. Sobald mehrere Fristen zusammenfallen oder jemand ausfällt, fehlt sie.
- Welche Mandate sind fertig?
- Welche Unterlagen fehlen?
- Seit wann ist ein Vorgang offen?
- Wer bearbeitet ihn gerade?
- Was muss als Nächstes passieren?
Eine Psychologin, die auf Steuerkanzleien spezialisiert ist, nennt Dauererreichbarkeit einen der stärksten Stressoren im Beruf — weil sie das Gefühl erzeugt, nie fertig zu sein. Ein Teil davon hat eine banale Ursache: Was man nicht sieht, kann man nicht abhaken.
Ein Bildschirm für alles.
Der Ablauf bereitet die Übersicht aus Ihren Prozessdaten auf und zeigt:
- den aktuellen Stand eines Mandats
- fehlende Unterlagen
- offene Klärfälle
- Zuständigkeiten
- Fristen und Vorwarnungen
- vorbereitete Nachfassschritte
- Vorgänge, die eine Eskalation brauchen
Der DATEV Copilot liest Texte. Er liest keine Buchungssätze.
Wahrscheinlich haben Sie den Copilot bereits. Er ist kostenlos lizenziert, er recherchiert gut, er formuliert Texte. Für Belege und Bank haben Sie die DATEV-Automatisierungsservices. Das ist gut, und wir bauen es nicht nach.
Recherche, Texte, Belege und Bank
Der Copilot recherchiert und formuliert. Die Automatisierungsservices erkennen Belege, schlagen Buchungen vor und ordnen Bankdaten zu. Vor jedem Aufbau prüfen wir, was bei Ihnen davon schon zuverlässig läuft — und stellen es richtig ein, statt es daneben noch einmal zu bauen.
Rechnen auf Ihren echten Zahlen
Strukturierte Daten wertet der Copilot nicht aus: keine BWA, keine Konten, keine Buchungssätze, keine Tabellen. Genau dort entstehen Prüfvermerke mit Betrag, Fundstelle und Frist.
Abläufe zwischen Kanzlei und Mandant
Der Copilot ist ein Assistent im Programm. Er hält nichts nach, fasst nichts nach und führt keine Übersicht über alle Mandate. Das ist der zweite Ort, an dem wir ansetzen.
Sie haften für nichts, was Sie nicht gesehen haben.
Weil nichts passiert, was Sie nicht gesehen haben. Kein Versand, keine Buchung, keine Fristaktion ohne Freigabe durch Ihr Team. Das ist keine Einstellung, die man abschalten kann, sondern der Aufbau.
KI ist ein Werkzeug. Die Eigenverantwortlichkeit bleibt beim Berufsträger, und das Vier-Augen-Prinzip bleibt auch im KI-Zeitalter essenziell.
Was vor dem Aufbau eines Ablaufs geklärt wird:
Was wir nicht behaupten: Vor dem Audit wissen wir nicht, welcher der fünf Abläufe in Ihrer Kanzlei am meisten bringt. Wir wissen nicht, welche Ihrer Daten über Ihre Umgebung erreichbar sind — das hängt an Ihrer DATEV-Installation und Ihren Modulen. Und wir wissen nicht, ob Ihre Vorlagen für Einspruchsentwürfe taugen. Das klärt das Audit an Ihren echten Vorgängen. Bringt ein Bereich wenig, sagen wir das. Erledigt DATEV etwas bereits, sagen wir das auch.
Sie starten mit dem Ablauf, der Ihnen zuerst Zeit zurückgibt.
Sie müssen kein umfangreiches Projekt beginnen und Ihr Team auch nicht über Wochen aus dem Tagesgeschäft nehmen. Der Einstieg folgt einer klaren Reihenfolge.
Sie besprechen einen konkreten Engpass
Im Telefonat besprechen Sie einen Ablauf, der heute regelmäßig Zeit bindet: die Bescheidprüfung, die Monatsabschluss-Freigabe, die BWA-Auswertung oder den Überblick über offene Mandate. 15 Minuten, ohne Verkaufsdruck.
Ein Tag in Ihrer Kanzlei, an Ihren echten Vorgängen.
Allgemeine Aussagen über Zeitersparnis helfen bei keiner Entscheidung. Entscheidend ist, wie oft ein Ablauf bei Ihnen vorkommt, wer daran arbeitet und wie viel fachliche Zeit er bindet. Das nehmen wir vor Ort auf.
Enthalten:- Eine Aufnahme Ihrer Abläufe entlang typischer Kanzleiprozesse
- Gespräche mit den Mitarbeitern, die diese Vorgänge täglich bearbeiten
- Eine Rechnung mit Ihren Zeitwerten und Ihrer Kanzleigröße
- Eine Rangfolge Ihrer Prozesse nach Kapazitätspotenzial und Umsetzungsaufwand
- Ein erster Ablauf, der am Ende des Tages produktiv läuft
- Die Kompetenzschulung nach Artikel 4 EU-KI-Verordnung für Ihr Team, mit Nachweis
Doppelt, oder wir arbeiten weiter: Zeigt das Audit nicht mindestens das Doppelte seines Preises an belegbarem Potenzial, arbeiten wir auf unsere Kosten weiter, bis es da ist.
Sie sprechen mit dem, der es baut.
Ich bin Leon Ostermann. Die Ostermann Systeme GmbH sitzt in Essen, und ich baue diese Abläufe selbst — es gibt bei mir keinen Vertrieb, der etwas verspricht, was danach jemand anderes einlösen muss.
Im Gespräch geht es um Ihren Kanzleialltag, nicht um eine Softwarepräsentation. Über Bescheide, Fristen, Monatsabschlüsse, fehlende Unterlagen und Mandate, deren Stand nur einzelne Leute kennen.
Dafür steht das Zeichen im Logo: Das Quadrat dockt an den Kreis an. Die Technik dockt an Ihre Kanzlei an, nicht umgekehrt.
Was DATEV zuverlässig erledigt, bauen wir nicht nach.
Jeder Ablauf ist auf Freigabe gebaut.
Die Verarbeitung erfolgt auf deutschen Servern, mit Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheit nach § 62a StBerG.