STEUERKANZLEIEN
Mandate vorbereiten. Offene Punkte klären.
Bescheide und Berechnungen zusammenführen, fehlende Unterlagen gezielt anfordern und den Bearbeitungsstand nachhalten.
Steuerberatung · Wirtschaftsprüfung · Pflege
Automatisierung,
die Ihr Team entlastet.
Weniger Daten übertragen. Weniger Unterlagen suchen. Weniger nachfassen. Wir verbinden Ihre wiederkehrenden Abläufe – vom ersten Eingang bis zur Freigabe.
Erstgespräch vereinbaren
Mit Leon OstermannKostenlos & unverbindlich
Mit Leon OstermannKostenlos & unverbindlich
Steuerkanzleien
Mehr Zeit für Mandate. Weniger Vorarbeit.
Wirtschaftsprüfung
Mehr Zeit für die Prüfung. Klarere Grundlagen.
Pflegeeinrichtungen
Mehr Zeit für Menschen. Weniger Verwaltung.
Illustrative Arbeitssituationen · KI-generiert
WAS WIR FÜR IHR TEAM VERBINDEN
Aus einzelnen Aufgaben
wird ein klarer Ablauf.
Unterlagen kommen per E-Mail, als Datei oder aus Ihrer Software. Wir ordnen die Eingänge, bereiten die nächsten Schritte vor und führen Ergebnisse zur zuständigen Person.
01 · DER EINGANG
Ihre vorhandenen Quellen.
E-Mails & Dokumente
Tabellen & Listen
Daten aus Ihrer Software
02 · DIE AUTOMATISIERUNG
Der nächste Schritt steht.
01Zuordnen & abgleichen
02Rückfragen & Entwürfe vorbereiten
03Weitergeben & nachhalten
03 · IHR TEAM
Fachlich entscheiden.
Geordnete Arbeitsgrundlage
Offene Punkte im Blick
Prüfung & Freigabe
Schematischer Projektablauf. Umfang und Anbindungen hängen von den vorhandenen Systemen und Datenzugängen ab.
WO FACHZEIT VERLOREN GEHT
Ihr Team kann mehr.
Wenn die Vorarbeit steht.
Unterlagen aus E-Mails, Werte aus Tabellen, Freigaben in einer weiteren Liste: Ihr Team hält die Verbindung heute oft selbst zusammen.
01
DokumentDateiZuordnung
Die Daten sind da. Nur verteilt.
Unterlagen öffnen, den passenden Vorgang finden und Angaben erneut übertragen.
Den Alltag dahinter ansehen
Die Information ist vorhanden, aber noch nicht am richtigen Vorgang. Ihr Team sucht sie zusammen, gleicht sie ab und überträgt sie erneut. Wir verbinden die passenden Datenquellen und halten ihre Herkunft nachvollziehbar.
02
Angabe fehltRückfrage
Eine offene Frage hält alles auf.
Ein Nachweis fehlt. Eine Angabe ist unklar. Wer fragt nach und behält den Stand im Blick?
Den Alltag dahinter ansehen
Fehlende Angaben tauchen oft erst im nächsten Arbeitsschritt auf. Eine vorbereitete Klärliste zeigt, was fehlt, zu welchem Vorgang es gehört und wer es übernimmt. Antworten werden dem offenen Punkt zugeordnet.
03
In ArbeitAntwort fehlt
Welcher Stand gilt gerade?
Wer wartet auf wen? Die Antwort verteilt sich auf Listen und Postfächer.
Den Alltag dahinter ansehen
Nachträge kommen per E-Mail, Freigaben stehen in einer Liste, Änderungen in einer zweiten Datei. Wir legen mit Ihnen fest, welcher Stand führend ist und wie offene Aufgaben, Änderungen und Freigaben zusammenlaufen.
Aus einzelnen Handgriffen wird ein verbundener Ablauf. Ihr Team übernimmt dort, wo fachliches Urteil gefragt ist.
SO SIEHT DAS IM ALLTAG AUS
Drei Bereiche.
Konkrete Entlastung.
Die Fachaufgaben unterscheiden sich. Die Handarbeit dazwischen lässt sich gezielt verbinden. Hier sehen Sie mögliche Abläufe für Ihren Bereich.
WIRTSCHAFTSPRÜFUNG
Daten abgleichen. Fundstellen zuordnen.
Prüfungsunterlagen ordnen, vereinbarte Abgleiche vorbereiten und Auffälligkeiten mit ihrem Dokumentbezug an das Prüfungsteam geben.
PFLEGEEINRICHTUNGEN
Zeiten zusammenführen. Lohnübergaben vorbereiten.
Stundenzettel, Zuschläge und Nachträge verbinden. Fehlende Angaben markieren und einen prüfbaren Monatsstand für das Lohnbüro vorbereiten.
Mögliche Projektbausteine · Illustrative Motive, KI-generiert
ANONYMISIERTER PRAXISFALL · STEUERKANZLEI
Ein Team. 18 Prozesse.
Mehr Zeit für Facharbeit.
In einer Steuerkanzlei mit rund 30 Mitarbeitern wurden 18 Fachprozesse innerhalb von sechs Wochen umgesetzt. Wiederkehrende Aufgaben binden dadurch weniger Arbeitszeit.
Rund 30 Mitarbeiter18 Fachprozesse6 Wochen
Erstgespräch anfragen ↗DAS ERGEBNIS DIESES PROJEKTS
≈ 120Std.
monatliche Entlastung
bei wiederkehrenden Aufgaben
Rundwerte aus einem einzelnen Projekt. Das Potenzial hängt von Abläufen, Datenlage und Nutzung ab.
DIE LÜCKE ZWISCHEN DEN WERKZEUGEN
Ihre Systeme als Grundlage.
Verbundene Abläufe als Ziel.
Von Fachsoftware und E-Mail bis zu Excel und Dokumentenablage: Wir prüfen, welche Funktionen und Datenzugänge vorhanden sind. Daraus entsteht ein Ablauf, der zu Ihrer Umgebung passt.
Erstgespräch anfragen ↗01
Vorhandene Funktionen zuerst.
Wir prüfen Ihre Werkzeuge und Datenzugänge. Was bereits funktioniert, beziehen wir in den Ablauf ein.
02
Ihre Regeln. Ihre Vorlagen.
Ihre Fachregeln, Vorlagen und Zuständigkeiten bestimmen den Weg vom Eingang bis zur Freigabe.
03
Gemeinsam testen. Im Alltag einführen.
Wir testen den vereinbarten Ablauf an passenden Beispielen, führen Ihr Team ein und begleiten den Start.
VON IHREM ALLTAG IN DEN ALLTAG
Zusammen aufgenommen.
Für Ihr Team eingerichtet.
Sie kennen die fachlichen Anforderungen. Wir übersetzen den gemeinsam festgelegten Ablauf in eine technische Lösung und testen sie mit Ihrem Team.
01
Aufnehmen
Ein gemeinsames Prozessbild
Eingang → Schritte → Ergebnis
Was dazu gehört
Wir legen fest, welche Unterlagen eingehen, welche Schritte vorbereitet werden und an welcher Stelle Ihr Team übernimmt.
02
Einrichten
Ihre Regeln werden zum Ablauf
Regeln + Vorlagen + Freigaben
Was dazu gehört
Ihre Vorlagen, Zuordnungsregeln und fachlichen Prüfpunkte bilden die Grundlage. Wiederkehrende Schritte werden passend zu Ihrer Arbeitsweise eingerichtet.
03
Testen
Fälle gemeinsam durchspielen
Prüfen → Rückmelden → Anpassen
Was dazu gehört
Vor dem Einsatz prüfen wir typische Fälle und Ausnahmen mit Ihrem Team. Unklare Ergebnisse werden gemeinsam geklärt, bevor der Ablauf in den Alltag geht.
04
Übergeben
Im Team damit arbeiten
Einweisung + Zuständigkeiten
Was dazu gehört
Ihr Team erhält eine Einweisung in den vereinbarten Ablauf. Zuständigkeiten, Freigaben und der Umgang mit Rückfragen werden festgehalten; Betreuung und Änderungen stimmen wir im Angebot ab.
Die Zusammenarbeit
Von „Das kostet Zeit“
zu „Das läuft“.
Sie brauchen kein fertiges Konzept. Ein konkreter Ablauf aus Ihrem Alltag reicht für den Anfang.
Engpass besprechen.
Sie schildern uns einen wiederkehrenden Ablauf. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wo die Vorarbeit Zeit bindet und ob wir sinnvoll unterstützen können.
Umsetzung klar planen.
In der anschließenden Analyse prüfen wir Prozesse, Datenzugänge und Aufwand. Sie erhalten einen konkreten Leistungsumfang und ein Angebot.
Im Alltag zum Laufen bringen.
Wir richten den vereinbarten Ablauf ein, testen ihn gemeinsam mit Ihrem Team und begleiten die Einführung. Sie starten mit einem klaren Anwendungsfall.
KLARE ÜBERGABE. KLARE VERANTWORTUNG.
Das System bereitet vor.
Ihr Team entscheidet.
Technik übernimmt wiederkehrende Vorarbeit. Fachliche Beurteilungen und Freigaben bleiben bei den Menschen, die für den Vorgang verantwortlich sind.
VorbereitetOrdnen · Abgleichen · Entwerfen
Fachlich geprüftBeurteilen · Entscheiden · Freigeben
01
Fehlendes bleibt sichtbar.
Benötigte Angaben und der Weg zur Klärung werden vorab vereinbart.
Im Ablauf berücksichtigen
Eine unvollständige Grundlage muss sichtbar bleiben. Wir vereinbaren, welche Angaben benötigt werden und wann ein Vorgang zur Klärung an Ihr Team geht.
02
Hinweise haben einen Bezug.
Die Fundstelle bleibt mit der vorbereiteten Information verbunden.
Im Ablauf berücksichtigen
Ein abweichender Wert braucht einen Bezug. Dokument, Fundstelle und vorbereiteter Hinweis sollen gemeinsam prüfbar sein.
03
Ihr Team entscheidet fachlich.
Vorbereitete Ergebnisse bleiben bis zur Freigabe prüfbar.
Im Ablauf berücksichtigen
Steuerliche Einordnungen, Prüfungsurteile oder Lohnfreigaben bleiben bei den fachlich Verantwortlichen. Ein vorbereitetes Ergebnis ist noch keine Entscheidung.
04
Datenwege werden geklärt.
Zugänge, Rechte und Verarbeitung werden für Ihren Einsatz abgestimmt.
Im Ablauf berücksichtigen
Vor dem Einsatz werden Datenzugänge, Zugriffsrechte und der vorgesehene Verarbeitungsweg geklärt. Die geeignete Umgebung richtet sich nach den Anforderungen Ihres konkreten Projekts.
PASST DAS ZU IHREM ALLTAG?
Ein klarer Engpass.
Ein guter erster Schritt.
Ein abgegrenzter Ablauf reicht für den Einstieg. Diese drei Grundlagen machen Aufwand und Nutzen prüfbar:
Passung im Erstgespräch klären01
Wiederkehrend
Ähnliche Aufgaben fallen regelmäßig an und binden spürbar Arbeitszeit.
02
Digital verfügbar
Unterlagen und Vorlagen sind digital vorhanden oder zugänglich.
03
Fachlich begleitet
Ein Mitarbeiter kennt den Ablauf und kann die Ergebnisse mit uns prüfen.
Engpass zeigenMachbarkeit klärenGezielt starten
Was wir vor einer Umsetzung zuerst klären
Unklare Datenzugänge, ständig wechselnde Einzelfälle oder ein sehr geringer Wiederholungsaufwand können gegen eine Automatisierung sprechen. Dann ordnen wir zunächst den Prozess ein.
Leon OstermannGründer & Geschäftsführer
Ihr Ansprechpartner
Wir schauen auf die Arbeit.
Dann auf die Automatisierung.
Ostermann Systeme aus Essen entwickelt und implementiert Automatisierungen für Steuerkanzleien, Wirtschaftsprüfer und Pflegeeinrichtungen. Gemeinsam mit Ihrem Team verbinden wir Daten, wiederkehrende Arbeitsschritte und Freigaben. Von der Analyse über die Einrichtung bis zur Einführung im Alltag.
✓ Individuelle Abläufe✓ Analyse & Umsetzung
Erstgespräch anfragenGut zu wissen
Die Fragen
vor dem ersten Gespräch.
Was eine Zusammenarbeit ausmacht – vom ersten Ablauf bis zur Einführung.
Für wen entwickelt Ostermann Systeme Automatisierungen?
Für Steuerkanzleien, Wirtschaftsprüfer und Pflegeeinrichtungen, deren Teams regelmäßig Daten übertragen, Unterlagen abgleichen oder Rückfragen nachhalten. Welche Schritte sinnvoll automatisiert werden können, klären wir anhand Ihrer Abläufe, Datenzugänge und fachlichen Anforderungen.
Was wird in einem Projekt tatsächlich umgesetzt?
Ein vereinbarter Ablauf vom Eingang bis zum vorbereiteten Ergebnis: zum Beispiel Unterlagen zuordnen, Regeln anwenden, Rückfragen vorbereiten und Freigaben verbinden. Datenwege, Ausnahmen, Zuständigkeiten und Leistungsumfang halten wir vor der Umsetzung fest.
Müssen wir unsere vorhandene Software ersetzen?
Ihre bestehende Umgebung ist der Ausgangspunkt. Zuerst prüfen wir vorhandene Funktionen und tatsächlich verfügbare Datenzugänge. Ob Schnittstelle, Export oder ein anderer Übergabeweg geeignet ist, hängt von Ihren Systemen und dem konkreten Ablauf ab.
Woher wissen wir, welcher Ablauf sich zuerst lohnt?
Wir betrachten Häufigkeit, heutigen Aufwand, Datenverfügbarkeit und fachliche Ausnahmen. Ein häufiger, klar begrenzter Vorgang ist meist der bessere Einstieg als eine sofortige Umstellung aller Abläufe.
Wie werden sensible Daten berücksichtigt?
Vor dem Start klären wir erforderliche Daten, Zugriffsrechte, Verarbeitung und die vertraglichen Grundlagen. Für den ersten Austausch reichen möglichst anonymisierte Beispiele. Ins Kontaktformular gehören nur Ihre geschäftlichen Kontaktdaten.
Was kostet die Zusammenarbeit?
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Analyse, Einrichtung und Betreuung richten sich nach dem vereinbarten Umfang. Vor einer Umsetzung erhalten Sie eine konkrete Leistungsbeschreibung und ein Angebot.
Was passiert nach dem Erstgespräch?
Wenn der Ablauf geeignet erscheint, grenzen wir Datenquellen, Regeln und das gewünschte Ergebnis näher ein. Nach der Beauftragung wird die Lösung eingerichtet, mit Ihrem Team getestet und in den Alltag eingeführt. Betreuung und Änderungen werden im Leistungsumfang geregelt.
Ein Ablauf ist ein guter Anfang
Wo verliert Ihr Team
heute am meisten Zeit?
Schildern Sie uns einen Ablauf, der Ihr Team regelmäßig aufhält. Gemeinsam klären wir, welche Vorarbeit sich automatisieren lässt und was dafür benötigt wird.
Leon OstermannIhr Gesprächspartner
✓Ihre Situation und Ihren Engpass einordnen
✓Passende Anwendungsfälle besprechen
✓Einen sinnvollen nächsten Schritt klären
Kontaktdaten hinterlassen – wir rufen Sie zurück.