Automatisierung für Wirtschaftsprüfer
Automatisierung für Ihre Wirtschaftsprüfung: Wir strukturieren Datenbestände, wenden vereinbarte Prüfregeln an und verbinden Fundstellen mit den Originaldaten. Ihr Team beurteilt die Ergebnisse.
Nachvollziehbare Ergebnisse.
Für Ihr Prüfungsteam.
Verknüpft mit der Originalzeile
Der angewandte Test bleibt sichtbar
Die fachliche Würdigung bleibt bei Ihnen
Datenanbindung und Testumfang werden vor der Umsetzung abgestimmt.
WO FACHZEIT VERLOREN GEHT
Nicht der einzelne Klick ist das Problem. Es ist die Kette aus Suchen, Abgleichen und Nachfragen.
Vor jedem Prüfschritt stehen Zuordnung, Abstimmung und offene Datenfragen.
Buchungsbestände, Belege und Vorjahresdaten liegen in unterschiedlichen Formaten vor. Bevor ein Prüfschritt beginnen kann, muss Ihr Team Spalten zuordnen, Bestände abstimmen und Lücken klären.
Zum auffälligen Datensatz fehlt noch der passende Nachweis.
Die auffällige Buchung ist gefunden. Jetzt fehlen noch der passende Nachweis, die Rückfrage und der Bezug zum Arbeitspapier. Fachliche Zeit fließt in die Zusammenstellung des Vorgangs.
Änderungen, Rückfragen und Nachweise müssen wieder zusammenfinden.
Eine Zahl wurde geändert, ein Nachweis ergänzt, eine Rückfrage beantwortet. Ohne klare Bezüge muss der Reviewer den Bearbeitungsstand erst wieder rekonstruieren.
Informationen kommen vorbereitet an. Ihr Team übernimmt bei Prüfung, Würdigung und Entscheidung.
SO GREIFT EIN SCHRITT IN DEN NÄCHSTEN
Ein durchgängiger Ablauf: vom vereinbarten Bestand bis zur Fundliste für Ihr Prüfungsteam.
Arbeitsdetail · KI-Visualisierung
Bestand, Datenstand und Testkatalog werden festgehalten. Offene Zuordnungen bleiben sichtbar.
Der vereinbarte Datenexport
Von Ihrem Team freigegeben
Vereinbarte Tests laufen auf dem übergebenen Bestand. Jeder Hinweis erhält einen nachvollziehbaren Bezug.
Die Fundliste liefert Ansatzpunkte für die weitere Prüfung. Fachliche Würdigung und Prüfungsurteil bleiben bei Ihnen.
Schematischer Beispielablauf. Datenzugänge und vorhandene Funktionen prüfen wir vor der Umsetzung.
KONKRETE ANWENDUNGEN
Vom vereinbarten Datenbestand bis zum belegten Hinweis: So kann die vorbereitete Arbeit für Ihr Prüfungsteam aussehen.
01 / DATENAUFBEREITUNG
Exporte werden nach der vereinbarten Struktur aufbereitet. Ihr Team sieht, was abgestimmt ist und wo eine Zuordnung fehlt.
Offene Zuordnungen werden geklärt, bevor die Auswertung darauf aufbaut.
FELDER ZUSAMMENFÜHREN
CSV / XLSXABSTIMMUNG DES BESTANDS
Schematisches Beispiel · fiktive Daten
02 / REGELBASIERTE AUSWERTUNG
Ihr freigegebener Testkatalog wird auf den Bestand angewendet. Jeder Hinweis bleibt mit Regel und Originalzeile verbunden.
IHRE VEREINBARTE REGEL
Rechnungsnummer +Schematisches Beispiel · fiktive Daten
03 / DOKUMENTENABGLEICH
Dokumentstellen werden gegenübergestellt. Ihr Team beurteilt den Unterschied im fachlichen Zusammenhang.
Schematisches Beispiel · fiktive Daten · Bild: KI-Illustration
VOM ENGPASS ZUM KONKRETEN ERGEBNIS
So kann aus Ihren Unterlagen eine vorbereitete Arbeitsgrundlage werden. Wählen Sie den Ablauf, den Sie aus Ihrer Kanzlei kennen.
01 / MÖGLICHER ABLAUF
Den vereinbarten Bestand nachvollziehbar auswerten.
Excel- oder CSV-Dateien, Kontrollsummen, Datenstand und ein freigegebener Testkatalog.
Zeilen, Summen und Zeiträume abstimmen. Definierte Tests wie AfA-Nachrechnung, Doppelungen oder bestimmte Buchungskombinationen ausführen. Treffer mit Originalzeile, Regel, Betrag und Begründung zusammenstellen.
Eine reproduzierbare Fundliste mit Bezug zum Datenstand und zur Testversion. Geeignet für große, wiederkehrende Bestände und klar beschreibbare Prüfkriterien.
Ihr Team würdigt die Hinweise. Die Untersuchung aller übergebenen Datensätze auf vereinbarte Merkmale ist keine vollständige Abschlussprüfung und ersetzt nicht automatisch andere Prüfungshandlungen oder Stichproben.
BELEGABGLEICH
02 / MÖGLICHER ABLAUF
Vom ausgewählten Datensatz zur passenden Belegstelle.
Die vom Prüfungsteam festgelegte Auswahl, zugehörige Belege und die vereinbarten Vergleichsfelder.
Rechnungen, Verträge, Zahlungen oder Lieferscheine zuordnen. Angaben vergleichen, Unterschiede kenntlich machen und konkrete Dokumentstellen für das Arbeitspapier verknüpfen.
Ein dokumentierter Vergleich mit direkten Fundstellen und markierten Abweichungen. Besonders sinnvoll bei vielen ähnlichen Belegen und hohem manuellem Suchaufwand. Vorhandene Matching-Werkzeuge werden zuerst berücksichtigt.
Ihr Prüfungsteam beurteilt die Eignung des Nachweises. Ein übereinstimmender Betrag bestätigt nicht automatisch Leistungserbringung, Periodenabgrenzung oder Echtheit eines Dokuments.
REVIEW-LISTE
03 / MÖGLICHER ABLAUF
Widersprüche vor der nächsten Freigaberunde zusammenstellen.
Vereinbarte Abschluss- und Berichtsteile, Dokumentversionen sowie Ihre freigegebene Checkliste.
Summen, Überträge und Jahresbezüge nach festgelegten Regeln vergleichen. Geänderte Zahlen und voneinander abweichende Aussagen mit beiden Fundstellen gegenüberstellen.
Eine Review-Liste möglicher Inkonsistenzen mit Version und Dokumentbezug. Geeignet, wenn kurz vor Freigabe mehrere Abschlussbestandteile und Berichtsversionen zusammenlaufen. Der Pilot kann auf eine Abschlussart und einen definierten Dokumentensatz begrenzt werden.
Ihr Team bewertet die Hinweise und verantwortet die abschließende Beurteilung. Vollständigkeit erfordert den passenden Rechtsrahmen; der Bestätigungsvermerk wird nicht automatisiert.
UNTERLAGENSTAND
04 / MÖGLICHER ABLAUF
Zwischen hochgeladen und prüfbar klar unterscheiden.
Ihre Anforderungsliste, eingegangene Dateien, Rückmeldungen und vereinbarte Verantwortliche.
Eingänge den angeforderten Positionen zuordnen. Dokumentart, Zeitraum und formale Nutzbarkeit vorprüfen. Fehlendes und Widersprüche bündeln und Rückfrageentwürfe bereitstellen.
Ein Unterlagenstand mit getrennten Status für Eingang, formale Zuordnung und fachliche Annahme. Besonders relevant, wenn unvollständige oder falsch zugeordnete Dateien Prüfungsbeginn und Teamplanung erschweren. Bestehende Anforderungsportale bleiben der Ausgangspunkt.
Ob eine Unterlage als Prüfungsnachweis geeignet ist, entscheidet Ihr Prüfungsteam. Eine formale Vorprüfung oder vollständige Dateiliste ersetzt diese Beurteilung nicht.
VERTRAG & NACHTRAG
05 / MÖGLICHER ABLAUF
Relevante Konditionen mit Originalfundstellen vorlegen.
Eine definierte Dokumentenfamilie, zugehörige Nachträge und die Merkmalsliste Ihres Prüfungsteams.
Beispielsweise Vertragspartner, Laufzeiten und Konditionen aus Darlehensverträgen extrahieren. Merkmale mit Originalstellen verknüpfen. Änderungen, fehlende Dokumente und offene Angaben markieren.
Eine strukturierte Übersicht der vereinbarten Merkmale mit Bezügen zu Vertrag und Nachtrag. Sinnvoll bei dokumentenintensiven Mandaten mit ähnlichen Vertragsarten und klar formulierten Prüffragen.
Interpretation, Bilanzierungsfolgen und rechtliche Würdigung bleiben fachliche Entscheidungen. Eine Zusammenfassung allein ist kein hinreichender Prüfungsnachweis; Dokumentart und Merkmale werden zum Einstieg begrenzt.
06 / MÖGLICHER ABLAUF
Durchgeführte Prüfschritte nachvollziehbar dokumentieren.
Freigegebene Ergebnisse, tatsächlich ausgeführte Prüfungshandlungen, Nachweise und Ihre Arbeitspapiervorlagen.
Vorhandene Evidenz strukturieren und in die vereinbarte Vorlage übertragen. Nachweise referenzieren, fehlende Angaben markieren sowie Versionen und offene Review-Punkte zusammenstellen.
Ein überprüfbarer Dokumentationsentwurf mit Nachweisbezügen und sichtbaren Lücken. Geeignet, wenn die Ergebnisse bereits verlässlich vorliegen und regelmäßig in ähnliche Kanzleivorlagen überführt werden. Die vorhandene Prüfungsakte bleibt Ausgangspunkt.
Die verantwortlichen Prüfer kontrollieren, ergänzen und geben frei. Fehlende Evidenz oder nicht durchgeführte Prüfungshandlungen werden nicht ergänzt oder erfunden.
DIE LÜCKE ZWISCHEN DEN WERKZEUGEN
Ihre Prüfungsumgebung ist der Ausgangspunkt. Wir ergänzen die Abläufe, in denen Ihr Team Daten heute noch manuell aufbereitet, auswertet oder weitergibt.
Erstgespräch anfragen ↗Wir prüfen Ihre Werkzeuge und Datenzugänge. Was bereits funktioniert, beziehen wir in den Ablauf ein.
Ihr Testkatalog, Ihre Datenformate und Ihre Arbeitspapiere bestimmen die Auswertung und Übergabe.
Wir testen den vereinbarten Ablauf an passenden Beispielen, führen Ihr Team ein und begleiten den Start.
DIE FACHLICHE ARBEIT BLEIBT BEI IHREM TEAM
Datenaufbereitung und Dokumentation werden vorbereitet. Ihr Team konzentriert sich auf die Würdigung der Hinweise und den nächsten Prüfschritt.
VON IHREM ALLTAG IN DEN ALLTAG
Wir bringen Technik und Kanzleiwissen zusammen. Ausgangspunkt ist ein konkreter Vorgang aus Ihrer täglichen Arbeit.
Ein gemeinsames Prozessbild
Wir legen fest, welche Daten eingehen, welche Tests angewandt werden und wie die Ergebnisse in Ihre Arbeitspapiere gelangen.
Ihre Regeln werden zum Ablauf
Testkatalog, Schwellenwerte und Dokumentationsvorgaben werden gemeinsam abgestimmt. Die Auswertung erhält nachvollziehbare Bezüge zur Quelle.
Fälle gemeinsam durchspielen
Vor dem Einsatz prüfen wir typische Fälle und Ausnahmen mit Ihrem Team. Unklare Ergebnisse werden gemeinsam geklärt, bevor der Ablauf in den Alltag geht.
Im Team damit arbeiten
Ihr Team erhält eine Einweisung in den vereinbarten Ablauf. Zuständigkeiten, Freigaben und der Umgang mit Rückfragen werden festgehalten; Betreuung und Änderungen stimmen wir im Angebot ab.
Die Zusammenarbeit
Sie brauchen kein fertiges Konzept. Ein konkreter Ablauf aus Ihrem Alltag reicht für den Anfang.
Sie schildern uns einen wiederkehrenden Ablauf. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, wo die Vorarbeit Zeit bindet und ob wir sinnvoll unterstützen können.
In der anschließenden Analyse prüfen wir Prozesse, Datenzugänge und Aufwand. Sie erhalten einen konkreten Leistungsumfang und ein Angebot.
Wir richten den vereinbarten Ablauf ein, testen ihn gemeinsam mit Ihrem Team und begleiten die Einführung. Sie starten mit einem klaren Anwendungsfall.
KLARE ÜBERGABE. KLARE VERANTWORTUNG.
Technik übernimmt wiederkehrende Vorarbeit. Die fachliche Beurteilung bleibt bei den Menschen, die Ihre Mandate kennen.
Benötigte Angaben und der Weg zur Klärung werden vorab vereinbart.
Eine unvollständige Grundlage muss sichtbar bleiben. Wir vereinbaren, welche Angaben benötigt werden und wann ein Vorgang zur Klärung an Ihr Team geht.
Die Fundstelle bleibt mit der vorbereiteten Information verbunden.
Ein Treffer ist ein Ausgangspunkt für die Prüfung. Verwendete Regel, Originaldatensatz und zugehöriger Nachweis sollen zusammen nachvollziehbar sein.
Die vorbereitete Auswertung unterstützt die Beurteilung.
Wesentlichkeit, Risikobeurteilung und Prüfungsurteil bleiben beim verantwortlichen Prüfungsteam. Die vorbereitete Auswertung ersetzt diese Entscheidungen nicht.
Zugänge, Rechte und Verarbeitung werden für Ihren Einsatz abgestimmt.
Vor dem Einsatz werden Datenzugänge, Zugriffsrechte und der vorgesehene Verarbeitungsweg geklärt. Die geeignete Umgebung richtet sich nach den Anforderungen Ihres konkreten Projekts.
PASST DAS ZU IHRER KANZLEI?
Sie müssen nicht zuerst Ihre ganze Kanzlei neu organisieren. Drei Dinge machen den Einstieg greifbar:
Passung im Erstgespräch klärenÄhnliche Datenaufbereitungen oder Prüfschritte fallen regelmäßig an.
Die benötigten Daten lassen sich in einem abgestimmten Format bereitstellen.
Eine verantwortliche Person kann Regeln und Ergebnisse mit uns prüfen.
Unklare Datenzugänge, ständig wechselnde Einzelfälle oder ein sehr geringer Wiederholungsaufwand können gegen eine Automatisierung sprechen. Dann ordnen wir zunächst den Prozess ein.
Ihr Ansprechpartner
Ostermann Systeme aus Essen entwickelt und implementiert Abläufe für Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfer. Ausgangspunkt ist die Arbeit, die Ihr Team heute erledigt – vom Eingang bis zur fachlichen Freigabe.
Gut zu wissen
Ihre Ausgangslage ist besonders? Dann besprechen wir sie persönlich.
Nein. Wir prüfen zunächst, was Ihre vorhandenen Werkzeuge bereits abdecken. Individuelle Automatisierung ergänzt die Aufbereitung, Auswertung oder Übergabe dort, wo Ihr Team wiederkehrend manuell arbeitet.
Hinweise werden mit Bezug zum Ausgangsdatensatz und zur verwendeten Regel eingerichtet. Berechnungen folgen festgelegter Logik. Die fachliche Würdigung übernimmt Ihr Team.
Nein. Regeln lassen sich auf den bereitgestellten Datenbestand anwenden. Das ersetzt weder Prüfungsplanung noch andere Prüfungshandlungen oder das fachliche Prüfungsurteil.
Wir brauchen die beteiligten Mitarbeiter für die Aufnahme des Ablaufs und für die fachliche Prüfung im Test. Den konkreten Zeitbedarf stimmen wir mit Ihnen ab, bevor das Projekt startet.
Vor dem Start klären wir die Datenwege, Zugriffsrechte, Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheit für die eingesetzte Lösung. Zuständigkeiten und Freigaben werden gemeinsam festgelegt.
Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Analyse, Einrichtung und Betreuung werden nach dem vereinbarten Umfang angeboten. Sie erhalten eine konkrete Leistungsbeschreibung und transparente Kosten, bevor Sie sich entscheiden.
Im Erstgespräch klären wir zunächst den gewünschten Prüfschritt und die verfügbaren Quellen. Für die technische Prüfung werden anschließend passende Beispieldaten und Formate abgestimmt. Ein pauschaler Zugriff auf alle Mandatsdaten ist dafür keine Ausgangsannahme.
Ja. Ein begrenzter Datenbestand, definierte Tests und ein klares Zielformat machen den Nutzen und die Grenzen besser prüfbar. Weitere Prüfungsfelder werden anschließend separat eingeordnet.
Nein. Eine Fundliste enthält Hinweise aus den vereinbarten Tests. Ob ein Treffer fachlich relevant ist, welche Nachweise erforderlich sind und welche Schlussfolgerung daraus folgt, beurteilt Ihr Prüfungsteam.
Dann prüfen wir, ob Zuordnungen, Regeln oder Ausgabeformate angepasst werden müssen. Zuständigkeiten für Änderungen, Betreuung und Weiterentwicklung werden vor dem Start im Leistungsumfang festgelegt.
Ein Ablauf ist ein guter Anfang
Bringen Sie einen wiederkehrenden Prüfschritt mit. Gemeinsam klären wir, ob und wie sich die Vorarbeit vereinfachen lässt.
✓Ihre Situation und Ihren Engpass einordnen
✓Passende Anwendungsfälle besprechen
✓Einen sinnvollen nächsten Schritt klären
Kontaktdaten hinterlassen – wir rufen Sie zurück.