Automatisierung für Pflegeeinrichtungen
Weniger Nacharbeit.
Vom Stundenzettel
bis zum Lohn.
Wir automatisieren Verwaltungsabläufe in Pflegeeinrichtungen: Stundenzettel erfassen, Zuschläge zuordnen und Lohnübergaben vorbereiten. Ihre Verwaltung erhält einen prüfbaren Monatsstand und gibt die Ergebnisse frei.
Erstgespräch anfragen
Ein Monatsstand.
Ein klarer nächster Schritt.
Illustrative Arbeitssituation · KI-generiert
Der Aufwand entsteht dazwischen
Die Schicht ist vorbei.
Die Nacharbeit beginnt.
Ihre Einrichtung arbeitet bereits digital. Trotzdem müssen Menschen Lücken zwischen Zetteln, Dateien und Software schließen.
Die gleichen Daten.
Immer wieder eintippen.
Stundenzettel kommen aus mehreren Bereichen. Personalnummern, Monate und Formate passen noch nicht zusammen.
Ein Dienst.
Mehrere Regeln.
Zeitfenster, Vertragsgruppen und persönliche Zulagen machen aus Arbeitsstunden noch keine fertige Lohnvorbereitung.
Der Monat läuft weiter.
Die Rückfragen auch.
Nachträge und Korrekturen verteilen sich auf Postfächer und Listen. Der aktuelle Stand muss erst zusammengesucht werden.
So kann Ihr Monatsablauf aussehen
Vom Zettel zur Vorschau.
Mit Prüfung dazwischen.
Eingänge strukturieren, Auffälligkeiten klären und geprüfte Daten übergeben. Jeder Schritt bekommt einen eindeutigen Status.
Scan, Foto oder Datei.
Zeiten werden strukturiert. Unsichere Angaben bleiben mit dem Original verknüpft.
Illustratives Arbeitsdetail · KI-generiert
Was braucht Ihre Aufmerksamkeit?
PRÜFANSICHTBeispielablauf · keine Kundendaten
Dargestellt ist ein möglicher Ablauf. Regeln, Rollen und Übergabeformat stimmen wir vor der Umsetzung mit Ihrer Einrichtung ab.
Konkrete Anwendungen
Die Details machen
den Unterschied.
Wir beginnen dort, wo heute wiederholt gesucht, gerechnet oder übertragen wird. Zum Beispiel bei diesen vier Abläufen.
Illustrative Arbeitssituation · KI-generiert
Arbeitszeit ist nicht
gleich Lohnart.
Nacht, Sonntag, Feiertag oder persönliche Zulage: Wir bereiten die Zuordnung nach den mit Ihnen abgestimmten Regeln vor. Die Herkunft bleibt sichtbar.
Beispielablauf · keine Kundendaten
Die Grundlage steht.
Ihr Lohnteam prüft.
Fehlzeiten, relevante Entgeltbestandteile und vereinbarte Referenzdaten werden zusammengeführt. Fehlende Grundlagen bleiben offen.
Beispielablauf · keine Kundendaten
Die Berechnungsregeln werden fachlich festgelegt.
Ein Nachtrag.
Ein nachvollziehbarer Weg.
Nachgereichte Zettel und Änderungen erhalten einen Monatsbezug. Ihr Team sieht die Änderung und gibt die korrigierte Übergabe frei.
Beispielablauf · keine Kundendaten
Ein Blick.
Was fehlt noch?
Eingänge, Rückfragen und Freigaben werden sichtbar. Eine Sammelfreigabe kann dort unterstützen, wo Ihre Verantwortlichkeiten es erlauben.
Beispielablauf · keine Kundendaten
Welcher dieser Abläufe bindet bei Ihnen am meisten Zeit?
Ihren Ablauf besprechenÜber den einzelnen Monat hinaus
Mehr Überblick.
Auch über mehrere Häuser.
Weitere Abläufe wählen wir nach Ihrer Ausgangslage aus. Ein ambulanter Pflegedienst hat andere Übergaben als eine stationäre Einrichtung mit mehreren Gesellschaften.
Illustrative Einrichtung · KI-generiert
Standorte & Gesellschaften
Gemeinsam auf Bearbeitungsstände schauen. Datenzugriffe, Personalzuordnungen und Ausgaben je Gesellschaft getrennt halten.
Jahressonderzahlungen
Relevante Stammdaten und vereinbarte Berechnungsgrundlagen zusammenstellen. Abweichungen vor der fachlichen Freigabe kennzeichnen.
Unterlagen & offene Posten
Gerade in stationären Einrichtungen: fehlende Nachweise, offene Zahlungen und Zuständigkeiten bündeln. Rückfragen und Wiedervorlagen vorbereiten.
Beispielabläufe · keine Kundendaten
die Menschen begleiten.
Illustrative Alltagsszene · KI-generiert
Gute Pflege braucht
eine Verwaltung, die mitkommt.
Automatisierung unterstützt die Vorarbeit im Hintergrund. Pflege, Personalführung und fachliche Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team.
Ergänzen, was im Alltag fehlt
Ihre Software bleibt
der Ausgangspunkt.
Wir prüfen zuerst, was Ihre Pflegesoftware und Ihr Lohnsystem bereits leisten. Darauf bauen wir die sinnvollen Verbindungen auf.
Beispielablauf · keine Kundendaten
Die führenden Systeme sind klar.
Ein vorhandenes Fehlzeiten- oder Urlaubskonto muss nicht noch einmal gebaut werden. Stammdaten und Zuständigkeiten werden vorab festgelegt.
Jede Übergabe wird geprüft.
Ob Schnittstelle oder Datei: Softwareversion, Datenzugang und Zielformat entscheiden über den passenden Weg. Eine direkte Anbindung wird nicht pauschal vorausgesetzt.
Ihr Team bleibt verantwortlich.
Lohnregeln und Ergebnisse werden fachlich geprüft. Klinische Entscheidungen, Personalentscheidungen und verbindliche Lohnfreigaben werden nicht an KI delegiert.
Datenwege werden vor dem Start geklärt.
Wir stimmen notwendige Daten, Rollen, Zugriffsrechte und die vorgesehene Verarbeitung ab. Für den ersten Austausch reichen anonymisierte Beispiele.
Von Ihrem Ablauf in Ihren Alltag
Klein genug zum Starten.
Klar genug zum Prüfen.
Sie brauchen kein fertiges Konzept. Ein wiederkehrender Ablauf, ein paar Beispielunterlagen und eine fachliche Ansprechperson sind ein guter Anfang.
Verantwortung klar halten.Illustrative Arbeitssituation · KI-generiert
Den Engpass verstehen.
Im Erstgespräch schauen wir auf Ihre Übergaben und den wiederkehrenden Aufwand. Anschließend grenzen wir einen sinnvollen Einstieg ein.
Regeln & Umfang festhalten.
Eingänge, Zuordnungen, Ausnahmen und Freigaben werden abgestimmt. Sie erhalten einen konkreten Leistungsumfang und ein Angebot.
Typische Fälle testen.
Normalfälle, fehlende Angaben und Korrekturen werden gemeinsam durchgespielt. Ihr Team prüft die Ergebnisse und die Übergabevorschau.
Kontrolliert einführen.
Wir weisen Ihr Team ein und begleiten den vereinbarten Start. Betreuung und spätere Änderungen werden im Leistungsumfang geregelt.
Passt das zu Ihrer Einrichtung?
Ein klarer Engpass
ist mehr wert als ein KI-Projekt.
Der Aufwand wiederholt sich.
- Ähnliche Unterlagen und Übergaben fallen regelmäßig an.
- Die notwendigen Daten sind in einem abgestimmten Format verfügbar.
- Eine verantwortliche Person kann Regeln und Ergebnisse mit uns prüfen.
Die Grundlage fehlt noch.
- Benötigte Daten sind nicht zugänglich oder dürfen so nicht verarbeitet werden.
- Zuständigkeiten und fachliche Regeln sind noch ungeklärt.
- Ein vorhandenes Softwaremodul löst den Ablauf bereits sinnvoll.
Ihr Ansprechpartner
Wir schauen auf die Arbeit.
Dann auf die Automatisierung.
Ostermann Systeme aus Essen entwickelt und implementiert individuelle Abläufe. Für Ihre Pflegeeinrichtung heißt das: Wir schauen gemeinsam, wie Unterlagen eingehen, wer sie prüft und was am Ende übergeben werden muss.
Sie bringen die fachlichen Regeln und Ihren Alltag ein. Wir übersetzen den abgestimmten Prozess in eine Lösung, die Ihr Team nachvollziehen und im Alltag nutzen kann.
Erstgespräch anfragenGut zu wissen
Die Fragen
vor dem ersten Gespräch.
Ihre Einrichtung hat besondere Vorgaben? Die schauen wir uns gemeinsam an.
Wir haben bereits eine Pflegesoftware. Lohnt sich das trotzdem?
Wir prüfen zuerst, was Ihr System bereits abdeckt. Automatisiert wird dort, wo heute noch wiederkehrende Übertragungen, Rückfragen oder zusätzliche Listen nötig sind. Manchmal ist eine bessere Nutzung vorhandener Funktionen der passende erste Schritt.
Geht das auch mit Papier-Stundenzetteln?
Scans und Fotos können ein Eingang sein. Wir prüfen an geeigneten Beispielen, welche Angaben sich zuverlässig strukturieren lassen. Schwer lesbare oder fehlende Werte werden zur Klärung markiert, statt stillschweigend ergänzt.
Wer prüft Zuschläge und Entgeltfortzahlung?
Die fachlich Verantwortlichen Ihrer Einrichtung legen die anzuwendenden Regeln fest und prüfen die vorbereiteten Ergebnisse. Vertragsgruppen, persönliche Zulagen und tarifliche Besonderheiten werden berücksichtigt, soweit sie zum vereinbarten Umfang gehören. Es gibt keine pauschale Berechnungsformel für alle Einrichtungen.
Müssen wir Lohnsoftware oder Urlaubskonto wechseln?
Ein Systemwechsel ist nicht unser Ausgangspunkt. Wir legen fest, welches System für welche Daten führend bleibt. Einen möglichen Importweg prüfen wir für Ihre konkrete Softwareversion und die vorhandenen Datenformate.
Gilt das für stationäre und ambulante Pflege?
Viele Personal- und Verwaltungsabläufe ähneln sich. Die Abrechnung und die benötigten Nachweise unterscheiden sich jedoch. Deshalb grenzen wir den Ablauf für Ihre Einrichtung ein. Bewohnerabrechnung und offene Kostenträgerforderungen sind zum Beispiel besonders für stationäre Einrichtungen relevant.
Was passiert mit sensiblen Daten?
Vor der Umsetzung klären wir erforderliche Daten, Zugriffsrechte, Verarbeitung und die notwendigen vertraglichen Grundlagen. Ins erste Kontaktformular gehören nur Ihre geschäftlichen Kontaktdaten. Für die erste Prozessbesprechung nutzen wir möglichst anonymisierte Beispiele.
Wie viel kostet die Umsetzung?
Das hängt von Datenzugängen, Regeln, Ausnahmen und dem vereinbarten Leistungsumfang ab. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Vor einer Umsetzung erhalten Sie ein konkretes Angebot; Betreuung und spätere Änderungen stimmen wir darin ab.
Können wir mit einem Haus und einem Ablauf starten?
Ja. Ein begrenzter Einstieg macht Ergebnisse und Grenzen besser prüfbar. Weitere Standorte, Gesellschaften oder Abläufe werden danach mit ihren jeweiligen Regeln und Zugriffsrechten separat eingeordnet.
Ein Ablauf ist ein guter Anfang
Was soll nächsten Monat
weniger Nacharbeit machen?
Stundenzettel, Zuschläge oder Rückfragen: Schildern Sie uns einen Ablauf aus Ihrem Alltag. Gemeinsam prüfen wir, wo Automatisierung sinnvoll ansetzen kann.
- Ihre Ausgangslage einordnen
- Einen konkreten Ablauf besprechen
- Einen sinnvollen nächsten Schritt klären
Kontaktdaten hinterlassen – wir rufen Sie zurück.
Kostenlos & unverbindlich.