Plausibilitätsprüfung mit KI: Auffälligkeiten nachvollziehbar machen

Eine ungewöhnliche Buchung ist nicht automatisch falsch. Gerade deshalb braucht eine KI-gestützte Plausibilitätsprüfung mehr als eine lange Liste auffälliger Zeilen. Ein brauchbares Ergebnis erklärt, was geprüft wurde, weshalb ein Hinweis entstanden ist und welche Ausgangsdaten dazugehören. Die Fachkraft kann dann gezielt entscheiden, ob eine Korrektur oder weitere Sachverhaltsklärung erforderlich ist.

Ohne definierten Datenbestand fehlt die Vergleichsgrundlage

Vor jeder Analyse stehen Mandat, Zeitraum, Datenstand und Kontenstruktur. Wurde der Monat bereits vollständig bearbeitet? Sind Nachbuchungen enthalten? Sind die Vergleichsperioden tatsächlich gleich abgegrenzt? Wenn diese Fragen offenbleiben, können selbst rechnerisch korrekte Vergleiche irreführend sein.

Ein Export sollte deshalb eindeutig bezeichnet und mit Kontrollsummen oder anderen geeigneten Vollständigkeitsprüfungen versehen werden. Originaldaten werden nicht durch eine bereinigte KI-Ausgabe ersetzt. Für die Nachvollziehbarkeit von Aufzeichnungen ist unter anderem § 239 HGB relevant. Änderungen und daraus abgeleitete Arbeitsschritte müssen im vorgesehenen Fachprozess nachvollziehbar bleiben.

Feste Regeln und statistische Hinweise getrennt ausgeben

Manche Fragen lassen sich mit eindeutigen Regeln bearbeiten: Ist ein Pflichtfeld leer? Liegt das Datum außerhalb des vereinbarten Prüfzeitraums? Taucht dieselbe Belegreferenz mehrfach auf? Andere Fragen beziehen sich auf Muster, etwa eine ungewohnte Kombination von Konto, Betrag und Buchungstext. Diese beiden Arten von Hinweisen sollten nicht denselben Wahrheitsanspruch erhalten.

DATEV beschreibt bereits digitale Datenanalyse mit KI-Unterstützung einschließlich Anomalieerkennung und Plausibilitätsprüfungen. Vor zusätzlicher Entwicklung ist deshalb zu prüfen, welche vorhandenen Werkzeuge und Auswertungen den Bedarf bereits abdecken. Eine ergänzende Lösung kann sich auf die Übergabe und Bearbeitung von Hinweisen konzentrieren. Eine bestimmte Schnittstelle wird dabei nicht pauschal vorausgesetzt.

Ein Hinweis braucht mehr als eine rote Markierung

• Prüfgegenstand: Welche Buchung oder welcher Saldo ist betroffen?
• Auslöser: Welche Regel oder welcher Vergleich hat den Hinweis erzeugt?
• Quelle: Auf welchen Export und welche Originalzeile bezieht er sich?
• Einordnung: Handelt es sich um einen eindeutigen Datenmangel oder um einen begründeten Prüfhinweis?
• Bearbeitung: Wer prüft den Sachverhalt und dokumentiert das Ergebnis?

Diese Struktur macht die Hinweise auch für eine Vertretung nutzbar. Zusätzlich sollte festgehalten werden, ob eine Auffälligkeit bereits erklärt wurde. Sonst prüft das Team jeden Monat denselben bekannten Sondereffekt erneut, obwohl sich an seiner Ursache nichts geändert hat.

Beispiel: gleiche Beträge, verschiedene Sachverhalte

Illustratives Beispiel: Eine Prüfung findet zwei Buchungen über denselben Betrag beim selben Lieferanten. Statt eine Dublette zu behaupten, zeigt der Hinweis Rechnungsnummern, Daten und Belegverknüpfungen nebeneinander. Die Fachkraft erkennt zwei unterschiedliche Leistungen. Der Verdacht wird mit kurzer Begründung verworfen.

In einem anderen Testfall stimmen zusätzlich Rechnungsnummer und Leistungsbezug überein. Hier wird die Prüfung vertieft. Auch dann nimmt das System keine eigenständige Stornierung vor. Die verantwortliche Person klärt den Sachverhalt und entscheidet über eine etwaige Buchungskorrektur im dafür vorgesehenen System.

Fehlalarme entscheiden über die Akzeptanz

Wenn jede Woche zahlreiche bekannte oder irrelevante Hinweise entstehen, verliert das Team Vertrauen in die Prüfung. Legen Sie deshalb vor dem Pilot fest, welche Arten von Auffälligkeiten tatsächlich bearbeitungsrelevant sind. Dokumentieren Sie begründete Ausnahmen und prüfen Sie Änderungen an den Regeln, statt Warnungen einfach pauschal auszublenden.

Wichtig ist auch die Gegenrichtung: Ein Bestand ohne Treffer ist nicht automatisch fehlerfrei. Es wurde nur im definierten Umfang geprüft. Die Ausgabe sollte daher Prüfzeitraum, Regelstand und nicht prüfbare Felder nennen. Damit bleibt erkennbar, wo fachliche Kontrollen weiterhin erforderlich sind.

Benennen Sie außerdem, wer die Prüfliste regelmäßig sichtet. Hinweise ohne Zuständigkeit können sich ansammeln, obwohl die technische Verarbeitung erfolgreich läuft. Ein vereinbarter Bearbeitungsrhythmus und ein dokumentiertes Prüfergebnis machen aus einer Analyse einen nutzbaren Arbeitsablauf. Die Verantwortung dafür sollte im Team bekannt sein.

Einen Pilot an Entscheidungen messen

Verwenden Sie freigegebene historische Beispiele, bei denen bekannte Auffälligkeiten und harmlose Besonderheiten enthalten sind. Die Fachkraft bewertet die Ergebnisse, bevor Regeln im laufenden Betrieb genutzt werden. Lassen Sie auch Fälle prüfen, in denen Informationen fehlen oder ein Datenexport unvollständig ist. Gerade diese Situationen zeigen, ob der Ablauf seine Grenzen offenlegt.

Messen Sie Trefferqualität, übersehene bekannte Testfälle und die Zeit für die anschließende Bearbeitung. Eine hohe Trefferzahl allein ist kein Qualitätsnachweis. Entscheidend ist, ob weniger Sucharbeit entsteht und fachliche Entscheidungen besser vorbereitet werden. Weitere Bausteine für diesen Zusammenhang finden Sie unter Automatisierung für Steuerberater; eine geordnete Abschlussvorbereitung kann anschließend auf der geklärten Datenbasis aufbauen.