Prüfungsunterlagen mit KI organisieren: Anforderungen, Versionen und offene Punkte

Die Unterlagenanforderung ist verschickt. Danach treffen Dateien einzeln, in mehreren Versionen und über verschiedene Wege ein. Bevor das Prüfungsteam fachlich arbeiten kann, muss es klären, welcher Eingang welchen Punkt beantwortet und welcher Stand gilt. KI kann bei dieser organisatorischen Vorarbeit unterstützen. Das Ziel ist eine belastbare Arbeitsübersicht mit nachvollziehbaren Quellen, nicht ein automatisch erzeugtes Prüfungsurteil.

Jeder Eingang braucht einen Bezug zur Anforderung

Ausgangspunkt ist die freigegebene Anforderungsliste. Jeder Punkt erhält eine eindeutige Kennung, einen Gegenstand, einen Zeitraum und eine verantwortliche Person. Zusätzlich wird beschrieben, welches Dokument oder welcher Datenbestand erwartet wird. „Verträge“ ist zu unbestimmt, wenn tatsächlich die am Abschlussstichtag gültigen Fassungen einer abgegrenzten Vertragsgruppe benötigt werden.

Der automatische Ablauf gleicht neue Eingänge mit diesen Anforderungen ab. Er kann eine Zuordnung vorschlagen, einen fehlenden Zeitraum markieren oder mehrere mögliche Bezüge anzeigen. Bei Unsicherheit bleibt der Punkt offen. Ein hochgeladenes Dokument wird deshalb zunächst als eingegangen geführt; ob es den fachlichen Bedarf erfüllt, entscheidet das Prüfungsteam.

Was strukturierte und unstrukturierte Unterlagen unterscheidet

Eine bestätigte Summen- und Saldenliste erlaubt andere Kontrollen als eine Sammlung von Verträgen oder Sitzungsprotokollen. Bei Tabellen können beispielsweise Zeitraum, Spaltenstruktur und vereinbarte Kontrollwerte geprüft werden. Bei Textdokumenten geht es eher um Dokumenttyp, Fundstellen und Versionen. Eine einheitliche Kennzahl „alles vollständig“ würde diese Unterschiede verdecken.

Die Wirtschaftsprüferkammer beschreibt in ihren KI-Fragen und Antworten die besonderen Herausforderungen unstrukturierter Daten, darunter fehlende einheitliche Strukturen und erschwerte Vollständigkeitskontrollen. Sie stellt zugleich klar, dass die Verantwortung des Wirtschaftsprüfers durch den KI-Einsatz nicht entfällt. Für die Prozessgestaltung folgt daraus: Quellen und Bearbeitungsgrenzen müssen sichtbar bleiben.

Von der Anforderung zur vorbereiteten Prüfmappe

1. Anforderungen festlegen: Umfang, Zeitraum und erwartetes Ergebnis bestätigen.
2. Eingänge registrieren: Originaldatei, Herkunft, Eingangszeitpunkt und Version verbinden.
3. Zuordnung vorbereiten: passende Anforderung vorschlagen und Widersprüche markieren.
4. Offene Punkte klären: fehlende oder unzureichende Unterlagen mit konkretem Bezug anfordern.
5. Arbeitsstand übergeben: bestätigte Dokumente, Versionen und offene Fragen für das Prüfungsteam zusammenstellen.

Eine geeignete Übersicht unterscheidet angefordert, eingegangen, formal geprüft und fachlich bearbeitet. Diese Zustände sind keine Aussage darüber, ob ein ausreichender Prüfungsnachweis vorliegt. Gegenstand und Umfang der gesetzlichen Abschlussprüfung richten sich nach § 317 HGB; die organisatorische Vorbereitung ersetzt die erforderlichen Prüfungshandlungen nicht.

Illustratives Beispiel: ein Vertrag erhält einen Nachtrag

Für eine fiktive Prüfung wird ein Mietvertrag mit allen relevanten Änderungen angefordert. Zunächst geht die Ursprungsfassung ein, später ein Nachtrag. Würde nur die zuletzt hochgeladene Datei angezeigt, fehlte der Zusammenhang. Ein vorbereiteter Ablauf ordnet beide Dokumente demselben Anforderungspunkt zu und markiert den neuen Stand zur Prüfung.

Das Team sieht, welche Version zuvor bearbeitet wurde und welche zusätzlichen Angaben möglicherweise erneut betrachtet werden müssen. Ob die Dokumente vollständig, wirksam oder für eine konkrete Aussage ausreichend sind, wird fachlich entschieden. Der Ablauf darf aus einem fehlenden Treffer nicht schließen, dass keine weiteren Vereinbarungen existieren. Das Beispiel ist eine Veranschaulichung und kein Kundenfall.

Was eine brauchbare Prüfansicht leisten sollte

Bei einer vorbereiteten Zusammenfassung gehören die Originalfundstellen dazu. Eine Fachkraft sollte erkennen können, aus welchem Dokument und welcher Passage eine Angabe stammt. Widersprechende Werte werden nebeneinander sichtbar gemacht, statt zu einer vermeintlich eindeutigen Aussage zusammengeführt zu werden.

Auch der untersuchte Umfang gehört in die Ansicht: welche Dateien einbezogen wurden, welche nicht lesbar waren und welche Datenbereiche nicht zugänglich waren. Ein System kann nur Material auswerten, das ihm tatsächlich vorliegt. Deshalb ist die Vollständigkeit der bereitgestellten Unterlagen eine eigene Frage und lässt sich nicht aus einer sprachlich überzeugenden Zusammenfassung ableiten.

Berechtigungen richten sich nach Auftrag und Rolle. Der Pilot sollte mit geeigneten Testdaten und einem klar abgegrenzten Datenraum beginnen. Die Prüfung vertraulicher Datenwege und berufsrechtlicher Anforderungen erfolgt vor dem produktiven Einsatz. Externe Nachrichtenvorschläge werden über den vereinbarten Freigabeweg versendet.

Eine Unterlagengruppe zuerst verbinden

Wählen Sie für den Einstieg eine wiederkehrende Unterlagengruppe mit nachvollziehbarer Anforderungsliste. Prüfen Sie die Zuordnung an abgeschlossenen Vorgängen und ergänzen Sie gezielt neue Versionen, unpassende Zeiträume und fehlende Anlagen. Gemessen wird, ob Suchaufwand und organisatorische Rückfragen abnehmen, ohne dass offene Sachverhalte verschwinden.

Ostermann Systeme gestaltet Automatisierungen für Wirtschaftsprüfer an diesen Übergängen zwischen Anforderung, Eingang und Bearbeitung. Der konkrete Nutzen entsteht, wenn das Team einen überprüfbaren Arbeitsstand bekommt und seine fachliche Aufmerksamkeit gezielt auf die verbleibenden Fragen richten kann.