Nahestehende Personen: Informationen für die Prüfung systematisch sammeln

Informationen über nahestehende Unternehmen und Personen liegen selten in einer einzigen verlässlichen Liste. Beteiligungsübersichten, Erklärungen der Unternehmensleitung und Geschäftspartnerdaten beschreiben unterschiedliche Ausschnitte. Automatisierung kann diese Quellen ordnen, Namensvarianten vorschlagen und Widersprüche sichtbar machen. Sie kann aber weder Vollständigkeit garantieren noch allein aus ähnlichen Namen oder Adressen eine relevante Beziehung feststellen.

Den Rechnungslegungsrahmen zuerst festlegen

Eine technische Beziehungskarte braucht fachlich definierte Kategorien. § 285 Nummer 21 HGB betrifft bestimmte Angaben zu Geschäften mit nahestehenden Unternehmen und Personen. Die IFRS Foundation erläutert zu IAS 24 einen eigenen Rahmen für Beziehungen, Transaktionen und zugehörige Angaben. Diese Regelwerke dürfen im Arbeitsablauf nicht pauschal gleichgesetzt werden.

Das Team legt daher fest, welche Informationen für den konkreten Auftrag benötigt werden und wie sie erhoben werden sollen. Die Software nutzt diese Vorgaben als Struktur. Sie ersetzt keine Beurteilung von Beherrschung, maßgeblichem Einfluss oder den im Einzelfall einschlägigen Angabepflichten. Bereits in der Oberfläche sollte erkennbar sein, welcher Rahmen zugrunde liegt.

Aus Quellen eine überprüfbare Übersicht machen

Beginnen Sie mit freigegebenen Unterlagen des Unternehmens. Jede Beziehung erhält eine Quelle, einen Zeitraum und einen Bearbeitungsstatus. Eine Beteiligungsquote aus einer alten Darstellung ist kein aktueller Nachweis. Ebenso kann ein ausgeschiedener Geschäftsführer für frühere Vorgänge relevant sein. Die Übersicht sollte deshalb zeitliche Veränderungen abbilden können.

• Gesellschaften anhand verlässlicher Identifikatoren zuordnen, nicht allein anhand des Namens.
• Angaben der Unternehmensleitung mit Datum und Geltungsbereich erfassen.
• Geschäftspartnerlisten als ergänzende Datenquelle kennzeichnen.
• Unterschiedliche Aussagen nebeneinanderstellen und zur Klärung vorlegen.
• Fachlich bestätigte Beziehungen von bloßen Suchhinweisen trennen.

Eine KI kann Schreibvarianten oder mögliche Dokumentbezüge vorschlagen. Für eindeutige Kennungen und Datumsvergleiche reichen oft feste Regeln. Das Ergebnis sollte zeigen, weshalb zwei Einträge möglicherweise zusammengehören. Eine unverständliche automatische Zusammenführung verschlechtert die Nachvollziehbarkeit.

Beispiel: gleicher Name, unterschiedliche Gesellschaft

In einem fiktiven Prüfungsfall steht eine ähnlich benannte Gesellschaft sowohl in der Beteiligungsübersicht als auch in der Kreditorenliste. Der technische Abgleich findet die Ähnlichkeit. Anschrift und Registerangaben stimmen jedoch nicht überein. Der Workflow markiert einen Klärfall, statt beide Einträge zu verschmelzen.

Nach Prüfung der Originalunterlagen stellt das Team fest, dass zwei verschiedene Unternehmen vorliegen. In einem anderen Fall kann gerade die Abweichung auf eine Umfirmierung hinweisen. Deshalb bleibt die Entscheidung nachvollziehbar gespeichert, einschließlich der verwendeten Quelle. Das Beispiel zeigt, warum eine Beziehungssuche kein automatischer Nachweis einer Beziehung ist.

Transaktionen erst nach gesicherter Zuordnung verbinden

Wenn das Team eine Beziehung eingeordnet hat, können zugehörige Vorgänge zur Sichtung vorbereitet werden. Die Verknüpfung erfolgt über freigegebene Stammdaten und einen bestimmten Zeitraum. Buchungen, Verträge und offene Salden werden dann als Material für die weitere Bearbeitung zusammengeführt. Eine automatische Kennzeichnung sagt noch nichts über Marktüblichkeit oder Angabepflicht aus.

Die Übersicht muss außerdem erkennen lassen, welche Quellen nicht berücksichtigt wurden. Ein Abgleich nur mit dem Hauptbuch kann beispielsweise keine vollständige Aussage über alle vertraglichen Beziehungen liefern. Fehlende Lieferungen werden als Lücke geführt. Eine technische Suche ohne Treffer bedeutet lediglich, dass in den untersuchten Daten kein entsprechender Hinweis gefunden wurde.

Auch eine bestätigte Beziehung benötigt einen zeitlichen Bezug. Ein Beteiligungserwerb während des Geschäftsjahrs kann dazu führen, dass Informationen vor und nach einem bestimmten Zeitpunkt unterschiedlich einzuordnen sind. Der Workflow sollte solche Veränderungen zeigen, ohne die rechtlichen Folgen selbst festzulegen. Eine jährliche Liste ohne Gültigkeitsangaben ist dafür oft zu grob. Das Team entscheidet, welche zeitliche Differenzierung für die bearbeiteten Vorgänge erforderlich ist.

Persönliche Angaben besonders sparsam verwenden

Beziehungsinformationen können auch persönliche oder familiäre Verhältnisse betreffen. Für eine Automatisierung ist kein unbegrenztes Durchsuchen privater Profile erforderlich. Entscheidend sind der legitime Prüfungszweck, geeignete Quellen und klar begrenzte Zugriffsrechte. Die Berufspflichten nach § 43 WPO bilden hierfür einen wesentlichen Rahmen.

Technisch sollten sensible Details dort bleiben, wo sie benötigt werden. Eine allgemeine Aufgabenliste kann auf eine Klärung verweisen, ohne persönliche Hintergründe breit sichtbar zu machen. Korrekturen an einer Beziehung werden protokolliert. Verantwortliche müssen auch erkennen können, ob eine Aussage von der Unternehmensleitung, aus einem Dokument oder aus einer automatischen Vermutung stammt.

Mit einer überschaubaren Unternehmensstruktur starten

Wählen Sie für den Pilot eine begrenzte, bekannte Struktur und geeignete Testunterlagen. Prüfen Sie bewusst Namensgleichheiten, Umfirmierungen, veraltete Beteiligungsangaben und wechselnde Zeiträume. Lassen Sie das Team vorab ein erwartetes Ergebnis festhalten. Verglichen werden Zuordnungen und offene Fragen, nicht die Menge gezeichneter Verbindungslinien.

Eine gute Vorbereitung erleichtert die Sichtung und verhindert vermeidbare Doppelarbeit. Sie beansprucht keine vollständige Erkennung unbekannter Beziehungen. Der passende Einstieg in Automatisierungen für Wirtschaftsprüfer ist deshalb ein kontrollierter Quellenabgleich mit nachvollziehbarer menschlicher Freigabe.