Quellen und Zeitraum festhalten.
Vereinbarte Exporte, Tabellen oder Stundenzettel werden eingelesen. Quelle, Abrechnungsmonat und Bearbeitungsstand bleiben zugeordnet.
FÜR PFLEGEEINRICHTUNGEN · ZEITEN & LOHNÜBERGABE
Lohnvorbereitung
in der Pflege
automatisieren.
Monat für Monat klarer.
Zeiten, Zuschläge und Nachträge aus Ihren vorhandenen Quellen zusammenführen. Wir bereiten eine nachvollziehbare Übergabe vor, die Ihre Verwaltung prüft und Ihr Lohnbüro weiterverarbeitet.
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Mit Leon Ostermann · Kostenlos & unverbindlich
BEISPIEL · VORBEREITET FÜR IHR TEAM
Ein Vorgang.
Ein nachvollziehbarer Stand.
Personalnummer & MonatZugeordnet
Abweichung zum ersten StandNachtrag markiert
Lohnart / ZuschlagszuordnungZur Prüfung
DER ENGPASS IM ALLTAG
Der Monat ist erfasst. Die Übergabe kostet noch Arbeit.
Dienstplan, Stundenzettel und ergänzende Listen können unterschiedliche Stände zeigen. Vor der Lohnabrechnung muss jemand die richtigen Angaben zusammenführen und Rückfragen klären.
01
Mehrere Quellen
Zeiten kommen aus dem Dienstplan, Nachträge per Datei und einzelne Zulagen aus einer zusätzlichen Übersicht.
02
Unterschiedliche Zuordnungen
Personalnummern, Monate und Lohnarten müssen zu den Vorgaben der tatsächlichen Lohnabrechnung passen.
03
Korrekturen nach dem Stichtag
Ein später Nachtrag darf nicht unbemerkt neben oder über dem bereits freigegebenen Stand landen.
SO GREIFEN DIE SCHRITTE INEINANDER
Von mehreren Listen zu einer geprüften Übergabe.
Der Ablauf beginnt bei den freigegebenen Zeitdaten. Die Lohnabrechnung bleibt in Ihrem bestehenden Fachsystem.
Daten zusammenführen.
Personalnummern, Zeiten und vereinbarte Lohnarten werden abgeglichen. Fehlende Werte, Doppelungen und unklare Zuordnungen werden markiert.
Ausnahmen an die richtige Person geben.
Ihr Team sieht, welche Angaben noch geklärt werden müssen. Ergänzungen und Nachträge werden mit ihrem Bezug zum Ausgangsstand erfasst.
Freigegebenen Stand weitergeben.
Nach Ihrer Freigabe wird die Übergabe im abgestimmten Format vorbereitet. Ein Test mit dem Lohnbüro prüft, ob Werte und Zuordnungen ankommen.
ILLUSTRATIVES BEISPIEL · KEINE PERSONALDATEN
Ein Nachtrag verändert den Monat. Nicht die Übersicht.
Eine korrigierte Zeitangabe trifft nach dem ersten Import ein. Sie wird dem ursprünglichen Vorgang zugeordnet und vor der Übergabe sichtbar gemacht.
- Dienstplanexport des Monats
- Übersicht unständiger Bezüge
- Korrigierter Stundenzettel
Gezeigter Zielablauf. Wie Nachträge für bereits abgerechnete Monate übergeben werden, wird mit dem Lohnbüro gesondert festgelegt.
Vorgang · vorbereitete Arbeitsgrundlage
Personalnummer & MonatZugeordnet
Abweichung zum ersten StandNachtrag markiert
Lohnart / ZuschlagszuordnungZur Prüfung
- Vergleich zwischen altem und neuem Stand
- Klärliste mit Quelldokument
- Aktualisierte Übergabe nach Freigabe
Die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihnen.Ihre Verantwortlichen bestätigen die Korrektur. Die Lohnabrechnung bewertet und verarbeitet den freigegebenen Stand im Fachsystem.
DAS ERGEBNIS DES ABLAUFS
Was die Verwaltung an das Lohnbüro übergibt.
01
Geordnete Bewegungsdaten
Zeiten und vereinbarte Entgeltbestandteile mit Personalnummer, Zeitraum und nachvollziehbarer Herkunft.
02
Klärliste vor der Übergabe
Fehlende Angaben und auffällige Zuordnungen sind sichtbar, bevor sie in der Abrechnung weiterlaufen.
03
Freigegebener Monatsstand
Die übergebenen Daten und nachträglichen Änderungen lassen sich voneinander unterscheiden.
VORHANDENES SINNVOLL VERBINDEN
Ihre Pflegesoftware bleibt der Ausgangspunkt.
Dienstplan- und Personalsysteme bieten bereits Zeiterfassung, Zuschlagsfunktionen und Lohnübergaben. Wir prüfen zunächst, welche Möglichkeiten bei Ihnen vorhanden sind. Die Umsetzung setzt dort an, wo zusätzliche Listen, Rückfragen oder Übertragungen verbleiben.
Für DATEV LODAS, Lohn und Gehalt oder ein anderes Lohnsystem testen wir das konkret vereinbarte Übergabeformat. Eine universelle Schnittstelle oder vollständige automatische Abrechnung ist damit nicht verbunden.
Die Regeln kommen aus Ihrer Einrichtung.
Quellen & führende Systeme
Welche Angaben sind verbindlich? Wir prüfen Software, Exportmöglichkeiten, Excel-Listen und den bisherigen Übergabeweg.
Lohnarten & Zuschläge
Zuordnungen und Berechnungsregeln werden mit den Lohnverantwortlichen abgestimmt. Tarifliche und vertragliche Besonderheiten gehören ausdrücklich dazu.
Freigaben & Zugriffe
Wir legen fest, wer welche Personaldaten sehen, Abweichungen klären und den Monatsstand freigeben darf.
VOR DEM ERSTEN GESPRÄCH
Die Fragen
zum konkreten Ablauf.
Was die Automatisierung vorbereitet, was sie voraussetzt und wo Ihr Team verantwortlich bleibt.
Erstellt Ostermann Systeme die Lohnabrechnung?
Diese Leistung bereitet die Datenübergabe vor. Die eigentliche Abrechnung, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Bewertung sowie Meldungen bleiben bei Ihrem zuständigen Lohnbüro oder Ihrer internen Lohnabrechnung.
Funktioniert das mit unserer bestehenden Pflegesoftware?
Wir prüfen zuerst die vorhandenen Module und Datenwege, etwa aus Dienstplanung, Zeiterfassung und Personalverwaltung. Entscheidend sind Ihre Produktversion, Rechte und Export- oder Schnittstellenmöglichkeiten. Bereits passende Standardfunktionen beziehen wir ein.
Können Nacht-, Sonn- und Feiertagsstunden berücksichtigt werden?
Ja, soweit die erforderlichen Zeitdaten vorliegen und die anzuwendenden Regeln sowie Lohnarten verbindlich festgelegt sind. Wir können vorhandene Ergebnisse übernehmen oder vereinbarte Berechnungsschritte abbilden. Anspruch und steuerliche Behandlung werden durch Ihre Lohnverantwortlichen bestimmt.
Was ist mit handschriftlichen Stundenzetteln und Excel-Dateien?
Beides kann nach Prüfung geeigneter Muster einbezogen werden. Erfasste Angaben werden validiert; unleserliche oder widersprüchliche Werte gehen zur Klärung an Ihr Team. Bestehende Formeln und Makros übernehmen wir nicht ungeprüft.
Lassen sich Entgeltfortzahlung und unständige Bezüge ergänzen?
Als gesondert abgestimmter Baustein können relevante Fehlzeiten, Entgeltbestandteile und Referenzdaten zusammengeführt werden. Welche Berechnung im Einzelfall gilt, legt Ihr Lohnteam fest. Eine einheitliche Pauschalformel für alle Einrichtungen setzen wir nicht voraus.
Wie starten wir, ohne den nächsten Lohnlauf zu gefährden?
Wir beginnen mit einem abgegrenzten Bereich und passenden Testfällen. Vor dem Einsatz werden die vorbereiteten Ergebnisse mit dem bisherigen Verfahren verglichen und der Übergabeweg mit dem Lohnbüro getestet. Der produktive Start erfolgt nach gemeinsamer Freigabe.
EIN ABLAUF IST EIN GUTER ANFANG
Wo entsteht vor Ihrem nächsten Lohnlauf die meiste Nacharbeit?
Wir schauen auf einen konkreten Übergang zwischen Dienstplan, Verwaltung und Lohnbüro. Kostenlos und unverbindlich. Nach Ihrer Anfrage rufen wir Sie zurück.
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