Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen

der Ostermann Systeme GmbH für Steuerkanzleien

Pakete „Kanzlei-Skills Kompakt“ und „Kanzlei-Skills Plus“

Stand: 18.10.2026

Die Ostermann Systeme GmbH („Ostermann Systeme“) erbringt für die Steuerkanzlei, die diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen zustimmt („Kunde“), Leistungen auf der Basis dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Bestandteil der vertraglichen Vereinbarung werden. Die Einbeziehung entgegenstehender oder abweichender Geschäftsbedingungen ist ausgeschlossen, auch wenn ihnen nicht ausdrücklich widersprochen wird. Abweichungen von diesen Geschäftsbedingungen sind nur wirksam, soweit sie im Angebot oder anderweitig vertraglich mit Ostermann Systeme vereinbart wurden. Ostermann Systeme erbringt Leistungen ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne von § 14 Abs. 1 BGB; ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.

1. Vertragsschluss

1.1. Der Vertrag kommt zustande, indem der Kunde ein Angebot von Ostermann Systeme annimmt (durch Unterschrift, elektronische Signatur oder Bestätigung in Textform), eine Checkbox mit Verweis auf diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen aktiviert, die Leistungen nutzt oder auf anderem Weg ein Vertrag zwischen Ostermann Systeme und dem Kunden über die Leistungen zustande kommt. Der Kunde erklärt sich damit mit diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen und den einbezogenen Dokumenten einverstanden.

1.2. Angebote von Ostermann Systeme sind, soweit nicht anders angegeben, 7 Tage gültig.

1.3. Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge: (i) das Angebot bzw. die Auftragsbestätigung, (ii) eine etwaige Leistungsbeschreibung, (iii) die Anlage Auftragsverarbeitungsvertrag, (iv) diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

1.4. Der Kunde versichert, dass er rechtlich in der Lage ist, den Vertrag zu schließen. Die Person, die den Vertrag schließt, versichert, dass sie rechtlich befugt ist, den Kunden rechtsgeschäftlich zu binden.

2. Dienste

2.1. Gegenstand. Ostermann Systeme stellt dem Kunden während der Laufzeit des Vertrags Fachskills für Steuerkanzleien (z. B. Steuerbescheid-Prüfung, Anlage V, USt-Abstimmung, BWA-Analyse) über eine von Ostermann Systeme betriebene, gesicherte Serverumgebung zur Nutzung über das KI-Programm des Kunden bereit, einschließlich Betrieb, Überwachung, Wartung und Aktualisierung („Dienste“). Die Dienste werden in den Paketen „Kanzlei-Skills Kompakt“ und „Kanzlei-Skills Plus“ angeboten. Der konkrete Leistungsumfang des gewählten Pakets ergibt sich aus dem Angebot. Individuelle Umsetzungen und neue Fachskills nach Vorgaben des Kunden sind nicht Gegenstand dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen und bedürfen eines gesonderten Angebots.

2.2. Pakete und Mitarbeiterzahl. Das Paket „Kanzlei-Skills Kompakt“ gilt für Kanzleien mit bis zu 14 Mitarbeitern, das Paket „Kanzlei-Skills Plus“ für Kanzleien ab 15 Mitarbeitern ohne Begrenzung der Mitarbeiterzahl. Maßgeblich ist die Zahl aller beim Kunden beschäftigten Personen nach Köpfen, einschließlich Berufsträger, Teilzeitkräfte, Auszubildende und Aushilfen. Der Kunde teilt Ostermann Systeme in Textform mit, wenn seine Mitarbeiterzahl die Grenze von 14 Mitarbeitern überschreitet.

2.3. Paketwechsel. Ein Wechsel von „Kanzlei-Skills Kompakt“ in „Kanzlei-Skills Plus“ ist jederzeit zum Monatsersten möglich. Beschäftigt der Kunde 15 oder mehr Mitarbeiter, erfolgt der Wechsel in „Kanzlei-Skills Plus“ spätestens zur nächsten Vertragsverlängerung. Ein Wechsel von „Kanzlei-Skills Plus“ in „Kanzlei-Skills Kompakt“ ist ausgeschlossen, solange der Kunde 15 oder mehr Mitarbeiter beschäftigt. Beschäftigt der Kunde weniger als 15 Mitarbeiter, kann er mit Wirkung zur nächsten Vertragsverlängerung in „Kanzlei-Skills Kompakt“ wechseln, wenn er dies bis zum Ablauf der Kündigungsfrist nach Ziff. 11.1 in Textform erklärt. Mit dem Wechsel beginnt keine neue Mindestlaufzeit, soweit im Angebot nicht anders vereinbart.

2.4. Autorisierte Nutzer. Die Dienste dürfen von allen Mitarbeitern des Kunden als Autorisierte Nutzer für die Bearbeitung kanzleieigener und mandantenbezogener Geschäftsvorfälle genutzt werden, im Paket „Kanzlei-Skills Kompakt“ bis zur Grenze nach Ziff. 2.2. Eine Nutzung durch oder für Dritte, insbesondere durch Mandanten des Kunden oder andere Kanzleien, ist nicht gestattet. Der Kunde ist für die Verwaltung der Zugänge verantwortlich und entzieht Zugänge unverzüglich, wenn die Eigenschaft als Autorisierter Nutzer endet (z. B. bei Ausscheiden von Mitarbeitern). Es erfolgt keine körperliche Überlassung der Dienste.

2.5. Einrichtung. Ostermann Systeme schaltet die Dienste zum im Angebot genannten Start der Nutzung frei, richtet sie remote in der Kanzleiumgebung des Kunden ein und erbringt die im Angebot vorgesehene Einweisung bzw. Team-Schulung.

2.6. KI-Programm des Kunden. Voraussetzung für die Nutzung ist ein KI-Programm mit MCP-Unterstützung beim Kunden (z. B. Langdock oder Microsoft Copilot). Dessen Lizenzen, Nutzungskosten und Vertragsbedingungen sind nicht Bestandteil des Vertrags; der Kunde beschafft und unterhält es auf eigene Kosten. Für das KI-Programm gilt Ziff. 13 (Drittleistungen). Die weiteren Anforderungen an die Systemumgebung des Kunden ergeben sich aus der Dokumentation.

2.7. Pflege und Weiterentwicklung. Ostermann Systeme ist für Betrieb, Pflege, Aktualisierung und Weiterentwicklung der Dienste verantwortlich und berechtigt, Fachskills von Zeit zu Zeit zu ändern, zu ersetzen oder zu ergänzen. Neue Standard-Fachskills stellt Ostermann Systeme ohne Aufpreis bereit. Stellt Ostermann Systeme einen Fachskill ersatzlos ein oder ändert die Dienste so, dass ihre Leistungsfähigkeit wesentlich verschlechtert wird, kündigt Ostermann Systeme dies mit angemessener Frist in Textform an. Der Kunde ist dann zur außerordentlichen Kündigung mit einer Frist von einem Monat zum Ende des Kalendermonats in Textform berechtigt.

2.8. Kundendaten. Ostermann Systeme verarbeitet Kundendaten nur in dem zur Erbringung der Dienste erforderlichen Umfang. Mandantendaten werden über die Serverumgebung nur zur Ausführung der jeweiligen Anfrage durchgereicht und dort nicht dauerhaft gespeichert; Fehlerprotokolle werden nach höchstens 7 Tagen automatisch gelöscht. Die KI-Verarbeitung erfolgt im KI-Programm des Kunden. Mandantendaten übermittelt der Kunde ausschließlich über die Dienste und nicht per E-Mail oder Messenger an Ostermann Systeme. Das führende System für Kanzlei- und Mandantendaten bleibt die Kanzleisoftware des Kunden (z. B. DATEV). Für die Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen ist der Kunde verantwortlich.

2.9. Beschaffenheit. Die Dienste verhalten sich im Wesentlichen wie im Vertrag beschrieben. Unbeschadet des vorhergehenden Satzes übernimmt Ostermann Systeme keine Gewährleistung dafür, dass die Dienste für bestimmte subjektive Zwecke des Kunden geeignet sind oder eine bestimmte Beschaffenheit aufweisen, die andere (auch vergleichbare) Produkte oder Dienstleistungen aufweisen. Eine bestimmte Zeitersparnis ist nicht geschuldet; Angaben in Reports über gesparte Stunden sind Schätzwerte.

2.10. Verfügbarkeit. Ostermann Systeme schuldet eine Verfügbarkeit der Dienste von 98 % pro Kalenderjahr, gemessen am Übergabepunkt der Serverumgebung von Ostermann Systeme zum öffentlichen Netz. Die Dienste sind verfügbar, wenn ihre wesentlichen Funktionen genutzt werden können. Unberücksichtigt bleiben (i) angekündigte Wartungen sowie Notfallwartungen, (ii) Höhere Gewalt und sonstige Ereignisse außerhalb des zumutbaren Einflussbereichs von Ostermann Systeme (u. a. Störungen von Internet-/TK-Verbindungen, Ausfälle oder Änderungen des KI-Programms des Kunden, von DATEV oder anderen Drittanbietern, Cyberangriffe trotz marktüblicher Schutzmaßnahmen), (iii) vom Kunden zu vertretende Störungen. Für die Internetanbindung und die Systeme auf Kundenseite ist der Kunde verantwortlich.

2.11. KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Die Dienste nutzen KI-Technologien. KI-Ergebnisse sind eine mathematische Berechnung von Wahrscheinlichkeiten im Sinne des eingesetzten KI-Modells, das maßgeblich auf Trainingsdaten basiert, und können in manchen Situationen fehlerhaft sein. Sämtliche Ergebnisse der Fachskills sind Entwürfe. Der Kunde prüft sie vor jeder Verwendung, insbesondere gegenüber Mandanten, Finanzbehörden oder Gerichten, und gibt sie frei. Die berufsrechtliche Verantwortung für die steuerliche Beratung, für Erklärungen, Anträge, Einsprüche und Schriftsätze verbleibt beim Kunden.

2.12. Support und Mängel. Ostermann Systeme leistet Support zu den Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 09:00 bis 18:00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Nordrhein-Westfalen), in beiden Paketen „Kanzlei-Skills Kompakt“ und „Kanzlei-Skills Plus“ per E-Mail und WhatsApp. Mängel sind unverzüglich mit einer genauen Beschreibung per E-Mail an kontakt@ostermann-systeme.de zu melden. Über WhatsApp übermittelt der Kunde keine Mandantendaten. Die Analyse dokumentierter, reproduzierbarer Mängel erfolgt durch fachkundiges Personal; kann eine Fehlermeldung nicht reproduziert werden, gilt sie nicht als Mangel. Beseitigungen von Mängeln sind nicht geschuldet (i) bei Fehlern, die auf Änderungen der Dienste durch den Kunden oder Dritte beruhen, (ii) für das KI-Programm und sonstige Fremdsoftware des Kunden, (iii) bei Bedienungsfehlern oder unsachgemäßer oder nicht autorisierter Nutzung, (iv) bei Nutzung in anderen als den in der Dokumentation vorgesehenen Umgebungen sowie (v) in Form von Vor-Ort-Einsätzen.

3. Serviceleistungen

3.1. Während der Dauer des Vertrags kann der Kunde die in dieser Ziff. 3 beschriebenen Serviceleistungen in Anspruch nehmen.

3.2. Ostermann Systeme steht dem Kunden im Rahmen von Ziff. 2.12 zur Unterstützung in technischen und fachlichen Fragen zur Nutzung der Dienste zur Verfügung.

3.3. In beiden Paketen erbringt Ostermann Systeme zusätzlich folgende Leistungen: (i) einen festen Ansprechpartner für die gesamte Laufzeit, (ii) einen monatlichen Report über die geschätzten gesparten Stunden je Fachskill und (iii) ein quartalsweises Auswertungsgespräch mit der Kanzleileitung. Termin und Form (z. B. Videocall) stimmen die Parteien ab. Nicht in Anspruch genommene Gespräche verfallen und berechtigen nicht zur Minderung. Die Reports beruhen auf den Nutzungsdaten (Aufrufe je Fachskill) und einem hinterlegten Zeitwert je Fachskill und sind Schätzwerte (Ziff. 2.9).

3.4. Der Kunde kann Ostermann Systeme mit weiteren Schulungen sowie mit individuellen Umsetzungen und neuen Fachskills nach seinen Vorgaben beauftragen. Inhalt, Umfang und Vergütung werden gesondert vereinbart. Solche Leistungen sind nur geschuldet, wenn und soweit sie ausdrücklich gegen gesonderte Vergütung vereinbart wurden.

3.5. Bei den Serviceleistungen nach Ziff. 3.2 bis 3.4 handelt es sich um Dienstleistungen im Sinne von § 611 BGB, soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart.

4. Vertraulichkeit und Geheimnisschutz

4.1. Jede Partei verpflichtet sich, Vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei nur zu dem vertraglich vorgesehenen Zweck zu verwenden und ohne vorherige schriftliche Zustimmung nicht an Dritte weiterzugeben. Nicht als Weitergabe an Dritte gilt eine Weitergabe an Verbundene Unternehmen der zur Vertraulichkeit verpflichteten Partei, eine Weitergabe nach dem „need-to-know“-Prinzip an bei der Durchführung dieses Vertrags eingesetzte Erfüllungsgehilfen, die sich schriftlich auf die Einhaltung dieser Ziff. 4 entsprechender Vertraulichkeitsbestimmungen verpflichtet haben, sowie an von Berufs wegen zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater und Prüfer. Jede Partei stellt sicher, dass auch ihre Verbundenen Unternehmen und Mitarbeiter die Vertraulichen Informationen im Einklang mit dieser Ziff. 4 behandeln.

4.2. Die zur Vertraulichkeit verpflichtete Partei ist berechtigt, Vertrauliche Informationen aufgrund gesetzlicher Verpflichtung oder auf Anordnung einer Behörde oder eines Gerichts offenzulegen, jedoch nur in dem hierfür zwingend erforderlichen Umfang. Sie teilt dies der anderen Partei, soweit zulässig und möglich, rechtzeitig vor der Offenlegung mit.

4.3. Jede Partei ist verpflichtet, Vertrauliche Informationen der anderen Partei auf deren Anforderung, spätestens nach Beendigung dieses Vertrags, herauszugeben und auf Wunsch zu vernichten (z. B. durch Löschung elektronisch gespeicherter Informationen) oder der anderen Partei die Rückgabe oder Löschung zu ermöglichen. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nicht. Dies gilt nicht, soweit zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungspflichten, entgegenstehen oder die Speicherung in automatisch generierten Backups erfolgt und deren Löschung mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden wäre. Für nicht gelöschte Informationen gelten die Vertraulichkeitsbestimmungen fort.

4.4. Die Verpflichtungen nach dieser Ziff. 4 bestehen nach Beendigung dieses Vertrags noch 5 Jahre fort; die Pflichten nach Ziff. 4.5 gelten zeitlich unbegrenzt.

4.5. Ostermann Systeme ist bekannt, dass der Kunde einer besonderen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegt und Ostermann Systeme bei der Leistungserbringung als sonstige mitwirkende Person i. S. d. § 203 Abs. 3 S. 2 StGB tätig wird. Ostermann Systeme verpflichtet sich, (i) bei der Durchführung dieses Vertrags eingesetzte Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten und auf die Strafbarkeit nach § 203 StGB hinzuweisen, (ii) Kundendaten, die fremde Geheimnisse i. S. d. § 203 StGB darstellen, geheim zu halten und sich nur insoweit Kenntnis davon zu verschaffen, wie dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, (iii) diese nur zur Erbringung der Dienste zu nutzen und darüber hinaus nicht unbefugt zu offenbaren oder zu verwerten sowie (iv) weitere Dienstleister nur nach Maßgabe von § 62a Abs. 4 StBerG hinzuzuziehen. Ostermann Systeme ist bekannt, dass eine unbefugte Verwertung gemäß § 204 StGB strafbar sein kann. Dieser Vertrag dient auch der Einhaltung des § 62a Abs. 3 StBerG.

4.6. Die Offenlegung und Verarbeitung von Informationen, die berufsrechtlichem Geheimnisschutz unterliegen (z. B. Mandantendaten), durch externe Dienstleister kann die Zustimmung der Geheimnisinhaber (z. B. der Mandanten) erfordern, insbesondere wenn die Dienstleistung nicht unmittelbar einem einzelnen Mandat dient (§ 62a Abs. 5 StBerG). Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass eine solche Zustimmung im notwendigen Umfang vorliegt.

5. Datenschutz und Datensicherheit

5.1. Soweit Ostermann Systeme bei der Erbringung der Leistungen personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt dafür die Anlage Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Kunde ist dafür verantwortlich, Betroffenen etwaige rechtlich erforderliche Datenschutzinformationen bezüglich der Nutzung der Leistungen zur Verfügung zu stellen.

5.2. Ostermann Systeme ergreift für die Leistungen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, die darauf zielen, Kundendaten gegen Verlust, Beschädigung und unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

6. Verantwortlichkeiten des Kunden

6.1. Der Kunde schafft und erhält die für die Nutzung der Dienste erforderlichen kundenseitigen Voraussetzungen, insbesondere das KI-Programm nach Ziff. 2.6 und die erforderlichen Zugänge zu seiner Kanzleisoftware. Die Voraussetzungen sind in der Dokumentation aufgeführt.

6.2. Der Kunde stellt sicher, dass (i) ausschließlich von ihm autorisierte und nach diesem Vertrag berechtigte Personen als Autorisierte Nutzer auf die Dienste zugreifen und (ii) nur diese Zugang zu den für sie bestimmten Zugangsdaten erhalten. Der Kunde teilt Zugangsdaten nicht mit Dritten. Er ist für sämtliche Aktivitäten Autorisierter Nutzer wie für eigene Aktivitäten verantwortlich. Erhält der Kunde Kenntnis von einer vertragswidrigen Nutzung, setzt er den betreffenden Zugang unverzüglich aus oder beendet ihn.

6.3. Der Kunde ist nicht berechtigt, die Dienste, die Fachskills oder die damit erzeugten Ergebnisse zum Training, zur Entwicklung, zum Finetuning, zur Validierung, zum Benchmarking oder zur sonstigen Verbesserung von KI-, Machine-Learning- oder sonstigen algorithmischen Modellen oder Systemen zu verwenden, die Anweisungen und Prüflogiken der Fachskills auszulesen, aufzuzeichnen oder nachzubauen, oder Dritten dies zu gestatten oder sie hierbei zu unterstützen.

6.4. Der Kunde stellt Ostermann Systeme die für die Erbringung der Leistungen erforderlichen Informationen vollständig und rechtzeitig zur Verfügung, benennt einen qualifizierten Ansprechpartner, informiert frühzeitig über dessen Wechsel und gewährt den für Einrichtung und Support erforderlichen Zugang.

6.5. Kommt der Kunde seinen Mitwirkungsleistungen nicht oder nicht ordnungsgemäß nach, ist Ostermann Systeme für daraus resultierende Leistungsmängel oder Verzögerungen nicht verantwortlich. Vereinbarte Termine verschieben sich in angemessenem Umfang. Die Pflicht zur Zahlung der Vergütung ab dem vereinbarten Start der Nutzung bleibt unberührt, wenn sich die Einrichtung aus vom Kunden zu vertretenden Gründen verzögert.

7. Vorübergehende Aussetzung

7.1. Ostermann Systeme ist berechtigt, Leistungen, insbesondere den Zugang des Kunden oder einzelner Autorisierter Nutzer zu den Diensten, auszusetzen, wenn (a) dies zur Einhaltung anwendbarer Gesetze oder einer verbindlichen Anordnung eines Gerichts oder einer Behörde erforderlich ist oder (b) der Kunde (i) die Sicherheit der Dienste gefährdet, (ii) nach Einschätzung von Ostermann Systeme möglicherweise gegen Rechte Dritter, den Vertrag oder anwendbares Recht verstößt, (iii) trotz Mahnung mit fälliger Vergütung mehr als 30 Tage im Rückstand ist, (iv) die Dienste in einem Umfang nutzt, der über die übliche Nutzung einer Kanzlei hinausgeht oder die Infrastruktur von Ostermann Systeme unverhältnismäßig belastet, oder (v) anderweitig schwerwiegend gegen die Pflichten aus diesem Vertrag verstößt. Ostermann Systeme trifft keine vertragliche Überwachungs-, Lösch- oder Sperrpflicht. Die Pflicht zur Zahlung der Vergütung bleibt während einer vom Kunden zu vertretenden Aussetzung bestehen.

7.2. Ostermann Systeme wird (i) den Zugang nur aussetzen, wenn keine milderen, ebenso wirksamen Mittel zur Verfügung stehen, (ii) die Aussetzung auf die betroffenen Nutzer oder Dienste beschränken, (iii) den Kunden mit angemessenem Vorlauf über die drohende Aussetzung und den Grund informieren, es sei denn, dies ist aufgrund der Art oder Schwere des Verstoßes unzumutbar, und (iv) den Zugang zeitnah wiederherstellen, wenn der Grund entfallen ist.

8. Geistiges Eigentum und Nutzung von Daten

8.1. Ostermann Systeme räumt dem Kunden das einfache, nicht-ausschließliche, nicht-übertragbare, nicht-unterlizenzierbare, örtlich nicht beschränkte und zeitlich auf die Laufzeit des Vertrags beschränkte Recht ein, die Dienste vertragsgemäß für die eigene Kanzlei durch Autorisierte Nutzer zu nutzen. Darüber hinaus räumt Ostermann Systeme dem Kunden keine Rechte an den Diensten oder den ihnen zugrundeliegenden Technologien ein.

8.2. Die Fachskills, ihre Anweisungen, Prompts, Prüflogiken und Workflows sowie die Serverumgebung bleiben Eigentum der Ostermann Systeme GmbH. Eine Herausgabe, ein Export, die Weitergabe an Dritte oder ein Nachbau sind nicht geschuldet und nicht gestattet. Dem Kunden ist es untersagt, (i) die Dienste zurückzuentwickeln (reverse engineering), zu disassemblieren oder zu dekompilieren oder auf andere Weise an deren Anweisungen oder Quellcode zu gelangen (es sei denn, dies ist durch zwingendes Recht gestattet), oder (ii) die Dienste auf eine Art zu nutzen, die darauf abzielt, Nutzungsbeschränkungen, insbesondere die Mitarbeitergrenze nach Ziff. 2.2, zu umgehen.

8.3. Die mit den Diensten erzeugten Ergebnisse (z. B. Prüflisten, Entwürfe, Berichte) stehen dem Kunden zur uneingeschränkten Nutzung für seine Kanzlei und seine Mandanten zu. Ziff. 6.3 bleibt unberührt.

8.4. Der Kunde räumt Ostermann Systeme das Recht ein, Kundendaten zu verarbeiten, soweit dies zur Erbringung der Dienste oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen erforderlich ist. Nutzungsdaten darf Ostermann Systeme darüber hinaus zum Betrieb, zur Absicherung, zur Erstellung der Reports nach Ziff. 3.3 sowie zur Weiterentwicklung und Verbesserung der Dienste verarbeiten, wenn sie keine Mandantendaten enthalten. Der Kunde sichert zu, über alle notwendigen Rechte, Befugnisse und Zustimmungen zu verfügen, um die Kundendaten im Rahmen der Dienste verarbeiten zu lassen.

9. Ansprüche Dritter

9.1. Machen Dritte gegenüber dem Kunden Ansprüche wegen einer behaupteten Verletzung ihrer gewerblichen Schutzrechte oder Urheberrechte durch die Dienste geltend, wird Ostermann Systeme nach eigener Wahl entweder (i) dem Kunden die zur vertragsgemäßen Nutzung erforderlichen Rechte verschaffen, (ii) den betreffenden Dienst so verändern oder durch einen vergleichbaren Dienst ersetzen, dass keine Verletzung vorliegt, oder (iii), wenn dies aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen vernünftigerweise nicht in Betracht kommt, den betreffenden Dienst einstellen.

9.2. Machen Dritte gegenüber Ostermann Systeme Ansprüche wegen einer behaupteten Verletzung ihrer Schutzrechte oder eines behaupteten Verstoßes gegen ein Gesetz oder den Vertrag durch Kundendaten oder die Nutzung der Dienste durch den Kunden geltend, übernimmt der Kunde auf eigene Kosten die Abwehr dieser Ansprüche und zahlt den Betrag, der rechtskräftig durch Urteil festgesetzt oder durch Vergleich vereinbart wird.

9.3. Die Verpflichtungen aus dieser Ziff. 9 gelten nur, wenn die freizustellende Partei (i) die zur Freistellung verpflichtete Partei unverzüglich in Textform über die Ansprüche informiert, (ii) ihr gestattet, die Kontrolle über die Abwehr der Ansprüche einschließlich etwaiger Vergleichsverhandlungen zu übernehmen, und (iii) in zumutbarer Weise (auf deren Kosten) bei der Abwehr mitwirkt. Keine Partei stimmt ohne schriftliche Zustimmung der anderen Partei einem Vergleich zu, der eine andere wesentliche Verpflichtung als die Zahlung von Geld beinhaltet.

9.4. Ziff. 9 regelt abschließend die Rechte der Parteien bezüglich der von ihr erfassten Ansprüche Dritter. Sonstige Schadensersatzansprüche und Kündigungsrechte bleiben nach Maßgabe dieses Vertrags unberührt.

10. Vergütung

10.1. Die Vergütung für die Dienste ergibt sich aus dem Angebot für das gewählte Paket. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

10.2. Die Vergütung wird je nach Angebot jährlich oder halbjährlich im Voraus für den jeweiligen Zahlungszeitraum in Rechnung gestellt. Die Zahlung ist beim Kauf über den Zahlungslink von Stripe sofort und ohne weiteren Abzug fällig. Die Nutzung beginnt unmittelbar nach erfolgreicher Zahlung im Checkout. Gleichzeitig mit der Nutzung beginnt der erste Zahlungszeitraum. Wechselt der Kunde während eines vorausbezahlten Zeitraums in „Kanzlei-Skills Plus“, wird die Differenz für den restlichen Zeitraum anteilig nachberechnet. Endet der Vertrag vor Ablauf eines vorausbezahlten Zeitraums nach Ziff. 2.7 oder Ziff. 14 oder aus einem von Ostermann Systeme zu vertretenden wichtigen Grund, erstattet Ostermann Systeme die auf den Restzeitraum entfallende Vergütung anteilig; im Übrigen ist eine Erstattung ausgeschlossen.

10.3. Die Vergütung für Serviceleistungen nach Ziff. 3.4 ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot.

10.4. Während der Mindestlaufzeit ist die Vergütung fest. Ostermann Systeme ist berechtigt, die Vergütung mit Wirkung zum Beginn eines Verlängerungszeitraums zu erhöhen, wenn sie dies spätestens 4 Monate vor Ende der laufenden Laufzeit in Textform ankündigt. Beträgt die Erhöhung mehr als 10 %, ist der Kunde berechtigt, den Vertrag innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Ankündigung zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Erhöhung zu kündigen.

11. Laufzeit und Kündigung

11.1. Der Vertrag beginnt mit Abschluss. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate ab dem im Angebot genannten Start der Nutzung. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag jeweils um weitere 12 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird.

11.2. Ein Paketwechsel richtet sich nach Ziff. 2.3.

11.3. Jede Kündigung bedarf der Textform und ist per E-Mail an kontakt@ostermann-systeme.de oder per Post an Ostermann Systeme zu richten. Die Nichtnutzung der Dienste gilt nicht als Kündigung und lässt die Zahlungspflicht unberührt.

11.4. Das Recht beider Parteien zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn die andere Partei schwerwiegend gegen diesen Vertrag verstößt und den Verstoß nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt einer Abmahnung behebt. Ein wichtiger Grund für Ostermann Systeme liegt ferner vor, wenn Ostermann Systeme gemäß Ziff. 7 zur Aussetzung berechtigt ist und der Grund nicht innerhalb von 30 Tagen behoben wurde.

11.5. Bei Beendigung des Vertrags, gleich aus welchem Rechtsgrund, endet der Zugang des Kunden zu den Diensten mit Ablauf der Vertragslaufzeit. Ostermann Systeme löscht etwaige bei ihr gespeicherte Kundendaten spätestens 30 Tage nach Vertragsende, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Ein Export der Fachskills findet nicht statt (Ziff. 8.2).

12. Haftung

12.1. Ostermann Systeme haftet für (i) Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, (ii) Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit und (iii) Ansprüche aus einer übernommenen Garantie, dem Produkthaftungsgesetz, Art. 82 DSGVO sowie anderen zwingenden gesetzlichen Vorschriften unbeschränkt.

12.2. Außer in den Fällen von Ziff. 12.1 haftet Ostermann Systeme bei leichter Fahrlässigkeit nur für die Verletzung von Vertragspflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung dieses Vertrags überhaupt erst ermöglicht, deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf (Kardinalpflichten). Zu den Kardinalpflichten zählt insbesondere die Verfügbarkeit der Dienste gemäß Ziff. 2.10. In diesen Fällen ist die Haftung auf typische und vorhersehbare Schäden beschränkt.

12.3. Die Parteien sind sich einig, dass der typischerweise vorhersehbare Gesamtschaden aus allen unter Ziff. 12.2 fallenden Schadensfällen den Betrag, den der Kunde in den 12 Monaten vor dem Schadensereignis für die Dienste gezahlt hat, nicht übersteigen soll. Die Haftung für alle unter Ziff. 12.2 fallenden Schäden ist deshalb insgesamt auf diesen Betrag begrenzt.

12.4. In allen anderen als den in Ziff. 12.1 und 12.2 genannten Fällen haftet Ostermann Systeme nicht für leichte Fahrlässigkeit.

12.5. Da sämtliche Ergebnisse der Dienste Entwürfe sind, die der Kunde vor Verwendung prüft (Ziff. 2.11), haftet Ostermann Systeme nicht für Schäden, die darauf beruhen, dass der Kunde ein Ergebnis ohne die gebotene fachliche Prüfung verwendet hat; Ziff. 12.1 bleibt unberührt.

12.6. Soweit die Dienste als mietweise Überlassung im Sinne des deutschen Mietrechts anzusehen sind, haftet Ostermann Systeme nicht verschuldensunabhängig für Mängel, die bei Abschluss des Vertrags bereits bestanden; § 536a Abs. 1 Var. 1 BGB findet keine Anwendung.

12.7. Ostermann Systeme unterhält eine IT-Haftpflichtversicherung.

13. Drittleistungen

Die Dienste wirken mit Leistungen von Drittanbietern zusammen, insbesondere mit dem KI-Programm des Kunden (z. B. Langdock, Microsoft Copilot) und seiner Kanzleisoftware (z. B. DATEV) einschließlich der vom Kunden beauftragten Schnittstellen zu deren Daten (z. B. Klardaten) („Drittleistungen“). Ostermann Systeme ist nur für die Kompatibilität der Dienste mit den in der Dokumentation genannten Drittleistungen verantwortlich, nicht aber für die Drittleistungen selbst, deren Verfügbarkeit, Kosten oder Änderungen. Soweit der Kunde Drittleistungen nutzt, weist er Ostermann Systeme an, die dafür notwendigen Daten zwischen den Diensten und dem Drittanbieter zu übertragen. Für die Drittleistungen gelten die Bedingungen und Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Drittanbieters, mit dem der Kunde gegebenenfalls einen eigenen Auftragsverarbeitungsvertrag schließt.

14. Änderungen dieser Geschäftsbedingungen

Ostermann Systeme ist berechtigt, diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen mit einer Ankündigungsfrist von mindestens sechs Wochen in Textform zu ändern, soweit die Änderung nicht die Hauptleistungspflichten oder die Vergütung betrifft. Die Änderungen gelten als genehmigt, wenn der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang in Textform widerspricht; auf diese Folge weist Ostermann Systeme in der Ankündigung hin. Widerspricht der Kunde, gelten die bisherigen Bedingungen fort, und beide Parteien sind zur Kündigung zum Zeitpunkt des geplanten Wirksamwerdens berechtigt.

15. Schlussbestimmungen

15.1. Jede Partei befolgt die bei der Durchführung dieses Vertrags für sie geltenden Gesetze, einschließlich der Gesetze zu Datenschutz, Mindestlohn, sonstigen Arbeitsbedingungen und Exportkontrolle.

15.2. Verhindert Höhere Gewalt die termingerechte Leistungserbringung, ist Ostermann Systeme berechtigt, die Erfüllung um die Dauer der Behinderung und eine angemessene Anlaufzeit hinauszuschieben. Wird Ostermann Systeme die Erfüllung infolge Höherer Gewalt unmöglich oder unzumutbar, ist sie berechtigt, den Vertrag fristlos zu kündigen. Vergütungsansprüche für bereits erbrachte Leistungen bleiben unberührt. Ausgenommen Zahlungsverpflichtungen haftet keine Partei für Verzug oder Nichterfüllung aufgrund Höherer Gewalt.

15.3. Erklärungen der Parteien unter dem Vertrag erfolgen (i) per E-Mail, für Ostermann Systeme an kontakt@ostermann-systeme.de und für den Kunden an die im Angebot angegebene oder später mitgeteilte E-Mail-Adresse, oder (ii) per Post an die jeweilige Geschäftsadresse.

15.4. Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt, soweit rechtlich zulässig, eine angemessene Regelung, die wirtschaftlich dem am nächsten kommt, was die Parteien gewollt haben. Entsprechendes gilt für Vertragslücken.

15.5. Keine Partei darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung der anderen Partei Rechte oder Pflichten aus diesem Vertrag auf Dritte übertragen. Eine Zustimmung ist nicht erforderlich für die Übertragung auf (i) ein Verbundenes Unternehmen oder (ii) einen Dritten, an den Ostermann Systeme alle oder alle wesentlichen für die Leistungserbringung erforderlichen Vermögensgegenstände veräußert.

15.6. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Änderung dieser Textformklausel. Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang (§ 305b BGB).

15.7. Sind die Parteien Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen, ist ausschließlicher, auch internationaler Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag Essen, sofern das Gesetz nicht zwingend etwas anderes vorschreibt.

15.8. Dieser Vertrag unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

16. Definitionen

16.1. „Auftragsverarbeitungsvertrag“ ist die Anlage Auftragsverarbeitungsvertrag zu diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

16.2. „Autorisierter Nutzer“ ist jeder Mitarbeiter des Kunden, der die Dienste über das KI-Programm des Kunden nutzt.

16.3. „Dienste“ sind die in Ziff. 2.1 beschriebenen Leistungen in den Paketen „Kanzlei-Skills Kompakt“ und „Kanzlei-Skills Plus“.

16.4. „Dokumentation“ ist die Dokumentation unter ostermann-systeme.de/dokumentation bzw. die dem Kunden bei Einrichtung übergebene Dokumentation.

16.5. „Fachskills“ sind die von Ostermann Systeme entwickelten, über die Serverumgebung bereitgestellten KI-gestützten Arbeitsabläufe für Steuerkanzleien, einschließlich ihrer Anweisungen und Prüflogiken.

16.6. „Höhere Gewalt“ sind Umstände, die vernünftigerweise außerhalb der Kontrolle der betreffenden Partei liegen, z. B. Streik, Pandemien, Naturkatastrophen, Aussperrung, kriegerische Handlungen, behördliche Anordnungen, Strom-, Telekommunikations- und sonstige Netzausfälle, Brand oder nicht zu vertretende Betriebsunterbrechungen.

16.7. „Kundendaten“ sind alle Daten, Informationen und Inhalte, die der Kunde oder Autorisierte Nutzer im Rahmen der Dienste übermitteln oder die als Ergebnis der Nutzung der Dienste entstehen, einschließlich Mandantendaten.

16.8. „Leistungen“ sind, je nach Kontext einzeln oder gemeinsam, die Dienste und die Serviceleistungen.

16.9. „Nutzungsdaten“ sind technische Nutzungs- und Betriebsdaten, die bei der Nutzung der Dienste entstehen, z. B. Aufrufhäufigkeit je Fachskill, Laufzeiten, Fehlermeldungen und Logfiles, soweit sie keine Inhalte von Kundendaten enthalten.

16.10. „Ostermann Systeme“ ist die Ostermann Systeme GmbH, Brederscheid 23, 45219 Essen, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Essen unter HRB 38412, vertreten durch den Geschäftsführer Leon Alexander Ostermann.

16.11. „Partei“ oder „Parteien“ sind Ostermann Systeme und der Kunde, einzeln oder gemeinsam.

16.12. „Serviceleistungen“ sind die Leistungen nach Ziff. 3.

16.13. „Verbundene Unternehmen“ sind die gemäß §§ 15 ff. AktG mit der jeweiligen juristischen Person verbundenen Unternehmen.

16.14. „Vertrag“ ist die Gesamtheit aus Angebot, diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen und allen einbezogenen Dokumenten.

16.15. „Vertrauliche Informationen“ sind alle Informationen und Unterlagen, einschließlich des Vertrags, der Kundendaten und der Fachskills, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder deren Vertraulichkeit sich aus den Umständen oder ihrer Natur ergibt, insbesondere technische und geschäftliche Informationen, Preise, Kunden, Mitarbeiter und Subunternehmer. Nicht als Vertrauliche Informationen gelten Informationen, die (i) ohne Verschulden der empfangenden Partei allgemein bekannt sind oder werden, (ii) die empfangende Partei ohne Rückgriff auf Vertrauliche Informationen selbständig entwickelt hat, (iii) die empfangende Partei von einem Dritten ohne Beschränkungen erlangt hat oder (iv) die eine Partei durch schriftliche Erklärung von der Vertraulichkeit ausgenommen hat. Mandantendaten gelten stets als Vertrauliche Informationen.

Anlage Auftragsverarbeitungsvertrag

nach Art. 28 DSGVO

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) ist Anlage und integraler Bestandteil der vorstehenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Vertragsparteien sind Ostermann Systeme und der Kunde gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Die dortigen Begriffsbestimmungen gelten entsprechend sowie ergänzend die Begriffsbestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“). Im Sinne der DSGVO ist der Kunde Verantwortlicher und Ostermann Systeme Auftragsverarbeiter.

1. Allgemeine Bestimmungen und Vertragsgegenstand

1.1. Vertragsgegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag durch Ostermann Systeme (Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist der Kunde. Die Auftragsdetails sind Anhang 1 zu entnehmen.

1.2. Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum statt. Eine Übermittlung in Drittländer ist nur zulässig, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO gegeben sind und der Kunde zugestimmt hat. Soweit Drittlandübermittlungen stattfinden, ist der verwendete Transfermechanismus in Anhang 2 angegeben.

2. Vertragslaufzeit

2.1. Die Laufzeit dieses AVV richtet sich nach der Laufzeit des Vertrags, sofern sich aus diesem AVV keine darüber hinausgehenden Verpflichtungen ergeben.

2.2. Dieser AVV wird gemeinsam mit dem Vertrag durch Annahme des Angebots geschlossen und ist integraler Bestandteil des Vertrags. Eine gesonderte Unterzeichnung ist nicht erforderlich; auf Wunsch des Kunden wird der AVV zusätzlich gesondert unterzeichnet.

3. Weisungen des Kunden

3.1. Ostermann Systeme verarbeitet die vertragsgegenständlichen personenbezogenen Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden, auch in Bezug auf Übermittlungen in Drittländer, es sei denn, sie ist hierzu nach Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO). In diesem Fall teilt Ostermann Systeme dem Kunden diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.

3.2. Eine Verarbeitung der vertragsgegenständlichen personenbezogenen Daten zu eigenen Zwecken von Ostermann Systeme, insbesondere zum Training von KI-Modellen oder zur Weiterentwicklung der Dienste, findet nicht statt.

3.3. Der Kunde ist im Rahmen dieses AVV für die Einhaltung der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an Ostermann Systeme und der Datenverarbeitung, allein verantwortlich.

3.4. Ostermann Systeme informiert den Kunden unverzüglich, wenn sie der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen die DSGVO oder andere Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstößt (Art. 28 Abs. 3 S. 3 DSGVO). Ostermann Systeme ist berechtigt, die Durchführung der Weisung bis zu deren Bestätigung oder Änderung auszusetzen.

3.5. Weisungen werden zunächst durch diesen AVV und den Vertrag festgelegt und können vom Kunden in Textform geändert, ergänzt oder ersetzt werden („Einzelweisung“). Mündliche Weisungen sind in begründeten Einzelfällen zulässig und werden vom Kunden unverzüglich in Textform bestätigt. Einzelweisungen werden von Ostermann Systeme dokumentiert.

3.6. Für Weisungen, die über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen und nicht zur Vermeidung eines Datenschutzverstoßes im Verantwortungsbereich von Ostermann Systeme erforderlich sind, kann Ostermann Systeme eine angemessene Vergütung verlangen.

4. Kontrollbefugnisse des Kunden

4.1. Ostermann Systeme stellt dem Kunden alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen, einschließlich Inspektionen, durch den Kunden oder einen von ihm beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer. Die angemessenen Kosten von Kontrollmaßnahmen trägt der Kunde, soweit die Kontrolle keinen Verstoß von Ostermann Systeme ergeben hat.

4.2. Der Nachweis kann vorrangig durch geeignete Mittel erbracht werden, insbesondere durch genehmigte Verhaltensregeln (Art. 40 DSGVO), Zertifizierungen (Art. 42 DSGVO), aktuelle Testate oder Berichte (auch der eingesetzten Rechenzentrumsbetreiber) sowie die dokumentierten TOM (Anhang 3).

4.3. Vor-Ort-Prüfungen sind in der Regel 14 Tage vorher anzukündigen und zu üblichen Geschäftszeiten, ohne Störung des Betriebsablaufs, verhältnismäßig und unter Wahrung der Vertraulichkeit sowie des Schutzes der Daten anderer Kunden durchzuführen. Bei konkretem Verdacht auf eine Datenschutzverletzung kann eine kürzere oder keine Vorankündigung angemessen sein.

4.4. Der Kunde dokumentiert die Ergebnisse der Kontrollen in geeigneter Weise.

5. Allgemeine Pflichten von Ostermann Systeme

5.1. Ostermann Systeme gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (Art. 28 Abs. 3 lit. b, Art. 29, Art. 32 Abs. 4 DSGVO).

5.2. Diese Personen werden zusätzlich über die berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten gemäß §§ 203, 204 StGB i. V. m. § 62a StBerG belehrt und in Textform verpflichtet.

5.3. Die Vertraulichkeits- und Verschwiegenheitsverpflichtungen gelten über das Ende dieses AVV hinaus.

5.4. Ostermann Systeme benennt einen Ansprechpartner für den Datenschutz: Leon Alexander Ostermann (Geschäftsführer), datenschutz@ostermann-systeme.de.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

6.1. Ostermann Systeme setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus nach Art. 32 DSGVO um und hat diese in Anhang 3 dokumentiert. Führt eine besondere, im Vertrag nicht vorgesehene oder untersagte Verwendung der Dienste zu einem höheren Risiko, ist der Kunde für die Angemessenheit der Maßnahmen bezüglich des erhöhten Risikos verantwortlich.

6.2. Ostermann Systeme überprüft die Maßnahmen bei Bedarf oder anlassbezogen und passt sie an, sofern das vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.

7. Unterstützungspflichten von Ostermann Systeme

7.1. Ostermann Systeme unterstützt den Kunden gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO bei der Wahrung der Betroffenenrechte aus Art. 12 bis 22 DSGVO, insbesondere bei Auskunft, Löschung, Berichtigung und Einschränkung. Ostermann Systeme unterstützt den Kunden ferner gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. f DSGVO bei dessen Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO. Die Reichweite bestimmt sich nach der Art der Verarbeitung und den Ostermann Systeme verfügbaren Informationen.

7.2. Unterstützungsleistungen, die über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, kann Ostermann Systeme nach Maßgabe von Ziff. 3.6 gesondert in Rechnung stellen.

8. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

8.1. Ostermann Systeme ist zum Einsatz von Unterauftragsverarbeitern („Subunternehmer“) berechtigt. Die bei Vertragsschluss eingesetzten Subunternehmer ergeben sich aus Anhang 2; für diese gilt die Genehmigung mit Abschluss dieses Vertrags als erteilt. Der Kunde erteilt zugleich die allgemeine schriftliche Genehmigung im Sinne des Art. 28 Abs. 2 DSGVO, weitere Subunternehmer nach Maßgabe von Ziff. 8.2 hinzuzuziehen oder zu ersetzen.

8.2. Beabsichtigt Ostermann Systeme den Einsatz weiterer Subunternehmer, zeigt sie dies dem Kunden unter Angabe von Firma, Anschrift und Aufgabe spätestens vier Wochen vor deren Einsatz in Textform an. Der Kunde kann der Hinzuziehung innerhalb von zwei Wochen nach Zugang aus sachlichem Grund widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch, gilt die Hinzuziehung als genehmigt. Im Fall eines Widerspruchs darf der betroffene Subunternehmer für den Kunden nicht eingesetzt werden; ist Ostermann Systeme die Leistungserbringung ohne ihn nicht zumutbar, können beide Parteien den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen kündigen. Die Aktualisierung der Liste nach dieser Ziffer stellt keine Änderung dieses AVV dar.

8.3. Ostermann Systeme erlegt den Subunternehmern vertraglich im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auf, die in diesem AVV festgelegt sind, einschließlich hinreichender Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 28 Abs. 4 DSGVO), und verpflichtet sie, soweit sie Zugang zu Mandantendaten erhalten können, entsprechend § 62a Abs. 4 StBerG zur Verschwiegenheit. Nebenleistungen ohne Zugriffsmöglichkeit auf vertragsgegenständliche personenbezogene Daten (z. B. Telekommunikations-, Post- und Transportdienstleistungen) stellen keine Unterauftragsverhältnisse dar.

8.4. Die Beauftragung von Subunternehmern in Drittländern ist nur nach Maßgabe von Ziff. 1.2 zulässig.

9. Mitteilungspflichten von Ostermann Systeme

Ostermann Systeme meldet dem Kunden Verletzungen des Schutzes vertragsgegenständlicher personenbezogener Daten unverzüglich, möglichst innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis. Ostermann Systeme unterstützt den Kunden bei der Einhaltung der Pflichten nach Art. 33, 34 DSGVO, indem sie ihm die verfügbaren relevanten Informationen über den Vorfall zur Verfügung stellt.

10. Vertragsbeendigung, Löschung und Rückgabe der Daten

10.1. Nach Abschluss der vertragsgegenständlichen Verarbeitung löscht Ostermann Systeme alle vertragsgegenständlichen personenbezogenen Daten nach Wahl des Kunden oder gibt sie zurück, sofern nicht nach Unionsrecht oder mitgliedstaatlichem Recht eine Pflicht zur Speicherung besteht.

10.2. Trifft der Kunde nach Aufforderung, spätestens bis 30 Tage nach Beendigung dieses AVV, keine Wahl, gilt die Löschung als gewählt. Die Löschung wird auf Anfrage in Textform bestätigt.

11. Schlussbestimmungen

11.1. Änderungen dieses AVV und seiner Anhänge bedürfen der Textform, die eindeutig erkennen lässt, dass und welche Änderung erfolgen soll.

11.2. Ändern sich die DSGVO oder sonstige in Bezug genommene Regelungen, gelten die Verweise auch für die Nachfolgeregelungen.

11.3. Sollten einzelne Teile dieses AVV unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

11.4. Sämtliche Anhänge sind Vertragsbestandteil. Bei Widersprüchen zwischen diesem AVV und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen gehen die Regelungen dieses AVV in Bezug auf den Datenschutz vor.

11.5. Sind die Vertragsparteien Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen, ist Essen Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem AVV, sofern kein ausschließlicher Gerichtsstand begründet ist.

Anhang 1: Datenverarbeitung

Gegenstand der Verarbeitung: Bereitstellung und Betrieb der Fachskills nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (Pakete „Kanzlei-Skills Kompakt“ und „Kanzlei-Skills Plus“).

Zweck der Verarbeitung: Unterstützung der Steuerkanzlei bei Steuererklärungen, Bescheidprüfung, Rechnungswesen, Lohn und Abschluss durch KI-gestützte Entwürfe, Abstimmungen und Prüflisten.

Art der personenbezogenen Daten:

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO): In Steuer-, Bescheid- und Lohndaten können Religionszugehörigkeit (Kirchensteuer) und Gesundheitsdaten (z. B. Krankheitskosten, Grad der Behinderung) enthalten sein.

Kategorien betroffener Personen: Mandanten des Kunden und deren Angehörige, Beschäftigte, Vertragspartner, Mieter und sonstige in den Unterlagen genannte Personen; Beschäftigte des Kunden (Autorisierte Nutzer); ggf. der Kunde selbst, soweit er eine natürliche Person ist.

Art der Verarbeitung: Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern (Nutzer- und Nutzungsdaten; Mandantendaten nur flüchtig während der Ausführung einer Anfrage), Auslesen, Abfragen, Abgleichen, Verknüpfen, Verwenden, Offenlegen durch Übermittlung an das KI-Programm des Kunden, Einschränken, Löschen.

Dauer der Verarbeitung: entsprechend der Laufzeit des Vertrags sowie Ziff. 10 AVV.

Anhang 2: Subunternehmer

Zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses setzt Ostermann Systeme folgende Subunternehmer ein. Die jeweils aktuelle Liste ist abrufbar unter ostermann-systeme.de/subunternehmer und wird nach Ziff. 8.2 AVV aktualisiert.

Das KI-Programm des Kunden (z. B. Langdock) und die Schnittstelle zu seinen DATEV-Daten (z. B. Klardaten) sind keine Subunternehmer von Ostermann Systeme. Der Kunde schließt hierüber eigene Verträge, einschließlich eigener Auftragsverarbeitungsverträge.

Anhang 3: Technische und organisatorische Maßnahmen

Ostermann Systeme setzt folgende Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO um. Da Mandantendaten über die Serverumgebung nur durchgereicht und nicht dauerhaft gespeichert werden, liegt der Schwerpunkt auf Zugangsschutz, verschlüsselter Übertragung und Speicherbegrenzung.

1. Zutrittskontrolle

• Server ausschließlich in einem zertifizierten Rechenzentrum (z. B. ISO/IEC 27001) des Hosting-Anbieters; physische Zutrittskontrolle durch den Anbieter
• Büroräume in Essen-Kettwig und Düsseldorf verschlossen, Zutritt nur für Mitarbeiter
• Besucher nur in Begleitung von Mitarbeitern

2. Zugangskontrolle

• Zugang zur Serverumgebung nur über verschlüsselte Verbindungen mit individuellem Zugangstoken bzw. OAuth je Kanzlei
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für Hostinger, Google Workspace und n8n; Serverzugang ausschließlich per SSH-Schlüssel
• Anti-Viren-Software und automatische Bildschirmsperre auf Arbeitsgeräten
• Festplattenverschlüsselung auf Notebooks
• Passwortrichtlinie und Passwortmanager

3. Zugriffskontrolle

• Rollen- und Berechtigungskonzept, Administratorrechte nur für benannte Personen
• Zugriff von Mitarbeitern auf Mandantendaten nur, soweit für Support oder Fehleranalyse erforderlich, und protokolliert

4. Trennungskontrolle

• Logische Trennung der Daten je Kanzlei
• Trennung von Produktiv- und Testumgebung; Tests ohne echte Mandantendaten

5. Weitergabekontrolle

• Übertragung ausschließlich verschlüsselt (TLS 1.2 oder höher)
• Keine Übermittlung von Mandantendaten per Messenger oder unverschlüsselter E-Mail

6. Eingabekontrolle

• Protokollierung administrativer Änderungen an Fachskills und Konfiguration
• Keine Speicherung erfolgreicher Ausführungen in n8n; Fehlerprotokolle werden nach höchstens 7 Tagen automatisch gelöscht

7. Verschlüsselung

• Keine dauerhafte Speicherung von Mandantendaten in der Serverumgebung (Ziff. 2.8 AGB)
• Verschlüsselte Datenübertragung zwischen KI-Programm des Kunden und Serverumgebung

8. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Wöchentliche Backups der Konfiguration der Serverumgebung, ohne Mandantendaten
• Firewall und Schutz vor Lastangriffen beim Hosting-Anbieter
• Regelmäßiges Einspielen von Sicherheitsupdates auf Servern und Arbeitsgeräten
• Monitoring der Serverumgebung mit Alarmierung

9. Wiederherstellbarkeit

• Dokumentiertes Verfahren zur Wiederherstellung der Serverumgebung

10. Datenschutz-Management

• Benannter Datenschutzansprechpartner (Geschäftsführer, datenschutz@ostermann-systeme.de)
• Schulung der Mitarbeiter zu Datenschutz und § 203 StGB
• Schriftliche Verpflichtung aller Mitarbeiter auf Vertraulichkeit und § 203 StGB
• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten als Auftragsverarbeiter

11. Incident-Response-Management

• Dokumentation von Sicherheitsvorfällen
• Festgelegter Meldeweg an Kunden nach Ziff. 9 AVV