Anlage V mit KI vorbereiten: Objektunterlagen statt Sucharbeit

Bei Vermietungsmandaten ist der größte Engpass oft die verstreute Grundlage: Mietübersichten, Hausgeldabrechnungen, Bankunterlagen und Reparaturrechnungen kommen in verschiedenen Formaten an. KI kann daraus eine objektbezogene Arbeitsmappe vorbereiten. Der Nutzen liegt im geordneten Zugang zu Angaben und Belegen. Ob und wie ein Betrag steuerlich zu berücksichtigen ist, beurteilt weiterhin die Kanzlei.

Zuerst muss feststehen, zu welchem Objekt etwas gehört

Eine Sammlung aller Rechnungen des Mandanten ist noch keine Grundlage für die Anlage V. Jeder Eingang braucht einen Bezug zu Objekt, Einheit, Zeitraum und Dokumentart. Ein Mandant mit mehreren Wohnungen kann dieselbe Hausverwaltung, dieselbe Bank und denselben Handwerksbetrieb nutzen. Allein aus dem Absender ergibt sich deshalb keine verlässliche Zuordnung.

Die ELSTER-Hilfe zur Einkommensteuererklärung 2025 erläutert die unterschiedlichen Anlagen und objektbezogenen Angaben. Daraus folgt für die Vorbereitung: Die Datenstruktur sollte die fachlich benötigten Unterscheidungen erhalten, statt alle Vermietungsunterlagen in einem einzigen Text zusammenzufassen. Welche Erklärung für den konkreten Fall erforderlich ist, entscheidet die bearbeitende Fachkraft.

Was eine vorbereitete Objektmappe enthalten sollte

Die Spalten dürfen nicht suggerieren, dass jeder erfasste Betrag bereits abzugsfähig wäre. Sinnvoll sind neutrale Felder wie Rechnungsbetrag, Zahlungsdatum, Leistungsbeschreibung und vorgeschlagene Zuordnung. Eine fachlich freigegebene Einordnung wird getrennt dokumentiert. So kann das Team die Vorarbeit nutzen, ohne technische Erkennung und steuerliche Entscheidung zu vermischen.

Vom Unterlageneingang zur gezielten Rückfrage

Im ersten Schritt werden Dateien einem Objektverzeichnis gegenübergestellt. Eindeutige Bezüge können vorgeschlagen werden; unbekannte Adressen und abweichende Einheiten werden markiert. Danach folgt die Erfassung der benötigten Angaben. Jedes Feld erhält einen Belegverweis. Wenn eine Information nicht vorhanden ist, bleibt das Feld offen, statt aus ähnlichen Dokumenten ergänzt zu werden.

Anschließend prüft der Ablauf die Vollständigkeit anhand einer von der Kanzlei festgelegten Checkliste. Ein Vorjahresdokument kann einen Hinweis liefern, welche Unterlage dieses Jahr relevant sein könnte. Es beweist jedoch weder, dass dieselben Verhältnisse fortbestehen, noch dass ein Aufwand erneut angefallen ist. Die daraus entstehenden Rückfragen werden gesammelt und vor Versand geprüft.

Beispiel: eine Rechnung mit unklarer Objektzuordnung

Illustratives Beispiel: Eine Rechnung nennt nur den Namen des Eigentümers, während im Mandat zwei vermietete Objekte geführt werden. Die KI erkennt Betrag, Rechnungsdatum und Leistungsbeschreibung. Weil die Objektadresse fehlt, ordnet sie die Rechnung nicht endgültig zu. In der Klärliste steht die konkrete Frage nach dem betroffenen Objekt und gegebenenfalls der Einheit.

Nach der Antwort wird die Information mit dem ursprünglichen Beleg verbunden. Die Fachkraft sieht damit nicht nur einen Betrag, sondern auch den geklärten Zusammenhang. Sie beurteilt anschließend die steuerliche Behandlung. Der Ablauf spart Suchschritte, ohne eine ungeklärte Annahme in die Erklärung zu übernehmen.

Wo die fachliche Prüfung unverzichtbar bleibt

Die Einordnung von Vermietungseinkünften richtet sich unter anderem nach § 21 EStG. Sonderkonstellationen wie gemischte Nutzung oder die Vermietung an Angehörige brauchen eine sachverhaltsbezogene Beurteilung. Auch Fragen zu Anschaffung, Erhaltung, Finanzierung und zeitlicher Zuordnung lassen sich nicht allein aus einem Rechnungstitel ableiten.

Deshalb sollte die Technik diese Sachverhalte kenntlich machen und die entscheidenden Unterlagen zusammenführen. Eine überzeugend formulierte KI-Zusammenfassung ist kein Ersatz für den vollständigen Vertrag oder die Abrechnung. Vertrauliche Unterlagen gehören ausschließlich in eine für den Kanzleieinsatz geprüfte Verarbeitung mit geklärten Zugriffsrechten.

Eine klare Kennzeichnung ungeprüfter Beträge erleichtert dabei die Zusammenarbeit zwischen vorbereitender Person und fachlich verantwortlichem Bearbeiter.

Ein sinnvoller erster Test bleibt überschaubar

Wählen Sie ein anonymisiertes oder entsprechend freigegebenes Beispiel mit einem klar abgegrenzten Objekt. Legen Sie gemeinsam fest, welche Angaben am Ende vorliegen sollen. Prüfen Sie dann Vollständigkeit, korrekte Quellenbezüge und die Qualität der offenen Fragen. Beziehen Sie bewusst einen fehlenden Beleg und eine widersprüchliche Angabe ein.

Eine gute Testausgabe enthält keine ungeprüften Steuerbeträge, sondern eine nachvollziehbare Objektmappe und eine kurze Klärliste. Wenn gerade das Nachfordern und Zuordnen von Antworten viel Arbeit bindet, lässt sich die Vorbereitung mit strukturierten Mandantenrückfragen verbinden. Den Umfang und die geeigneten Datenwege legen wir dabei für Ihre Kanzlei fest.