Fehlendes wird konkret.
Vorhandene Unterlagen werden mit Ihrer Checkliste oder bestätigten offenen Punkten verglichen. Zeitraum und Vorgang bleiben zugeordnet.
FÜR STEUERKANZLEIEN · UNTERLAGEN & RÜCKFRAGEN
Mandantenrückfragen
automatisieren.
Offene Punkte im Griff.
Fehlende Unterlagen gezielt anfordern, Antworten zuordnen und den Bearbeitungsstand nachhalten. Wir verbinden diese Schritte, damit Ihr Team weniger einzeln nachfassen muss.
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Mit Leon Ostermann · Kostenlos & unverbindlich
BEISPIEL · VORBEREITET FÜR IHR TEAM
Ein Vorgang.
Ein nachvollziehbarer Stand.
Darlehenssaldo zum StichtagEingegangen
InventurlisteEingegangen
Noch fehlender VertragRückfrage offen
DER ENGPASS IM ALLTAG
Was fehlt, steht selten an einem Ort.
Eine Notiz in der Akte, eine Mail im Postfach, ein Beleg im Portal. Wenn Eingänge und Rückfragen nicht zusammenlaufen, beginnt die Suche vor jedem Nachfassen erneut.
01
Die gleiche Frage neu schreiben
Wiederkehrende Beleganforderungen werden immer wieder aus Notizen und Vorlagen zusammengesetzt.
02
Bereits Erledigtes erneut anfragen
Eine Antwort ist eingegangen, während die Erinnerung noch auf einem älteren Stand beruht.
03
Unklare Übergaben im Team
Es fehlt der Überblick, welcher Punkt offen ist, wer ihn bearbeitet und wann nachgefasst werden soll.
SO GREIFEN DIE SCHRITTE INEINANDER
Von der offenen Frage zum zugeordneten Eingang.
Den Anfang machen Ihre Checklisten und die Unterlagen, die in einem vereinbarten Datenbereich tatsächlich verfügbar sind.
Eine verständliche Anforderung.
Aus den offenen Punkten entsteht ein Nachrichtenvorschlag: welches Dokument, für welchen Zeitraum und über welchen vereinbarten Rückkanal.
Erinnerungen folgen dem aktuellen Stand.
Nach Freigabe werden die vereinbarten Erinnerungen ausgelöst. Neue Eingänge, Pausen und bereits geklärte Punkte werden berücksichtigt.
Ihr Team übernimmt die offenen Entscheidungen.
Antworten und Dokumente werden dem Vorgang zugeordnet. Unklare Eingänge landen mit Kontext bei der zuständigen Person.
ILLUSTRATIVES BEISPIEL · KEINE KUNDENDATEN
Drei angefragte Unterlagen. Nur ein Punkt bleibt offen.
Für die Jahresabschluss-Vorbereitung wurden drei Dokumente angefragt. Zwei treffen ein. Die nächste Erinnerung bezieht sich auf den verbleibenden Punkt.
- Freigegebene Abschlusscheckliste
- Zugeordnete Dokumenteingänge
- Vorlage für die Unterlagenanforderung
Gezeigter Zielablauf. Automatische Zuordnung und Erinnerungen setzen abgestimmte Regeln und einen prüfbaren Eingangsstatus voraus.
Vorgang · vorbereitete Arbeitsgrundlage
Darlehenssaldo zum StichtagEingegangen
InventurlisteEingegangen
Noch fehlender VertragRückfrage offen
- Aktualisierte Liste offener Unterlagen
- Erinnerung zum verbleibenden Punkt
- Zuständigkeit und Wiedervorlage sichtbar
Die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihnen.Ihre Kanzlei beurteilt, ob eingegangene Unterlagen inhaltlich ausreichen. Ein Upload allein schließt den Punkt nicht fachlich ab.
DAS ERGEBNIS DES ABLAUFS
Eine Rückfrage mit allem, was dazugehört.
01
Konkrete Unterlagenanforderung
Dokument, Zeitraum und nächster Schritt sind für den Mandanten verständlich beschrieben.
02
Aktueller Bearbeitungsstand
Offen, angefragt, eingegangen und fachlich geklärt werden voneinander unterschieden.
03
Nachvollziehbare Übergabe
Zuständige Person, Antwort und Dokumentbezug stehen für die nächste Bearbeitung bereit.
VORHANDENES SINNVOLL VERBINDEN
Ihr Mandantenportal ist der Ausgangspunkt.
Vorhandene Kanzleilösungen bieten bereits Dokumentenaustausch, Aufgaben und Kommunikation. Wir prüfen diese Funktionen zuerst. Ergänzt werden die Schritte, bei denen Checkliste, Eingang und Bearbeitungsstand heute noch auseinanderlaufen.
Eine Anbindung wird für Ihre konkreten Systeme geprüft. Wenn kein verlässlicher Status verfügbar ist, vereinbaren wir einen kontrollierten Übergang statt unbegründeter automatischer Erinnerungen.
Drei Grundlagen für einen verlässlichen Ablauf.
Klare Vollständigkeitsregeln
Wir brauchen eine abgestimmte Checkliste oder bestätigte offene Punkte. Das System soll keine unbelegten Anforderungen erfinden.
Vereinbarte Kommunikationswege
Portal, Postfach, Vorlagen, Empfänger und Zugriffsrechte werden passend zu Ihrer Kanzlei festgelegt.
Regeln fürs Nachfassen
Wann wird erinnert, wann pausiert und wann übernimmt ein Mensch? Genau diese Ausnahmen gehören zum Ablauf.
VOR DEM ERSTEN GESPRÄCH
Die Fragen
zum konkreten Ablauf.
Was die Automatisierung vorbereitet, was sie voraussetzt und wo Ihr Team verantwortlich bleibt.
Woran erkennt das System, welche Unterlagen fehlen?
An Ihren freigegebenen Checklisten, bestätigten offenen Punkten und den zugänglichen Dokumenteingängen. Der Vergleich gilt nur für diesen vereinbarten Umfang. Ob weitere Unterlagen steuerlich notwendig sind, entscheidet Ihre Kanzlei.
Werden Nachrichten ohne Prüfung an Mandanten geschickt?
Zum Start arbeiten wir mit Entwürfen und Freigaben. Für wiederkehrende organisatorische Erinnerungen können Sie anschließend klare Versandregeln festlegen. Fachliche Aussagen, unklare Empfänger und Sonderfälle bleiben bei Ihrem Team.
Brauchen unsere Mandanten ein weiteres Portal?
Nicht automatisch. Zuerst prüfen wir Ihre vorhandenen Kommunikationswege und deren Möglichkeiten. Ob ein bestehendes Portal, ein abgestimmter Postfachprozess oder eine andere Lösung sinnvoll ist, entscheiden wir anhand Ihres tatsächlichen Ablaufs.
Was passiert, wenn ein Beleg bereits eingegangen ist?
Der neue Eingang wird dem Vorgang zugeordnet und der Status aktualisiert. Vor einer Erinnerung wird der vereinbarte Eingangsstand geprüft. Ist die Zuordnung unklar, geht der Punkt zur Klärung an Ihr Team, statt den Mandanten blind erneut anzuschreiben.
Für welche Kanzleiprozesse eignet sich das?
Zum Beispiel für wiederkehrende FiBu-Unterlagen, Jahresabschluss-Nachweise oder Unterlagen zur Einkommensteuer. Wir starten mit einem klaren Prozess und einer überschaubaren Gruppe von Vorgängen. Unterschiedliche Checklisten werden getrennt eingerichtet.
Kann das System inhaltliche Mandantenfragen beantworten?
Diese Seite beschreibt Unterlagenanforderungen und organisatorische Rückfragen. Eine steuerliche Antwort erfordert die fachliche Beurteilung Ihrer Kanzlei. Falls Antwortentwürfe Teil des Projekts werden, legen wir Quellen, Grenzen und Freigaben dafür gesondert fest.
EIN ABLAUF IST EIN GUTER ANFANG
Welche Unterlagen fragt Ihr Team jeden Monat wieder an?
Wir besprechen einen typischen Vorgang und prüfen, wie Anforderung, Eingang und Freigabe besser zusammenlaufen. Kostenlos und unverbindlich. Nach Ihrer Anfrage rufen wir Sie zurück.
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