KI-Wissensmanagement in der Kanzlei: Antworten mit auffindbaren Quellen

„Wo steht unsere aktuelle Regel dazu?“ Diese Frage unterbricht erfahrene Mitarbeiter immer wieder. Arbeitsanweisungen liegen im Handbuch, Vorlagen in Ordnern und Ergänzungen in Nachrichten. Eine interne KI-Suche kann den Zugang erleichtern. Sie sollte jedoch eine Antwort mit zugänglicher Quelle liefern und offen sagen, wenn keine belastbare Grundlage gefunden wurde. Ein plausibler Text allein ist noch kein Kanzleiwissen.

Ein kleiner freigegebener Bestand ist der bessere Anfang

Starten Sie mit einem klaren Themenbereich, etwa organisatorischen Arbeitsanweisungen für neue Mitarbeiter. Jede Quelle benötigt einen Verantwortlichen, einen gültigen Stand und einen geregelten Ablageort. Doppelte oder widersprüchliche Anweisungen werden vorab geklärt. Eine technische Suche kann ungepflegte Inhalte schneller finden, aber deren Verbindlichkeit nicht selbst bestimmen.

Für die erste Version müssen nicht sämtliche Mandatsakten erschlossen werden. Ein abgegrenztes internes Handbuch ermöglicht es, Antwortqualität und Pflegeaufwand zu prüfen. Vertrauliche Einzelfälle und personenbezogene Inhalte benötigen eine gesonderte Betrachtung. Die Wissenssuche soll nur auf Inhalte zugreifen können, die für den jeweiligen Nutzer freigegeben sind.

Wie die Antwort an einer Quelle bleibt

Ein möglicher Aufbau sucht zunächst passende Abschnitte in den zugelassenen Dokumenten. Erst danach formuliert das Sprachmodell eine Antwort auf Grundlage dieser Fundstellen. Diese Verbindung von Suche und Texterzeugung wird häufig als RAG bezeichnet. Sie erleichtert den Quellenbezug, beseitigt aber nicht automatisch falsche Schlussfolgerungen oder unvollständige Antworten.

Das BSI behandelt Qualitäts- und Sicherheitsrisiken generativer KI. Für eine interne Wissenslösung empfehlen wir daher: Die Antwort enthält Dokumenttitel und Fundstelle, ihre Quelle lässt sich öffnen, und unbelegte Ergänzungen werden nicht als Kanzleiregel ausgegeben. Wenn die gesuchte Information fehlt, wird eine zuständige Person oder ein Klärweg genannt.

Vorhandene Werkzeuge vor einem Neubau prüfen

Ein zusätzlicher Assistent ist nur sinnvoll, wenn er eine konkrete Lücke schließt. Der DATEV Copilot wird beispielsweise für kanzleirelevante Aufgaben und den Zugriff auf Informationen in unterstützten DATEV-Anwendungen beschrieben. Welche Funktion für Ihre Lizenzen, Dokumente und Arbeitsweise nutzbar ist, muss konkret geprüft werden.

Die Entscheidung sollte deshalb von Ihren Fragen ausgehen: Sucht das Team überwiegend in internen Anweisungen, in Fachinformationen oder in mandatsbezogenen Dokumenten? Diese Bestände haben unterschiedliche Rechte und Aktualitätsanforderungen. Ein allgemeiner Chat ohne festgelegten Quellenumfang beantwortet diese organisatorische Frage nicht.

Beispiel: eine überholte Arbeitsanweisung

Illustratives Beispiel: Ein neuer Mitarbeiter fragt, wie ein Dokument zur Freigabe weitergegeben wird. Im Archiv liegen eine alte Anleitung und eine inzwischen gültige Fassung. Die Wissenssuche soll die freigegebene aktuelle Anleitung nennen und direkt auf den passenden Abschnitt verweisen. Die ältere Fassung darf nicht gleichrangig in die Antwort gemischt werden.

Enthält auch die aktuelle Anleitung keine Regel für eine bestimmte Ausnahme, lautet das Ergebnis nicht eine erfundene Ergänzung. Stattdessen wird die Lücke kenntlich gemacht und die verantwortliche Person eingebunden. Deren Klärung kann anschließend in die reguläre Dokumentpflege einfließen. Die Wissensbasis verbessert sich damit über einen nachvollziehbaren redaktionellen Prozess.

Berechtigungen müssen bis zur Antwort reichen

Es genügt nicht, dass ein Nutzer ein Originaldokument nicht öffnen kann, wenn dessen Inhalt trotzdem in einer KI-Antwort erscheint. Die Rechte müssen schon bei der Suche und Auswahl der Fundstellen berücksichtigt werden. Auch Protokolle und gespeicherte Unterhaltungen können vertrauliche Informationen enthalten und gehören in das Berechtigungskonzept.

Die BStBK-FAQ zur KI in der Steuerberatung behandeln unter anderem Regeln für den Tool-Einsatz und Verantwortlichkeiten. Für den Betrieb der Wissenssuche sollten deshalb Inhaltspflege und technische Betreuung klar zugeordnet sein. Wenn eine Anleitung ersetzt oder zurückgezogen wird, muss diese Änderung auch im durchsuchbaren Bestand ankommen.

Die richtigen Testfragen enthalten auch unbeantwortbare Fälle

• Eine klare Frage, die durch genau eine aktuelle Anweisung beantwortet wird.
• Eine Frage mit zwei ähnlich benannten, aber unterschiedlichen Prozessen.
• Ein Fall mit einer veralteten und einer aktuellen Dokumentfassung.
• Eine Frage, deren Antwort im freigegebenen Bestand fehlt.
• Ein Inhalt, auf den der testende Nutzer keinen Zugriff haben darf.

Prüfen Sie nicht nur, ob die Antwort freundlich klingt. Entscheidend sind korrekte Quellen, nachvollziehbare Grenzen und eingehaltene Rechte. Die Suche muss sich auch bei neuen Dokumentständen kontrolliert verhalten. Halten Sie typische Fragen und erwartete Fundstellen als wiederverwendbaren Testbestand fest.

Ein guter Einstieg ist ein überschaubarer Satz häufig genutzter interner Anweisungen mit eindeutigem Pflegeverantwortlichen. Messen Sie anschließend Suchzeit und notwendige Rückfragen. Als Bestandteil unserer Automatisierung für Steuerkanzleien kann eine solche Suche die tägliche Orientierung unterstützen. Das fachliche Urteil und die Freigabe neuer Kanzleiregeln bleiben bei Ihrem Team.