Verträge für die Abschlussprüfung auswerten: Fundstellen statt Vermutungen

Bei Verträgen ist das Lesen nicht die einzige zeitintensive Aufgabe. Oft muss das Team zuerst feststellen, welche Fassung gilt, ob Anlagen fehlen und welcher Nachtrag eine frühere Regelung verändert. Eine KI kann Vertragsunterlagen nach konkreten Angaben durchsuchen und die passenden Stellen vorbereiten. Für die Abschlussprüfung wird das erst nützlich, wenn Original, Vertragszusammenhang und offene Fragen zusammenbleiben. Eine flüssige Zusammenfassung allein reicht dafür nicht.

Vor der Auswertung den Dokumentumfang klären

Beginnen Sie mit einer abgegrenzten Gruppe, etwa Mietverträgen oder Darlehensvereinbarungen. Erfassen Sie Vertragspartner, Vertragskennung und den Bezug zur geprüften Gesellschaft. Zu einem Vertrag gehören möglicherweise Anlagen, Ergänzungen, Kündigungen oder separate Sicherheitenvereinbarungen. Ein System sollte auf erkennbare Verweise aufmerksam machen, ohne die Vollständigkeit ungeprüft zu behaupten.

Für benötigte Aufklärungen und Nachweise ist § 320 HGB ein rechtlicher Ausgangspunkt. Die technische Verarbeitung sollte festhalten, welche Unterlagen tatsächlich vorlagen. Wenn ein Nachtrag auf eine nicht gelieferte Anlage verweist, entsteht eine Rückfrage. Die Lücke darf nicht durch einen aus ähnlichen Verträgen abgeleiteten Text geschlossen werden.

Welche Angaben sich sinnvoll vorbereiten lassen

Das Prüfungsteam definiert die Felder entsprechend seinem Zweck. Bei einem Mietvertrag können Beginn, Grundlaufzeit, Verlängerung, Zahlungsverpflichtung und besondere Bedingungen relevant sein. Bei einem Darlehen interessieren andere Angaben. Eine allgemeine Liste mit möglichst vielen Feldern führt häufig zu mehr Nacharbeit als eine gezielte Auswahl.

Die Darstellung darf erkannte Vertragsinhalte nicht mit einer Bilanzierungsentscheidung vermischen. § 285 HGB enthält unter anderem Anforderungen zu bestimmten finanziellen Verpflichtungen und Sicherheiten. Welche Angabe im konkreten Abschluss erforderlich ist, hängt von den anwendbaren Vorschriften und dem Sachverhalt ab; diese Würdigung bleibt fachliche Arbeit.

Beispiel: die Laufzeit steht nicht nur im Hauptvertrag

In einem beispielhaften Fall endet ein ursprünglicher Mietvertrag zum Jahresende. Ein späterer Nachtrag verändert die Verlängerungsregel und enthält eine zusätzliche Zahlungspflicht. Eine Auswertung nur des Hauptdokuments würde ein unvollständiges Bild liefern. Der Workflow ordnet beide Dateien derselben Vertragskennung zu und zeigt die möglicherweise geänderten Felder nebeneinander.

Die Prüferin öffnet die Fundstellen und klärt, welche Vereinbarung für den untersuchten Stichtag gilt. Anschließend ergänzt sie die fachliche Einschätzung und gegebenenfalls weitere Nachweise. Die automatische Auswertung bleibt als Vorschlag erkennbar. Das Beispiel beschreibt eine sinnvolle Unterstützung, kein tatsächlich erzieltes Mandantenergebnis.

Bedingungen und Verneinungen gezielt prüfen

Die größte Gefahr ist häufig eine zu einfache Aussage. Aus „verlängert sich, sofern nicht gekündigt“ darf kein unbedingtes Enddatum werden. Aus einer möglichen Zahlung wird nicht automatisch eine bestehende Verpflichtung. Lassen Sie deshalb neben dem erkannten Feld immer ausreichend Kontext anzeigen, einschließlich Ausnahmen und Verweisen.

Bei Zahlen empfiehlt sich ein zusätzlicher technischer Vergleich mit dem Original. Tausendertrennzeichen, Prozentangaben und Beträge pro Monat oder Jahr können die Bedeutung verändern. Unlesbare Scans werden nachgefordert oder manuell bearbeitet. Ein leerer Wert bedeutet „nicht zuverlässig erkannt“, nicht „wirtschaftlich nicht vorhanden“.

Bei fremdsprachigen Dokumenten ist eine Übersetzung nur eine weitere Arbeitshilfe. Das Original bleibt maßgebliche Grundlage der Sichtung, und kritische Begriffe brauchen gegebenenfalls fachkundige Klärung. Eine maschinelle Übersetzung sollte nicht unbemerkt zur neuen Vertragsfassung werden. Hilfreich ist eine Kennzeichnung, welche Sprache verarbeitet wurde und welche Stellen die Bearbeiterin am Original kontrolliert hat. Für unklare Klauseln braucht es einen definierten Weg zur zuständigen fachlichen Stelle.

Freigabe und Vertraulichkeit im Alltag

Vertragsunterlagen können sensible Preise, personenbezogene Angaben oder strategische Vorhaben enthalten. Zugriffe sollten zum Auftrag passen; eine Suche über alle Mandate hinweg ist kein notwendiger Standard. § 43 WPO verlangt unter anderem Verschwiegenheit und eigenverantwortliche Berufsausübung. Die Auswahl externer Verarbeitung und die organisatorischen Schutzmaßnahmen sind vor dem Einsatz zu klären.

Eine Freigabe sollte zudem auf die tatsächlich geprüfte Fassung verweisen. Wird später ein Nachtrag ergänzt, entsteht ein neuer Bearbeitungsstand. Die vorherige Einschätzung bleibt nachvollziehbar, wird aber nicht still auf neue Inhalte übertragen. So lässt sich beim Review erkennen, was sich geändert hat und welche Bewertung noch aussteht.

Ein kleiner Pilot mit echten Grenzfällen

Wählen Sie geeignete Testverträge mit unterschiedlichen Layouts, mindestens einem Nachtrag und einem unvollständigen Dokumentpaket. Definieren Sie vorher, welche Angaben korrekt vorbereitet werden sollen. Zählen Sie nicht nur richtig erkannte Felder, sondern auch übersehene Bedingungen, falsch verknüpfte Fassungen und notwendige manuelle Korrekturen.

Wenn Fundstellen zuverlässig erreichbar sind und offene Fragen früher sichtbar werden, kann die Vorbereitung das Team entlasten. Der nächste Schritt ist die Einbindung in Ihre vorhandene Prüfungsakte. Unsere Automatisierung für Wirtschaftsprüfer konzentriert sich auf solche nachvollziehbaren Übergaben.