Journal Entry Testing: auffällige Buchungen nachvollziehbar vorbereiten

Eine Liste auffälliger Buchungen ist schnell erzeugt. Schwierig wird es bei den nächsten Fragen: Sind alle relevanten Buchungen enthalten? Warum wurde dieser Eintrag ausgewählt? Welche Erklärung und welcher Nachweis liegen dazu vor? Wer Journal Entry Testing automatisiert vorbereiten möchte, sollte diese Fragen vor dem ersten Filter beantworten. Die Technik soll eine nachvollziehbare Bearbeitung ermöglichen; sie stellt weder Betrug fest noch erteilt sie ein Prüfungsurteil.

Zuerst die Grundgesamtheit verstehen

Ein Journalexport kann Hauptbuch, Nebenbücher oder nur bestimmte Buchungskreise enthalten. Er kann Stornos gesondert ausweisen oder mit der Ursprungsbuchung verrechnen. Ebenso wichtig ist die Unterscheidung zwischen Erfassungsdatum, Belegdatum und Buchungsperiode. Ohne diese Kenntnis erzeugt selbst eine korrekt programmierte Auswahl irreführende Treffer.

Halten Sie deshalb Lieferumfang und Datenfelder schriftlich fest. Stimmen Sie Mengen und Beträge anhand geeigneter Kontrollen mit dem Ausgangssystem ab. Fehlen Benutzerkennungen oder Zeitangaben, darf der Ablauf dazu keine Aussagen erfinden. § 317 HGB beschreibt den Prüfungsgegenstand einschließlich der Buchführung. Welche Daten und Prüfungshandlungen im einzelnen Auftrag erforderlich sind, legt das verantwortliche Team fest.

Auswahlregeln mit fachlichem Zweck verbinden

Eine Regel sollte immer erklären, welche Frage sie vorbereitet. Buchungen an einem Wochenende können interessant sein, wenn im Unternehmen normalerweise nur werktags erfasst wird. Bei einem automatisierten Tagesabschluss ist dasselbe Muster womöglich üblich. Eine runde Summe oder ein seltenes Konto begründet für sich allein keinen Fehlerverdacht.

• Dokumentieren Sie jede Regel mit Zweck, betroffenen Feldern und Version.
• Trennen Sie feste Filter von sprachlichen Vorschlägen einer KI.
• Zeigen Sie bei jedem Treffer den konkreten Auslöser an.
• Führen Sie Mehrfachtreffer zusammen, ohne ihre einzelnen Auswahlgründe zu verlieren.
• Überlassen Sie Änderungen an Schwellenwerten und Umfang einer freigegebenen Zuständigkeit.

So bleibt verständlich, ob eine Buchung wegen ihres Zeitpunkts, ihrer Kontenkombination oder eines Beschreibungstexts ausgewählt wurde. Eine undurchsichtige Zahl namens „Risikoscore“ hilft dem Team wenig, wenn sich daraus keine prüfbare Frage ableiten lässt.

Beispiel: ungewöhnliche Buchungszeit, üblicher Hintergrund

Angenommen, eine Auswertung findet zahlreiche Buchungen am letzten Sonntag des Geschäftsjahrs. Im illustrativen Beispiel stammen sie aus einem zentralen Importlauf. Die Software verbindet Einträge anhand vorhandener Laufkennungen, zeigt die verwendeten Regeln und bereitet eine gemeinsame Rückfrage vor. Damit muss die gleiche organisatorische Erklärung nicht für jede einzelne Zeile neu angefordert werden.

Das Prüfungsteam bewertet anschließend den Importlauf, die Buchungsinhalte und die geeigneten Nachweise. Es kann zusätzliche Einträge auswählen oder die Untersuchung erweitern. Die Information „automatisierter Lauf“ setzt keinen Treffer automatisch auf unbedenklich. Gerade die Trennung zwischen technischer Gruppierung und fachlicher Würdigung macht den Ablauf brauchbar.

Treffer brauchen einen verlässlichen Bearbeitungsweg

Jeder ausgewählte Vorgang erhält eine verantwortliche Person, einen Status und einen Bezug zum Originaldatensatz. Erklärungen des Unternehmens werden mit Eingang und Quelle abgelegt. Offene Nachweise bleiben erkennbar, auch wenn bereits eine plausible Antwort vorliegt. Die Software kann fehlende Unterlagen oder widersprüchliche Angaben markieren und die nächste Aufgabe vorbereiten.

Für den Review sollten Auswahlgrund, eingesehene Unterlagen, Bearbeitung und Schlussfolgerung zusammenstehen. Die IAASB-Veröffentlichung zur Dokumentation beim Einsatz automatisierter Werkzeuge erläutert den Zusammenhang zwischen Technik und Prüfungsdokumentation. Sie ist unterstützend und ändert die Standards nicht. Ein gespeicherter Screenshot der Trefferliste allein beschreibt noch nicht die Arbeit des Prüfers.

Bewahren Sie auch die verwendete Filterversion auf. Wird eine Auswahl später wiederholt, muss erkennbar sein, ob sich die Daten oder die Regeln geändert haben. Bei Zeitangaben sind Zeitzone und technische Speicherung zu klären: Ein nächtlicher Eintrag kann aus einer anderen Systemzeit resultieren. Solche Feststellungen werden am Datenmodell dokumentiert, damit sie nicht bei jeder Untersuchung neu erklärt werden müssen.

Alle Datensätze analysiert heißt nicht alles geprüft

Die Berechnung eines Filters über sämtliche verfügbaren Buchungen sagt nur, dass dieser Filter angewendet wurde. Sie belegt nicht, dass alle denkbaren Fehler oder Risiken erkannt wurden. Die IAASB-Hinweise zu übermäßigem Technikvertrauen sind hierfür eine nützliche Orientierung. Die Auswahl muss zur Prüfungsstrategie und zur Datenqualität passen; bekannte Grenzen gehören sichtbar in die Auswertung.

Planen Sie außerdem den Umgang mit neuen Lieferungen. Nachbuchungen sollen die bereits untersuchte Version nicht ersetzen. Ein Differenzlauf kann zusätzliche Einträge und geänderte Felder zeigen. Ob daraus weitere Prüfungshandlungen folgen, entscheidet das Team. Derselbe Grundsatz gilt bei einem Modellwechsel: Frühere Auswahlresultate müssen nachvollziehbar bleiben.

Was im Pilot tatsächlich gemessen werden sollte

Starten Sie mit einem abgegrenzten Datenbestand und bereits manuell bearbeiteten Fällen. Vergleichen Sie Auswahlgründe, zusammengeführte Treffer, fehlende Felder und den Aufwand bis zu einer fachlich nachvollziehbaren Bearbeitung. Dokumentieren Sie auch übersehene Testfälle und unnötige Rückfragen. Eine hohe Trefferzahl ist kein Erfolgsmaß.

Der mögliche Nutzen liegt in weniger Sortierarbeit und einem besseren Überblick über offene Untersuchungen. Wie solche Vorarbeiten in Ihre Umgebung passen, zeigt unsere Seite zur Automatisierung für Wirtschaftsprüfer. Die Entscheidung über Auswahl, Nachweise und Schlussfolgerungen bleibt dabei im Prüfungsteam.