Prüfungsdokumentation: offene Review-Punkte gezielt nachverfolgen

Ein Review-Hinweis steht im Arbeitspapier, die Antwort kommt per E-Mail und der neue Nachweis liegt im Datenraum. Wenn diese Teile nicht zusammenfinden, beginnt die nächste Sichtung erneut mit Suchen. Eine Automatisierung kann offene Review-Punkte, Bearbeiter und Unterlagen verbinden. Das Ziel ist keine automatisch „prüfungsfertige“ Akte, sondern ein verständlicher Verlauf vom Hinweis bis zur fachlich bestätigten Erledigung.

Den Review-Punkt als eigene Arbeitseinheit behandeln

Jeder Hinweis erhält eine Kennung und einen Bezug zur betroffenen Dokumentfassung. Dazu kommen Fragestellung, zuständige Person und Bearbeitungsstand. Ein Kommentar wie „bitte ergänzen“ hilft einer Vertretung wenig. Eine konkrete Frage wie „Welche Unterlage trägt diese Annahme?“ macht dagegen deutlich, was noch fehlt.

Der Ablauf sollte Antwort und neue Unterlagen direkt am Hinweis sammeln. Eine Software kann an unbearbeitete Punkte erinnern und auf fehlende Verknüpfungen aufmerksam machen. Sie sollte nicht allein wegen einer eingegangenen Antwort auf „erledigt“ wechseln. Die Freigabe gehört zu einer festgelegten Rolle.

Technik verändert die Dokumentationsaufgabe

Die IAASB-Hilfe zur Dokumentation bei automatisierten Werkzeugen behandelt, wie deren Einsatz mit Prüfungsdokumentation zusammenhängt. Sie ist nicht selbst ein verbindlicher Standard. Für eine nachvollziehbare technische Unterstützung sollten Datenstand, verwendete Regeln und relevante Änderungen erreichbar sein. Ein Ergebnis ohne Herkunft ist im Review schwer einzuordnen.

Bei KI-Vorschlägen kommt eine weitere Trennung hinzu: Was wurde automatisch formuliert, was durch einen Mitarbeiter geprüft und was fachlich übernommen? Der Verlauf muss nicht jede belanglose Bearbeitung in den Vordergrund stellen. Er sollte aber die entscheidenden Übergaben verständlich machen und die freigegebene Fassung eindeutig erkennen lassen.

Beispiel: ein Nachweis wird ersetzt

Eine Mitarbeiterin beantwortet in einem fiktiven Auftrag einen Review-Hinweis mit einer neuen Vertragsfassung. Das System verknüpft die Datei mit dem Hinweis und markiert, dass sie sich von der zuvor verwendeten Fassung unterscheidet. Der Reviewer sieht damit nicht nur eine neue Antwort, sondern auch den Grund für eine erneute fachliche Betrachtung.

Wurde dieselbe alte Vertragsfassung in einem anderen Arbeitspapier verwendet, kann dort ein weiterer Prüfhinweis vorbereitet werden. Ob die Änderung tatsächlich Auswirkungen hat, entscheidet das Team. Die Technik soll Beziehungen sichtbar machen; sie darf eine frühere Schlussfolgerung weder automatisch verwerfen noch ungeprüft auf das neue Dokument übertragen.

Bearbeitung, Review und Qualitätssicherung unterscheiden

Die IAASB-Umsetzungshilfe zu ISA 220 (Revised) unterstützt die Anwendung des auftragsbezogenen Qualitätsmanagements. In der Organisation sollten die dazu festgelegten Rollen sichtbar sein. Die Antwort eines Bearbeiters, die Durchsicht durch die Prüfungsleitung und eine gegebenenfalls erforderliche auftragsbegleitende Qualitätssicherung sind nicht derselbe Vorgang.

• Die bearbeitende Person ergänzt Erklärung und Quellen.
• Der zuständige Reviewer prüft, ob der Hinweis ausreichend beantwortet ist.
• Eine Eskalation geht an die vorgesehene verantwortliche Stelle.
• Weitere Qualitätssicherungsrollen erhalten ihren eigenen Status und Zugriff.

Ein Workflow kann diese Rollen technisch abbilden, nachdem sie fachlich festgelegt wurden. Er darf die Anforderungen des konkreten Auftrags nicht aus einer einfachen Standardvorlage ableiten.

Zusammenfassungen nur aus vorhandenen Informationen

Eine tägliche Übersicht offener Review-Punkte kann hilfreich sein. Sie sollte sich aus den tatsächlich gespeicherten Statusangaben ergeben und auf die jeweiligen Vorgänge verweisen. Eine KI darf Fragen thematisch bündeln oder eine kurze Lesefassung vorbereiten. Nicht dokumentierte Bearbeitungsschritte oder Ergebnisse dürfen dabei nicht hinzugefügt werden.

Für die Leitung ist oft eine kleine Auswahl wichtiger als eine lange automatisch formulierte Liste: Welche Punkte blockieren die nächste Übergabe? Welche warten auf externe Unterlagen? Wo ist eine fachliche Entscheidung nötig? Diese Sicht spart nur dann Arbeit, wenn ihre Grundlagen aktuell und überprüfbar sind.

Ein Punkt sollte erneut geöffnet werden können, wenn eine spätere Information die bisherige Antwort berührt. Dabei bleibt sichtbar, dass bereits eine frühere Freigabe vorlag und weshalb eine neue Bearbeitung erforderlich wurde. Ein stiller Wechsel zurück auf „offen“ würde einen Teil der Geschichte verlieren. Ebenso sollte eine Zusammenlegung ähnlicher Hinweise deren ursprüngliche Bezüge erhalten, damit verschiedene Prüfungsaussagen nicht versehentlich in einem allgemeinen Kommentar verschwinden.

Die Akte bleibt unter fachlicher Kontrolle

§ 43 WPO verlangt unter anderem gewissenhafte, verschwiegene und eigenverantwortliche Berufsausübung. Berechtigungen, Aufbewahrung, Abschluss und spätere Änderungen an der Prüfungsdokumentation müssen deshalb in die bestehende Organisation passen. Eine neue Aufgabenansicht sollte nicht nebenbei zu einem unkontrollierten zweiten Archiv werden.

Prüfen Sie vor der Umsetzung, welche Funktionen Ihre bestehende Prüfungssoftware bereits bietet. Häufig genügt eine bessere Verbindung vorhandener Statusangaben oder eine definierte Übergabe. Der Nutzen liegt im weniger fragmentierten Ablauf, nicht in der Zahl eingesetzter Anwendungen.

Den Rücklauf an konkreten Hinweisen erproben

Testen Sie einen normalen Ergänzungshinweis, eine neue Dokumentfassung und einen fachlich strittigen Punkt. Lassen Sie eine Vertretung den Verlauf ohne zusätzliche Erklärung nachvollziehen. Messen Sie Suchaufwand und Rückfragen, aber auch vorschnell geschlossene Vorgänge.

Ein gelungener Pilot macht offen sichtbar, was noch nicht geklärt ist. Er stärkt die Organisation rund um die fachliche Arbeit. Weitere Möglichkeiten finden Sie bei unseren Automatisierungen für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften.