KI und Datenschutz in der Steuerkanzlei: die Fragen vor dem ersten Echtfall

Eine KI-Anwendung kann in einer Vorführung überzeugen und für echte Mandantendaten trotzdem ungeeignet sein. Entscheidend ist die konkrete Verarbeitung: Welche Informationen verlassen die Kanzlei, wofür werden sie genutzt und wer kann darauf zugreifen? Diese Fragen gehören vor den ersten produktiven Einsatz. Datenschutz lässt sich nicht allein an einer Serverregion oder einem Werbesatz des Anbieters erkennen.

Den Datenweg auf einer Seite beschreiben

Beginnen Sie mit einem einzelnen Anwendungsfall. Notieren Sie Eingang, Verarbeitung, Ausgabe und Ablage. Erfassen Sie auch Zwischenstationen: beispielsweise einen Automatisierungsdienst, technische Protokolle oder einen Supportzugriff. Ein Dokument kann mehrere Anbieter berühren, obwohl das Team nur eine Oberfläche sieht.

Zu jedem Schritt gehört die Frage, welche Daten tatsächlich erforderlich sind. Für eine organisatorische Klassifizierung werden womöglich nur wenige Angaben gebraucht. Für einen fachlichen Abgleich kann der Umfang größer sein. Die Entscheidung sollte nachvollziehbar zum Zweck passen. Die DSGVO regelt unter anderem Zweckbindung und Datenminimierung, Rechtsgrundlagen, Auftragsverarbeitung, Sicherheit sowie Übermittlungen in Drittländer. Besondere Datenkategorien können zusätzliche Anforderungen auslösen.

Den konkreten Dienst prüfen

Eine Produktmarke allein sagt wenig über den verwendeten Vertrag und die Einstellungen aus. Privatkonto, Geschäftstarif und technische Schnittstelle können unterschiedlich ausgestaltet sein. Prüfen Sie deshalb genau die Variante, die später eingesetzt werden soll. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zu KI und Datenschutz bietet hierfür einen behördlichen Ausgangspunkt.

Für die Anbieterprüfung sollten diese Fragen beantwortet und belegt sein:

• Wer verarbeitet welche Daten in welcher Rolle und mit welchen Unterauftragnehmern?
• Werden Eingaben oder Ausgaben für Modelltraining oder andere eigene Zwecke verwendet?
• Wie lange bleiben Inhalte, Protokolle und Sicherungskopien gespeichert?
• Wer erhält technisch oder organisatorisch Zugriff, auch im Support?
• Welche Lösch-, Export- und Meldewege bestehen bei Vertragsende oder Vorfällen?

Ein abgeschaltetes Training löst nicht automatisch alle anderen Fragen. Ebenso wenig garantiert eine europäische Speicherregion, dass ausschließlich dortige Stellen Zugriff haben. Die tatsächlichen Verträge und Datenwege müssen zur geplanten Nutzung passen.

Berufsgeheimnis gesondert betrachten

Für Steuerberater enthält § 62a StBerG besondere Regeln zur Inanspruchnahme von Dienstleistungen, darunter Auswahl und vertragliche Verpflichtung. Eine Datenschutzprüfung ersetzt diese berufsrechtliche Betrachtung nicht. Ob und unter welchen Bedingungen ein externer Dienst eingebunden werden darf, sollte anhand der konkreten Leistung und des konkreten Informationszugangs geklärt werden.

Für die technische Planung bedeutet das: Zugriff wird gezielt begrenzt. Nicht jeder Mitarbeitende und nicht jeder verbundene Dienst braucht Zugriff auf sämtliche Mandate. Testdaten werden getrennt von produktiven Daten verwendet. Wo anonymisierte Beispiele genügen, sollten nicht vorsorglich ganze Mandatsakten in eine Erprobung gelangen.

Illustratives Beispiel: eine Unterlagenanforderung vorbereiten

Eine fiktive Kanzlei möchte Nachrichtentexte zu fehlenden Unterlagen vorbereiten. Dafür braucht die Textfunktion die bestätigte Liste offener Punkte und eine freigegebene Vorlage. Die gesamten Belege, Steuererklärungen und persönlichen Notizen müssen dafür nicht automatisch mitgesendet werden. Empfänger und Mandatsbezug können in einem getrennten, kontrollierten Schritt ergänzt werden.

Das Team prüft den Entwurf vor dem Versand. Protokolliert wird, welche freigegebenen Angaben verwendet wurden und wer die Nachricht bestätigt hat. Dieses Beispiel zeigt eine mögliche Datenbegrenzung. Ob sie in einer bestimmten Umgebung ausreicht, muss anhand des tatsächlichen Ablaufs geprüft werden.

Die Regeln im Arbeitsalltag umsetzen

Ein abgestimmter Vertrag hilft wenig, wenn Mitarbeitende ersatzweise andere Konten nutzen oder Dateien in einen unfreigegebenen Dienst kopieren. Eine kurze, verständliche Nutzungsregel sollte erlaubte Anwendungen, zulässige Daten, Freigabeschritte und den Kontakt für Rückfragen benennen. Zusätzlich braucht das Team eine praktikable Möglichkeit, Fehler zu melden.

Technisch sollten Berechtigungen, Protokollierung und Löschung zum jeweiligen Risiko passen. Die DSK-Orientierungshilfe zu technischen und organisatorischen Maßnahmen für KI-Systeme behandelt Datenschutz über Entwicklung und Betrieb hinweg. Für den konkreten Kanzleiablauf wird daraus ein überprüfbarer Plan: Wer kontrolliert Zugriffe, wer bewertet Änderungen am Dienst und wann werden Einstellungen erneut geprüft?

Auch die Ergebnisse benötigen Kontrolle. Eine KI kann vertrauliche Angaben in eine unnötig ausführliche Antwort übernehmen oder Informationen falsch verbinden. Deshalb werden fachliche Aussagen und externer Versand entsprechend dem Anwendungsfall freigegeben. Datenschutz und Ergebnisqualität greifen hier ineinander.

Was vor dem Pilot geklärt sein sollte

Als Arbeitsgrundlage dienen eine Beschreibung des Anwendungsfalls, ein Datenfluss, geprüfte Anbieterunterlagen, festgelegte Zuständigkeiten und ein begrenzter Testumfang. Ob weitere Prüfungen wie eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich sind, wird anhand der Verarbeitung und ihrer Risiken bewertet. Eine pauschale Bescheinigung „DSGVO-konform“ für jede KI-Nutzung wäre nicht belastbar.

Ostermann Systeme unterstützt die technische und organisatorische Gestaltung solcher Kanzleiprozesse. Die abschließende datenschutz- und berufsrechtliche Bewertung erfolgt mit den dafür zuständigen Personen. Ein sinnvoller Einstieg ist ein klarer Datenweg, für den die notwendigen Entscheidungen konkret getroffen werden können.