KI-Automatisierung in der Kanzlei: mit dem richtigen Prozess anfangen

Die erste Entscheidung bei KI-Automatisierung ist selten die Wahl eines Modells. Sie lautet: Welcher konkrete Arbeitsablauf soll besser werden? Wer mit zehn Anwendungsfällen zugleich startet, kann später kaum erkennen, was tatsächlich entlastet. Ein begrenzter Einstieg macht die Wirkung überprüfbar und hält die Umstellung für das Team überschaubar. Das kann eine Unterlagenanforderung sein, eine Datenübernahme oder die Vorbereitung eines Dokumentenabgleichs.

Einen Engpass auswählen, den das Team kennt

Beginnen Sie dort, wo wiederholt dieselben organisatorischen Schritte anfallen und das Ergebnis klar beschrieben werden kann. „Unsere Kanzlei digitalisieren“ ist dafür zu groß. „Eingegangene Unterlagen mit einer freigegebenen Liste abgleichen und offene Punkte vorbereiten“ lässt sich dagegen beobachten und testen.

Für die Auswahl helfen fünf Fragen. Wie häufig tritt der Vorgang auf? Wie viel tatsächliche Bearbeitungszeit entsteht? Wie einheitlich sind die Eingänge? Wie gut lässt sich ein richtiges Ergebnis prüfen? Und welche Folgen hätte ein Fehler? Ein häufiger Vorgang mit klaren Regeln und überprüfbarer Ausgabe ist für einen ersten Pilot oft geeigneter als eine seltene fachliche Sonderentscheidung.

Vorhandene Funktionen nicht übersehen

Prüfen Sie zunächst die eingesetzte Kanzleisoftware. Manche Arbeitsschritte lassen sich bereits durch bessere Einrichtung oder Nutzung vorhandener Funktionen vereinfachen. DATEV bietet beispielsweise Automatisierungsservices für das Rechnungswesen. Ein zusätzliches Projekt sollte einen verbleibenden Engpass lösen und keine bereits passende Funktion unnötig nachbauen.

Gleichzeitig ist nicht jede Automatisierung eine KI-Aufgabe. Ein fester Dateiname, eine Pflichtfeldprüfung oder eine Summenkontrolle lässt sich häufig regelbasiert abbilden. KI kommt dort infrage, wo wechselnde Sprache oder Dokumentstrukturen interpretiert werden müssen. Beide Ansätze können im selben Ablauf zusammenarbeiten.

Den Pilot vor Beginn begrenzen

Ein kurzer Pilotplan hält fest, was getestet wird und was ausdrücklich außerhalb des Umfangs liegt. Dazu gehören:

• ein klarer Eingang mit festgelegten Datenquellen;
• ein überprüfbares Ergebnis, das eine zuständige Person abnimmt;
• eine begrenzte Auswahl von Vorgängen und typischen Ausnahmen;
• erlaubte Daten, Anwendungen und Zugriffe;
• ein Ersatzverfahren, wenn die Verarbeitung ausfällt oder unklar bleibt.

Datenschutz und Betriebsregeln gehören in diese Vorbereitung. Die DSK-Orientierungshilfe zu technischen und organisatorischen Maßnahmen für KI-Systeme betrachtet unter anderem Einführung, Betrieb und Monitoring. Für den Pilot heißt das praktisch: Verantwortlichkeiten und Kontrollen stehen vor dem Echtbetrieb fest und werden nicht erst bei einem Fehler ergänzt.

Den vollständigen Aufwand vergleichen

Messen Sie zunächst den bisherigen Ablauf einschließlich Rückfragen, Suche und Korrekturen. Im Pilot wird dieselbe Betrachtung wiederholt. Die reine Rechenzeit des Systems ist kein geeigneter Nutzenmaßstab. Relevant ist, wie viel Arbeit beim Team verbleibt und ob die Qualität des Ergebnisses mindestens den vereinbarten Anforderungen entspricht.

Illustratives Rechenbeispiel: Bei 100 vergleichbaren Vorgängen und sechs Minuten bisheriger Bearbeitung entstehen 600 Minuten. Benötigt das Team im Test einschließlich Kontrolle drei Minuten je Vorgang, sind es 300 Minuten. Weitere 60 Minuten für laufende Pflege ergeben rechnerisch 240 Minuten weniger Aufwand. Diese angenommenen Werte sind kein Kundenresultat und keine Einsparzusage. Einrichtung, Softwarekosten und nicht vergleichbare Sonderfälle müssen zusätzlich bewertet werden.

Das Beispiel zeigt, warum Prozentangaben ohne Bezugsgröße wenig helfen. Ein Ablauf kann beim Standardschritt schneller sein und durch aufwendige Fehlerkorrekturen trotzdem mehr Gesamtarbeit verursachen. Deshalb sollten Testberichte auch Fehlzuordnungen, fehlende Angaben und Rückfragen sichtbar machen.

Das Team muss Ausnahmen bearbeiten können

Eine gute Lösung liefert nicht nur Ergebnisse, sondern erklärt, was als Nächstes zu tun ist. Bei einer unklaren Zuordnung braucht die Sachbearbeitung das Original, den Vorschlag und die offene Frage. Eine allgemeine Fehlermeldung ohne Kontext verlagert die Sucharbeit lediglich.

Die zuständige Fachkraft sollte deshalb schon am Testaufbau beteiligt sein. Sie kennt die Ausnahmen und kann bewerten, ob die neue Ausgabe im Alltag brauchbar ist. Dokumentiert werden außerdem Vertretung, Freigabe und der Weg zurück zum bisherigen Verfahren. Automatisierung soll die Kanzleiorganisation unterstützen und nicht von einer einzigen technisch versierten Person abhängig machen.

Nach dem Pilot bewusst entscheiden

Vorab vereinbarte Abnahmekriterien helfen bei der Entscheidung. Stimmen Zuordnung und Datenqualität? Ist der Bearbeitungsstand nachvollziehbar? Gibt es einen nutzbaren Fehlerweg? Passt der verbleibende Aufwand? Erst dann wird der Umfang schrittweise erweitert. Auch die Entscheidung, einen ungeeigneten Ansatz zu stoppen, ist ein sinnvolles Pilotergebnis.

Für den Einstieg eignen sich zum Beispiel wiederkehrende Unterlagenanforderungen oder die Vorbereitung der Bescheidprüfung. Ostermann Systeme bespricht mit Ihrer Kanzlei den konkreten Engpass, die vorhandenen Systeme und ein überprüfbares Ziel. Daraus entsteht ein Vorhaben, dessen Nutzen Sie anhand Ihres eigenen Ablaufs beurteilen können.