Saldenbestätigungen: Rückläufe und Abweichungen besser organisieren

Bei Saldenbestätigungen entstehen viele kleine Arbeitsschritte: Antworten zuordnen, Beträge vergleichen, Rückfragen stellen und Nachweise nachhalten. Ein Rücklauf kann zudem eine andere Währung, einen anderen Stichtag oder eine abweichende Zusammenstellung enthalten. Automatisierung hilft, diese Unterschiede geordnet vorzulegen. Der fachliche Wert entsteht erst, wenn das Prüfungsteam versteht, warum eine Differenz besteht und welche Schlussfolgerung die Nachweise erlauben.

Auswahl und Datengrundlage getrennt festhalten

Die Liste ausgewählter Bestätigungen muss auf einen definierten Datenstand verweisen. Dazu gehören Gesellschaft, Zeitraum, Geschäftspartner, angefragter Betrag und Währung. Das Team legt fest, welche Informationen es bestätigen lassen möchte. Eine Software darf weder den Prüfungsumfang allein aus einer Kontaktliste ableiten noch eine Vorjahresauswahl ungeprüft übernehmen.

Die organisatorische Vorbereitung beginnt mit dem Abgleich der Ausgangsliste: Sind Geschäftspartner eindeutig identifizierbar? Gibt es mehrere Konten für denselben Empfänger? Liegen unterschiedliche Währungen vor? Empfängeranschriften werden nach dem vorgesehenen Verfahren überprüft. Noch vor dem Versand sollte erkennbar sein, welche Angaben freigegeben und welche ungeklärt sind.

Vier Zustände statt „erledigt“ oder „offen“

Ein System kann Eingänge anhand einer Vorgangskennung vorschlagen, erkannte Beträge neben die Anfrage stellen und fehlende Felder markieren. Ein Betrag aus einem schwer lesbaren Scan muss dabei als unsicher erscheinen. Die zuständige Person sieht die Originalstelle und kann die Erkennung korrigieren, ohne das Originaldokument zu verändern.

Beispiel: eine Zahlung zwischen zwei Daten

Ein Geschäftspartner bestätigt im illustrativen Beispiel einen geringeren offenen Betrag als angefragt. In seiner Antwort nennt er eine Zahlung, die nach dem angefragten Stichtag eingegangen ist. Der Workflow zeigt den angefragten Betrag, die Rückmeldung und die beiden Datumsangaben nebeneinander. Er bereitet damit eine Klärung vor; er erklärt die Differenz noch nicht abschließend.

Das Prüfungsteam untersucht, welche Unterlagen die Erklärung tragen und ob der Unterschied tatsächlich auf die zeitliche Abgrenzung zurückgeht. Ein passender Zahlungsbeleg kann dem Vorgang zugeordnet werden. Bleibt ein Restbetrag offen, bleibt auch die Bearbeitung offen. Ein sprachlich überzeugender Kommentar des Geschäftspartners ersetzt keine fachliche Würdigung.

Fehlende Antworten sind ein eigener Fall

Nach ISA 505 im IAASB-Handbuch gehören die Kontrolle externer Anfragen und die Bewertung ihrer Ergebnisse zum Aufgabenbereich des Prüfers. Eine ausbleibende Antwort auf eine positive Anfrage ist daher kein bestätigter Saldo. Maßgeblich bleiben die für den Auftrag geltenden Prüfungsgrundsätze und die daraus abgeleiteten Entscheidungen des Teams.

Die Automatisierung kann offene Anfragen sortieren, Fristen für organisatorisches Nachhalten anzeigen und freigegebene Erinnerungen vorbereiten. Welche weitere Bearbeitung bei fehlendem Rücklauf notwendig ist, entscheidet ein Mensch. Alternative Prüfungshandlungen dürfen nicht automatisch als gleichwertiger Ersatz eingetragen werden, nur weil ein Dokument irgendwo im Datenraum liegt.

Erklärung und Nachweis zusammenführen

Für jede Differenz empfiehlt sich ein eigener Verlauf: ursprüngliche Anfrage, Antwort, konkrete Abweichung, Rückfrage, ergänzte Unterlagen und Schlussfolgerung. Das vermeidet lose E-Mail-Ketten, in denen die letzte Nachricht den ursprünglichen Sachverhalt verdeckt. Das Auskunftsrecht nach § 320 HGB ist der rechtliche Hintergrund für erforderliche Aufklärungen und Nachweise im Prüfungsauftrag.

KI kann vorhandene Erläuterungen zusammenfassen oder ähnliche Differenzgründe gruppieren. Sie sollte dabei Quellen benennen und Unsicherheit sichtbar lassen. Die IAASB-Hinweise zum Technikvertrauen behandeln die Gefahr, automatisierten Ergebnissen zu viel Gewicht zu geben. Für den Alltag ist deshalb eine einfache Regel hilfreich: Kein automatisch erzeugter Satz wird ohne Prüfung zur abschließenden Würdigung.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Sammelantworten zu mehreren Konten. Die Zuordnung muss zeigen, welche Positionen tatsächlich enthalten sind und welche weiterhin fehlen. Ein erkannter Gesamtbetrag ist kein Ersatz für diesen Abgleich. Werden verschiedene Anfragen in einer Antwort zusammengefasst, bleibt jede Ausgangsanfrage erreichbar. So verhindert die Organisation, dass ein Teilrücklauf versehentlich mehrere Vorgänge vollständig schließt oder derselbe Nachweis bei verschiedenen Salden ohne erkennbare Begründung verwendet wird.

Den Ablauf mit widersprüchlichen Fällen erproben

Ein Pilot sollte nicht nur vollständig passende Antworten enthalten. Testen Sie auch eine andere Währung, eine fehlende Unterschrift, eine weitergeleitete Antwort, zwei ähnliche Geschäftspartner und eine teilweise geklärte Differenz. Entscheidend ist, ob das System den richtigen nächsten Bearbeitungsschritt unterstützt und kritische Unterschiede sichtbar lässt.

Vergleichen Sie anschließend die Zeit für Zuordnung, Nachfragen und Review. Fragen Sie die Vertretung, ob sie den Stand ohne mündliche Erläuterung versteht. Wenn das gelingt, entsteht organisatorische Entlastung bei unveränderter Prüferverantwortung. Den Rahmen dafür bilden unsere Automatisierungen für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften.