Prozessautomatisierung für Steuerkanzleien – Kapazität ohne neue Mitarbeiter
Wir nehmen Ihrer Kanzlei die Koordinationsarbeit ab: anfordern, erinnern, zuordnen, vorformulieren. Was bleibt, ist die fachliche Entscheidung – und die trifft weiterhin Ihr Team.
Potenzialgespräch vereinbaren15 Minuten, kostenlos und unverbindlich – auch mit ehrlicher Absage, wenn sich bei Ihnen nichts lohnt.
Drei Muster, die in fast jeder Kanzlei gleich aussehen
Warten statt Wertschöpfung
Ein erheblicher Teil des Kanzleialltags besteht aus Warten auf Zulieferungen – und aus dem Nachfassen, das dieses Warten begleitet. Diese Zeit taucht auf keinem Zeitkonto auf und ist trotzdem der größte Kostenblock.
Dieselbe Information, dreimal erfasst
Was per Mail hereinkommt, wird gelesen, weitergeleitet, abgetippt und abgelegt. Jede Übertragung von Hand kostet Zeit und erzeugt eine zusätzliche Fehlerquelle.
Wissen, das an Personen hängt
Wer welche Besonderheit bei welchem Mandanten kennt, steht selten irgendwo geschrieben. Fällt die Person aus, fällt der Prozess aus – und mit ihm die Termintreue.
Vier Schritte – und die Hälfte davon liegt bei uns
Sie brauchen keine Vorarbeit und keine IT-Abteilung. Was wir von Ihnen brauchen, sind ein paar Stunden Ihres Teams – in Stunden gerechnet, nicht in Wochen.
Abläufe aufnehmen
Wir schauen uns an, wie in Ihrer Kanzlei tatsächlich gearbeitet wird: wo gewartet wird, wo abgetippt wird, wo ein Mensch entscheidet und wo er nur ausführt. Das kostet ein paar Termine, keine Wochen.
Einen Prozess auswählen
Wir beginnen mit genau einem Ablauf – dem mit dem größten Warteanteil und der geringsten fachlichen Tiefe. Meist ist das der Posteingang oder die Belegnachforderung. Bewusst nicht alles gleichzeitig.
Bauen und anbinden
Wir bauen das System um Ihren Ablauf herum und binden es an das an, womit Sie ohnehin arbeiten: DATEV, Microsoft 365, Ihre Dokumentenablage. Verarbeitung auf Servern in Deutschland.
Freigeben, messen, nachschärfen
Ihr Team gibt jeden Vorgang frei. In den ersten Wochen erfassen wir jede Korrektur – daraus ergibt sich, wo nachgeschärft wird. Am Ende sehen Sie eine Quote statt eines Bauchgefühls.
Woran Sie merken, dass es wirkt
- Fachkräfte arbeiten wieder an abrechenbaren Vorgängen statt an Koordination
- Mandate müssen nicht mehr abgesagt werden, weil Hände fehlen
- Zulieferungen kommen früher, weil das Erinnern zuverlässig und freundlich passiert
- Urlaub und Krankheit werfen keinen Prozess mehr um
- Neue Mitarbeitende sind schneller produktiv, weil Abläufe beschrieben sind
- Sie können belegen, wo Aufwand entsteht, statt ihn zu schätzen
Berufsrecht ist bei uns keine Option, sondern die Voraussetzung
Verarbeitung auf Servern in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschwiegenheit nach § 62a StBerG. Keine Mandantendaten in öffentlichen KI-Diensten. Und in jedem Prozess gilt das Freigabe-Prinzip: Nichts verlässt Ihre Kanzlei ohne menschliche Freigabe.
Häufige Fragen
Müssen unsere Mandanten etwas ändern?
Nein. Die Systeme setzen auf Ihrer Seite an. Mandanten können weiter per Mail schicken, anrufen oder Papier bringen – das Sortieren passiert bei Ihnen, nicht bei ihnen.
Ersetzt das Personal?
Nein, es ersetzt Koordinationsarbeit. Der fachliche Teil bleibt vollständig bei Ihrem Team, inklusive jeder Entscheidung und jeder Freigabe. Realistisch fallen bei Koordinationsprozessen 60 bis 80 Prozent des Aufwands weg, nicht hundert.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt vom Prozess ab. Ein erster Ablauf ist üblicherweise in Wochen produktiv und nicht in Quartalen – weil wir mit einem anfangen und nicht mit allen.
Wir arbeiten mit DATEV. Passt das zusammen?
Ja. Wir ersetzen DATEV nicht, wir schließen die Lücke davor und danach – dort, wo Kommunikation und Koordination stattfinden und wo DATEV bewusst aufhört.
Was kostet das?
Das hängt vom Umfang ab. Wir nennen die Zahl im Gespräch, sobald klar ist, worum es geht. Wie Sie den Nutzen vorher selbst überschlagen, steht in unserem Beitrag zu Kosten und Nutzen.
Reden wir über einen konkreten Prozess
In 15 Minuten nehmen wir einen Ablauf aus Ihrer Kanzlei auseinander und sagen Ihnen, was sich davon automatisieren lässt – und was besser so bleibt, wie es ist.
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