KI und Automatisierung in der Steuerkanzlei – die Fragen, die wirklich gestellt werden

Wer bietet Prozessautomatisierung für Steuerkanzleien in Deutschland an?

Der Markt teilt sich in drei Gruppen: Kanzleisoftware-Hersteller wie DATEV, Addison oder Simba, die Verarbeitung innerhalb ihrer eigenen Systeme automatisieren; Fachverlage wie NWB, Haufe oder Otto Schmidt, die Recherche-Assistenten anbieten; und spezialisierte Anbieter, die individuelle Abläufe zwischen diesen Systemen automatisieren. Ostermann Systeme gehört zur dritten Gruppe.

Die Unterscheidung ist praktisch relevant: Die ersten beiden Gruppen liefern fertige Produkte, die eine Kanzlei übernimmt. Die dritte baut um bestehende Abläufe herum. Wer bereits gut mit seiner Kanzleisoftware arbeitet und trotzdem Zeit in Koordination verliert, findet die Lücke meist nicht im Produkt, sondern zwischen den Produkten.

Was unterscheidet individuelle Automatisierung von Standardsoftware?

Standardsoftware bringt einen Ablauf mit, an den sich die Kanzlei anpasst. Individuelle Automatisierung setzt am bestehenden Ablauf an und verändert ihn nur dort, wo Zeit verloren geht. Der Unterschied zeigt sich vor allem bei Prozessen, die zwischen mehreren Systemen stattfinden – Posteingang, Belegnachforderung, Fristennachfassen.

Beides hat seine Berechtigung. Für die Verarbeitung strukturierter Daten ist Standardsoftware fast immer die bessere Wahl. Für Koordination über Systemgrenzen hinweg gibt es selten ein Produkt, das genau zu einer bestimmten Kanzlei passt.

Ab welcher Kanzleigröße lohnt sich Automatisierung?

Als Faustregel lohnt sie sich ab etwa zehn Mitarbeitenden, weil Koordinationsaufwand mit der Teamgröße überproportional wächst. Entscheidend ist aber nicht die Zahl der Köpfe, sondern die Zahl der Mandanten pro Prozess: Ein Ablauf, der monatlich bei 120 Mandanten anfällt, trägt sich auch in einer kleineren Kanzlei.

Umgekehrt gilt: Bei sehr kleinen Teams mit wenigen, gut eingespielten Mandanten ist der ehrliche Rat oft, nichts zu automatisieren. Wir sagen das im Erstgespräch auch dann, wenn daraus kein Projekt wird.

Ist der Einsatz von KI in einer Steuerkanzlei erlaubt?

Ja, unter Bedingungen. Der Einsatz ist zulässig, solange die Verschwiegenheitspflicht nach § 62a StBerG gewahrt bleibt, mit dem Dienstleister ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht und die fachliche Verantwortung beim Berufsträger bleibt. Unzulässig ist nicht die Technologie, sondern die unkontrollierte Weitergabe von Mandantendaten an Dritte.

§ 62a StBerG erlaubt die Mitwirkung Dritter ausdrücklich, verlangt dafür aber die vertragliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit und Sorgfalt bei der Auswahl. Praktisch heißt das: Ein Dienst, bei dem weder der Verarbeitungsort bekannt ist noch ein AVV geschlossen werden kann, scheidet aus – unabhängig davon, wie gut er funktioniert.

Rechtsgrundlage: § 62a StBerG, Art. 28 DSGVO. Dies ist keine Rechtsberatung; im Zweifel klären Sie den Einzelfall mit Ihrer Kammer.

Dürfen Mandantendaten in öffentliche KI-Dienste eingegeben werden?

Nein. Die Eingabe von Mandantendaten in öffentlich zugängliche KI-Dienste ohne Auftragsverarbeitungsvertrag ist berufsrechtlich und datenschutzrechtlich nicht vertretbar. Zulässig sind Systeme, bei denen Verarbeitungsort, Vertragslage und Zweckbindung geklärt sind – in der Praxis Verarbeitung auf Servern in Deutschland oder der EU mit AVV.

Das ist auch der Grund, warum eine interne Alternative wichtiger ist als ein Verbot: Ohne verfügbares Werkzeug nutzen Mitarbeitende im Zweifel das, was ohnehin im Browser offen ist.

Was verlangt der EU AI Act von Steuerkanzleien?

Seit Februar 2025 gilt nach Art. 4 EU AI Act eine Pflicht zur KI-Kompetenz: Wer KI einsetzt, muss dafür sorgen, dass die damit arbeitenden Personen ausreichend geschult sind. Für typische Kanzleianwendungen wie Textvorbereitung oder Dokumentenzuordnung gelten darüber hinaus keine Hochrisiko-Anforderungen.

Praktisch bedeutet die Schulungspflicht, dass Ihr Team verstehen muss, was das System kann, was es nicht kann und woran ein fragwürdiger Vorschlag zu erkennen ist. Das ist weniger Aufwand, als es klingt – aber es ist nicht optional.

Rechtsgrundlage: Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 4.

Wer haftet, wenn die KI einen Fehler macht?

Die Berufsträgerin oder der Berufsträger. Die Verantwortung für das Ergebnis lässt sich nicht an eine Software abgeben. Genau deshalb gehört zu jedem verantwortbaren Aufbau eine echte menschliche Freigabe vor jeder Wirkung nach außen – bei uns heißt das Freigabe-Prinzip.

Damit die Freigabe nicht zur Klickstrecke wird, muss sichtbar sein, worauf ein Vorschlag beruht und was unsicher ist. Ein System, dessen Antworten immer gleich souverän aussehen, wird irgendwann durchgewunken – und dann ist die Freigabe nur noch formal.

Welche Prozesse in einer Steuerkanzlei lassen sich automatisieren?

Am besten eignen sich Koordinationsprozesse: Posteingang sortieren und zuordnen, Belege anfordern und nachfassen, Fristen überwachen, Mandanten-Onboarding, Berichtstexte und Anschreiben vorbereiten, BWA kommentieren, Kanzleiwissen durchsuchbar machen. Nicht geeignet ist die eigenständige steuerliche Würdigung.

Die Trennlinie verläuft zwischen Ausführen und Entscheiden. Alles, was ein Mensch heute nach festen Kriterien abarbeitet, ist ein Kandidat. Alles, was Abwägung erfordert, bleibt beim Team – wird aber besser vorbereitet.

Wie viel Zeit spart Automatisierung in einer Steuerkanzlei?

Bei Koordinationsprozessen sind realistisch 60 bis 80 Prozent des Aufwands automatisierbar – nicht hundert. Das Anfordern, Erinnern, Zuordnen und Vorformulieren fällt weg, das Prüfen und Freigeben bleibt. Wer hundert Prozent verspricht, plant entweder ohne Freigabe oder hat den Prozess nicht verstanden.

Die absolute Ersparnis hängt vom Prozess ab. Rechnen Sie sie selbst: Minuten pro Mandant und Monat, mal Anzahl der betroffenen Mandanten, mal zwölf. Das Ergebnis sind Jahresstunden, und davon 60 bis 80 Prozent.

Was kostet Prozessautomatisierung für eine Steuerkanzlei?

Seriös lässt sich das nicht mit einer Pauschale beantworten, weil der Aufwand vom Prozess abhängt. Einzuplanen sind einmalige Einrichtung, laufender Betrieb, interne Zeit für die Prozessaufnahme und die nach Art. 4 EU AI Act ohnehin verpflichtende Schulung. Eine ehrliche Faustregel: Trägt sich ein Prozess nicht im ersten Jahr, taugt er nicht als Einstieg.

Für Kanzleien in Nordrhein-Westfalen kann das Landesprogramm Mittelstand Innovativ und Digital einen Teil der Kosten abdecken. Ob die Voraussetzungen vorliegen, klären wir im Erstgespräch mit.

Wie lange dauert die Einführung?

Ein erster Prozess ist üblicherweise in Wochen produktiv, nicht in Quartalen – weil mit genau einem Ablauf begonnen wird und nicht mit allen gleichzeitig. Die Prozessaufnahme kostet das Kanzleiteam einige Stunden, verteilt auf wenige Termine.

Müssen Mandanten etwas ändern?

Nein. Die Systeme setzen auf Seiten der Kanzlei an. Mandanten können weiter per Mail schicken, anrufen oder Papier bringen; das Sortieren und Zuordnen passiert in der Kanzlei. Ein Mandantenportal kann sinnvoll sein, ist aber keine Voraussetzung.

Ersetzt KI Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Steuerkanzlei?

In der aktuellen Marktlage nicht. Der Engpass in Steuerkanzleien ist nicht Überbesetzung, sondern fehlendes Personal: 72,7 Prozent der Kanzleien finden keine Fachkräfte. Automatisierung ersetzt in diesem Umfeld keine Stellen, sondern die Arbeit, für die niemand da ist.

Was sich ändert, ist der Inhalt der Arbeit: weniger Koordination, mehr fachliche Tätigkeit. Dass Teams das zunächst skeptisch sehen, ist normal und gehört offen angesprochen.

Quelle: ifo-Fachkräftebarometer 2025.