Posteingang der Kanzlei automatisieren – sortiert, bevor jemand ihn öffnet
Mandantenmails, Belege, Rückfragen, Fristhinweise: Der Posteingang ist der Ort, an dem Kanzleizeit am unauffälligsten verschwindet. Wir sortieren, ordnen zu und bereiten Antworten vor – abgeschickt wird erst nach Ihrer Freigabe.
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Kein einzelner Vorgang dauert lang. Die Summe schon.
Jede Mail wird mehrfach angefasst
Gelesen, innerlich einsortiert, weitergeleitet, später noch einmal gesucht. Was einzeln nach Sekunden aussieht, summiert sich über hunderte Mandanten zu Tagen.
Unterbrechung ist der eigentliche Schaden
Der Posteingang unterbricht konzentrierte fachliche Arbeit. Nicht die Bearbeitungszeit kostet am meisten, sondern das Wiederhineinfinden danach.
Wichtiges liegt neben Belanglosem
Ein Fristhinweis sieht im Postfach genauso aus wie eine Rückfrage zur Rechnung. Die Priorisierung passiert im Kopf einer Person – und nur, solange diese Person da ist.
Vom Eingang bis zur Freigabe
Ihr Postfach bleibt Ihr Postfach. Was sich ändert, ist der Zustand, in dem Sie es morgens vorfinden.
Erkennen und zuordnen
Jede eingehende Nachricht wird dem richtigen Mandanten und dem richtigen Vorgang zugeordnet – samt Anhängen. Was nicht eindeutig ist, wird als unklar markiert statt geraten.
Einordnen, was zu tun ist
Fehlt ein Beleg, ist es eine Rückfrage, ein Fristhinweis, eine reine Information? Der Posteingang wird nach Handlungsbedarf sortiert, nicht nach Eingangszeit.
Antwort vorbereiten
Für wiederkehrende Fälle entsteht ein Entwurf im Ton Ihrer Kanzlei – mit den konkreten Angaben aus dem Vorgang, nicht als Textbaustein von der Stange.
Ihr Team gibt frei
Nichts geht ohne Freigabe raus. Ihr Team sieht den Entwurf, die Quelle und was unsicher ist – und entscheidet. Jede Korrektur fließt in die Nachschärfung ein.
Was sich im Alltag ändert
- Der Posteingang ist morgens bereits sortiert und einem Mandanten zugeordnet
- Dringendes ist als dringend erkennbar, ohne dass jemand alles gelesen hat
- Wiederkehrende Antworten liegen als Entwurf bereit statt als leeres Feld
- Anhänge sind abgelegt, wo sie hingehören – nicht im Postfach einer Person
- Urlaubsvertretung findet sich zurecht, weil der Stand sichtbar ist
- Nichts geht ohne Freigabe eines Menschen nach draußen
Mandantenkommunikation ist besonders sensibel – entsprechend behandeln wir sie
Verarbeitung auf Servern in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschwiegenheit nach § 62a StBerG. Keine Mandantendaten in öffentlichen KI-Diensten. Kein Entwurf verlässt Ihre Kanzlei ohne menschliche Freigabe.
Häufige Fragen
Werden Mails automatisch beantwortet?
Nein. Es entstehen Entwürfe. Abgeschickt wird ausschließlich, was ein Mensch in Ihrer Kanzlei freigegeben hat – das ist der Kern unseres Freigabe-Prinzips.
Was passiert, wenn die Zuordnung unklar ist?
Dann wird sie als unklar markiert und landet bei Ihnen. Ein System, das im Zweifel rät, wäre in einer Kanzlei gefährlicher als eines, das nachfragt.
Funktioniert das mit Outlook und Microsoft 365?
Ja, das ist der Regelfall. Ihr Postfach bleibt, wo es ist. Wir setzen darauf auf, statt Ihr Team in eine neue Oberfläche zu zwingen.
Und Belege, die per WhatsApp oder Papier kommen?
Die decken wir über die Belegnachforderung mit ab. Wichtig ist, dass Sie am Ende einen Kanal haben, in dem der Stand sichtbar ist – unabhängig davon, wie der Mandant liefert.
Zeigen Sie uns einen Tag Posteingang
In 15 Minuten schätzen wir gemeinsam, wie viel Zeit Ihr Posteingang bindet und welcher Anteil davon realistisch wegfällt – ohne dass Ihre Mandanten etwas ändern müssen.
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