Ostermann Systeme baut Automatisierung, die in einer Steuerkanzlei wirklich funktioniert
Wir sitzen in Essen und arbeiten mit Steuerkanzleien in ganz Deutschland. Unser Ziel ist schlicht: Ihre Fachkräfte sollen wieder das tun, wofür sie ausgebildet wurden.
Es fehlt nicht an Arbeit. Es fehlt an Menschen, die sie machen können.
Die Ostermann Systeme GmbH ist aus einer Beobachtung entstanden, die sich in fast jeder Kanzlei wiederholt: Ein erheblicher Teil dessen, was ausgebildete Fachkräfte den Tag über tun, ist keine Steuerberatung. Es ist Nachfragen, Erinnern, Zuordnen, Sortieren. Arbeit, die anfällt, die aber niemand als Prozess bezeichnet – und die deshalb auch niemand verbessert.
Der Arbeitsmarkt löst das nicht mehr. 72,7 Prozent der Steuerkanzleien finden kein Personal – der höchste Wert aller Branchen im ifo-Fachkräftebarometer 2025. Wer darauf wartet, dass sich dieser Trend dreht, wartet auf etwas, das statistisch nicht kommt. Gleichzeitig sagen Kanzleien Mandate ab, nicht weil die Arbeit fehlt, sondern weil die Hände fehlen.
Die unbequemere zweite Beobachtung
Die meisten Digitalisierungsangebote für Kanzleien lösen dieses Problem nicht, weil sie an der falschen Stelle ansetzen. Sie bringen ein fertiges Werkzeug mit und erwarten, dass die Kanzlei sich daran anpasst. Was dabei herauskommt, ist selten Entlastung – meistens ist es ein weiteres System, das gepflegt werden will, und ein Team, das nebenher noch die alten Wege weiterläuft.
Deshalb arbeiten wir andersherum
Zuerst schauen wir uns an, wie in Ihrer Kanzlei tatsächlich gearbeitet wird – nicht, wie es im Organigramm steht. Wo wird gewartet, wo wird abgetippt, wo entscheidet ein Mensch und wo führt er nur aus. Erst danach bauen wir. Die Systeme passen sich Ihrem Ablauf an, nicht umgekehrt. Das dauert am Anfang länger und hält dafür länger.
Und wir sagen auch ab
Nicht jeder Prozess lohnt die Automatisierung. Wenn wir im Erstgespräch zu dem Schluss kommen, dass sich der Aufwand bei Ihnen nicht trägt, sagen wir das – auch wenn am Ende kein Projekt daraus wird. Uns ist ein ehrliches Nein lieber als ein Projekt, das niemandem etwas bringt.
Vier Prinzipien, von denen wir nicht abweichen
Das Freigabe-Prinzip
Nichts verlässt Ihre Kanzlei ohne menschliche Freigabe. Kein Mandantenschreiben, keine Nachforderung, kein Berichtstext. Die Systeme bereiten vor, Ihr Team entscheidet – und die Verantwortung bleibt dort, wo sie berufsrechtlich hingehört.
Berufsrecht und deutsche Server
Verarbeitung auf Servern in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschwiegenheit nach § 62a StBerG. Keine Mandantendaten in öffentlichen KI-Diensten. Das ist keine Zusatzoption, sondern die Voraussetzung dafür, dass wir überhaupt anfangen.
Prozess vor Werkzeug
Wir beginnen mit Ihren Abläufen, nicht mit einer Software. Erst wenn klar ist, wo Zeit tatsächlich verloren geht, entscheiden wir gemeinsam, was gebaut wird – und was bewusst so bleibt, wie es ist.
Ehrlich auch dann, wenn es kostet
Wir versprechen keine Zahlen, die wir nicht halten können, und keine hundert Prozent Automatisierung. Realistisch sind bei Koordinationsprozessen 60 bis 80 Prozent. Wer Ihnen mehr verspricht, plant vermutlich, die Freigabe zu übergehen.
Leon Ostermann
Gründer und Geschäftsführer der Ostermann Systeme GmbH
Ich baue Automatisierungs-Systeme für Steuerkanzleien – und ich baue sie selbst, statt sie zu vermitteln. In jedem Projekt bin ich die Person, die Ihre Abläufe aufnimmt, und die Person, die danach dafür geradesteht, dass sie funktionieren.
In den Fachbeiträgen auf dieser Seite schreibe ich über genau die Prozesse, an denen wir arbeiten: Belegnachforderung, Posteingang, Fristen, Abschlusstexte, Kanzleiwissen. Wenn Sie wissen wollen, wie ich denke, bevor Sie mit mir sprechen – dort steht es.
Lernen wir uns kennen
15 Minuten, kostenlos und ohne Verkaufsdruck. Wir schauen uns an, wie viel Routine in Ihrer Kanzlei steckt – und sagen Ihnen ehrlich, was sich davon lohnt.
Potenzialgespräch vereinbaren