Die BWA, die niemand liest: Warum Zahlen ohne Worte wertlos sind

Die monatliche Auswertung geht raus, meist als PDF, meist ohne ein Wort dazu. Der Mandant öffnet sie, sieht Zahlenkolonnen, versteht die Hälfte und legt sie ab. Beim nächsten Gespräch stellt er dann Fragen, die in der BWA seit drei Monaten beantwortet waren.

Das ist kein Vorwurf an den Mandanten. Eine BWA ist ein Fachdokument, kein Kommunikationsmittel. Wer sie ohne Einordnung verschickt, erwartet von einem Handwerksmeister oder einer Ärztin etwas, das nicht zu ihrem Beruf gehört: betriebswirtschaftliche Interpretation.

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Die Kanzlei liefert die Zahlen. Den Wert entfaltet erst der Satz, der erklärt, was sie bedeuten.

Warum Kommentierung meist unterbleibt

Nicht aus Desinteresse, sondern aus Rechenzwang. Eine ordentliche Kommentierung kostet 15 bis 20 Minuten pro Mandant: Zahlen anschauen, Vorjahresvergleich prüfen, Auffälligkeiten einordnen, verständlich formulieren. Bei 80 monatlichen BWAs sind das 20 bis 27 Stunden – jeden Monat. Diese Zeit hat keine Kanzlei übrig, also unterbleibt es. Verständlich, aber teuer: Genau dieser Satz wäre der Einstieg in bezahlte Beratung.

Was Automatisierung hier verändert

Die Auffälligkeiten stehen bereits in Ihren Daten: Umsatz gegenüber Vorjahr und Vormonat, Materialquote, Personalkostenanteil, Ergebnisentwicklung, ungewöhnliche Einzelpositionen. Ein System kann diese Abweichungen erkennen und daraus einen Kommentarentwurf formulieren – in verständlicher Sprache, im Ton Ihrer Kanzlei, mit Bezug auf die tatsächlichen Zahlen dieses Mandanten.

• Automatischer Abgleich gegen Vormonat, Vorjahr und Branchenwerte, wo vorhanden
• Entwurf einer verständlichen Kommentierung, die Abweichungen benennt statt zu beschreiben
• Hinweis an Ihr Team, welche Mandanten ein Gespräch brauchen – statt alle gleich zu behandeln
• Einheitliches Format über alle Mandanten, ohne dass es nach Serienbrief klingt
• Freigabe durch Ihr Team vor jedem Versand, wie bei jedem anderen Mandantenkontakt

Der Weg zur Honorarberatung

Kanzleien, die kommentieren, berichten übereinstimmend von mehr Rückfragen – und das ist der Punkt. Eine Rückfrage zur BWA ist der natürlichste Beratungsanlass, den es gibt: Der Mandant fragt von sich aus, Sie müssen nichts verkaufen. Aus zwölf kommentierten Auswertungen im Jahr werden erfahrungsgemäß mehrere Gespräche, die ohne Kommentar nie stattgefunden hätten.

Und der Nebeneffekt ist Mandantenbindung. Eine Kanzlei, die monatlich verständlich erklärt, wie das Geschäft läuft, wird nicht wegen 200 Euro Jahresgebühr gewechselt. Eine Kanzlei, die PDFs verschickt, schon.