Die Mandate, die Sie Geld kosten – und wie Sie sie erkennen

Solange eine Kanzlei wachsen kann, fällt es kaum auf. Ein Mandat, das mehr Zeit frisst als es einbringt, wird durch drei andere getragen. Sobald die Kapazität die Grenze ist – und das ist sie in den meisten Kanzleien – dreht sich die Rechnung um: Jede Stunde in einem unrentablen Mandat ist eine Stunde, die für ein besseres fehlt. Absagen an Neumandanten sind dann nicht Ausdruck von Auslastung, sondern von Verteilung.

Warum die Kanzleisoftware es Ihnen nicht sagt

Die abgerechneten Beträge kennen Sie. Was Sie meist nicht kennen, ist der Aufwand, der nie auf einem Zeitkonto landet: die Rückfrage zwischen Tür und Angel, die dritte Erinnerung an fehlende Belege, das Sortieren eines Schuhkartons, der Anruf am Freitagnachmittag. Genau dieser Aufwand entscheidet über die Rentabilität – und genau er wird in kaum einer Kanzlei erfasst, weil das Erfassen selbst Zeit kostet.

Fünf Signale, die keine Zeiterfassung brauchen

Bevor Sie ein Projekt zur Aufwandserfassung starten, prüfen Sie diese fünf Signale. Sie sind grob, aber sie treffen erstaunlich oft. Jedes Team kann sie aus dem Gedächtnis für die zwanzig größten Mandate beantworten.

• Nachforderungsquote: Wie oft mussten Sie Unterlagen mehrfach anfordern? Drei Erinnerungen sind ein Warnsignal, fünf sind ein Befund.
• Kanalvielfalt: Kommen Unterlagen über vier verschiedene Wege herein – Post, Mail, WhatsApp, Papier? Jeder zusätzliche Kanal kostet Sortierzeit.
• Termintreue: Liefert der Mandant regelmäßig kurz vor der Frist? Das erzeugt Spitzen, und Spitzen kosten mehr als gleichmäßige Last.
• Anteil unstrukturierter Belege: Wie viel muss von Hand zugeordnet werden, weil nichts vorsortiert ist?
• Gesprächsbedarf ohne Beratungsauftrag: Häufige Anrufe zu Themen, die nicht abgerechnet werden – der klassische stille Margenfresser.

Was daraus folgt, ist selten die Kündigung

Die Trennung vom Mandat ist der letzte Schritt, nicht der erste. In den meisten Fällen liegt die Lösung woanders, und meist in einer von drei Richtungen.

• Aufwand senken: Der größte Teil des Zusatzaufwands ist Koordination – anfordern, erinnern, zuordnen. Genau dieser Teil lässt sich automatisieren, ohne dass der Mandant etwas ändern muss.
• Honorar anpassen: Wer den Mehraufwand belegen kann, führt ein anderes Gespräch. Aus „Sie sind aufwändig“ wird „14 Nachforderungen im letzten Jahr“.
• Verhalten ändern: Manche Mandanten liefern chaotisch, weil ihnen nie jemand einen Weg angeboten hat. Ein klarer Kanal mit automatischer Erinnerung löst mehr Fälle als jedes Mahnschreiben.

Warum Automatisierung die Rechnung verändert

Ein Mandat ist selten grundsätzlich unrentabel. Es ist unrentabel bei der aktuellen Kostenstruktur. Wenn das Anfordern, Erinnern und Zuordnen von Belegen keine Fachkraftzeit mehr bindet, wandert ein Teil der Problemmandate zurück in den schwarzen Bereich – ohne dass ein einziges Gespräch über Honorare nötig war. Übrig bleiben die Fälle, bei denen wirklich fachlicher Aufwand entsteht. Über die lässt sich dann sauber reden.

Und der Nebeneffekt für die Neumandate

Wer weiß, welche Merkmale ein aufwändiges Mandat hat, erkennt sie im Erstgespräch wieder. Das heißt nicht, solche Mandate abzulehnen – es heißt, sie richtig zu bepreisen und von Anfang an in den passenden Prozess zu setzen. Kanzleien, die das tun, sagen seltener ab, weil sie ihre Kapazität bewusst verteilen statt sie zu verbrauchen.

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Ein unrentables Mandat ist meistens kein falscher Mandant, sondern ein falscher Prozess.

Die Gestaltung von Honoraren unterliegt der Steuerberatervergütungsverordnung. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Prüfung – er beschreibt, wie Sie den tatsächlichen Aufwand sichtbar machen.