Was Automatisierung kostet – und wann sie sich wirklich rechnet

Seriös lässt sich diese Frage nicht mit einer Zahl beantworten, weil der Aufwand vom Prozess abhängt. Aber sie lässt sich mit einer Rechenlogik beantworten – und die können Sie für Ihre Kanzlei selbst anwenden, bevor Sie mit irgendjemandem sprechen.

Schritt 1: Was kostet Sie der Prozess heute?

Nehmen Sie einen konkreten Vorgang, zum Beispiel die Belegnachforderung. Schätzen Sie: Wie viele Minuten pro Mandant und Monat gehen dafür drauf – inklusive Nachfassen, Zuordnen und Rückfragen? Multiplizieren Sie mit der Zahl der betroffenen Mandanten und mit zwölf. Das Ergebnis sind Jahresstunden.

Schritt 2: Was davon ist realistisch automatisierbar?

Rechnen Sie nicht mit hundert Prozent. Realistisch sind bei Koordinationsprozessen 60 bis 80 Prozent: Das Anfordern, Erinnern, Zuordnen und Vorformulieren fällt weg, das Prüfen und Freigeben bleibt. Wer Ihnen hundert Prozent verspricht, hat entweder den Prozess nicht verstanden oder plant, das Freigabe-Prinzip zu übergehen – beides sollte Sie stutzig machen.

Schritt 3: Was ist die Investition wert?

Eine ehrliche Faustregel: Wenn ein Prozess sich nicht innerhalb des ersten Jahres trägt, lohnt er sich nicht als Einstieg. Bei den typischen Kanzleiprozessen – Posteingang, Belegnachforderung, Abschlusstexte – liegt die Rückgewinnung meist deutlich darunter, einfach weil die Prozesse täglich oder monatlich anfallen und sich der Effekt vervielfacht.

Die Kostenpositionen, die Sie einplanen sollten

• Einmalige Einrichtung: Analyse Ihrer Abläufe, Aufbau der Infrastruktur, Anbindung an DATEV und Microsoft 365
• Laufender Betrieb: Serverkosten, Wartung, Anpassungen bei geänderten Abläufen
• Interne Zeit Ihres Teams für die Prozessaufnahme – in Stunden, nicht in Wochen
• Schulung nach Art. 4 EU AI Act, die ohnehin verpflichtend ist, wenn Sie KI einsetzen

Was oft übersehen wird

Die reine Zeitrechnung unterschätzt den Nutzen meist, weil zwei Effekte nicht in Stunden auftauchen. Erstens: Kapazität erlaubt Wachstum. Wer wieder Mandate annehmen kann, statt abzusagen, verdient nicht nur die gesparte Zeit, sondern zusätzlichen Umsatz. Zweitens: Entlastung wirkt auf Fluktuation. Eine gekündigte Fachkraft kostet Einarbeitung, Recruiting und Monate an Produktivität – in einem Markt, in dem Ersatz kaum zu finden ist.

Förderung prüfen

Für Kanzleien in Nordrhein-Westfalen kann das Landesprogramm Mittelstand Innovativ und Digital einen Teil der Kosten abdecken. Ob Ihre Kanzlei die Voraussetzungen erfüllt und welche Bausteine förderfähig sind, klären wir im Erstgespräch mit – das gehört aus unserer Sicht zu einer ehrlichen Beratung dazu.

Was ein konkretes Projekt bei Ihnen kostet, hängt vom Umfang ab. Wir nennen die Zahl im Gespräch, sobald klar ist, worum es geht – und wir sagen auch, wenn sich der Aufwand aus unserer Sicht nicht lohnt.