E-Rechnungspflicht 2027: So stellen Kanzleien hunderte Mandanten um

Der Fahrplan steht: Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch ausstellen, ab 2028 gilt das für alle. Für ein einzelnes Unternehmen ist das lösbar. Für eine Steuerkanzlei mit 150 oder 300 betreuten Unternehmen ist es etwas anderes: dieselbe Umstellung, hundertfach, innerhalb weniger Monate, zusätzlich zum Tagesgeschäft, das schon heute am Limit läuft. Allein DATEV verarbeitete im ersten Halbjahr 2026 über 51 Millionen E-Rechnungen – die Welle rollt bereits.

Was konkret auf Ihre Kanzlei zukommt

Jeder Mandant muss angeschrieben, informiert und nach seinem Status gefragt werden. Wer stellt schon E-Rechnungen aus, wer empfängt nur, wer hat noch gar nichts? Die Antworten müssen erfasst, nachgefasst und in To-dos übersetzt werden. Danach: Empfangswege klären, Formate prüfen, Prozesse testen, Rückfragen beantworten – und das pro Mandant. Wer das per Hand macht, bindet über Monate genau die Kapazität, die ohnehin fehlt.

Dazu kommt ein zweiter Effekt, den viele Kanzleien unterschätzen: Die Mandanten werden von sich aus aktiv. Sobald die ersten Geschäftspartner Ihrer Mandanten nur noch E-Rechnungen akzeptieren, klingelt in der Kanzlei das Telefon. „Wie stelle ich das um, was brauche ich, können Sie das für mich prüfen?“ Jede dieser Fragen ist einzeln berechtigt und in Summe ein Support-Fall, der Ihre Fachkräfte von der eigentlichen Arbeit abhält. Wer die Kommunikation nicht strukturiert, bekommt sie unstrukturiert – als Dauerrauschen im Posteingang.

Warum das ein Automatisierungsfall ist

Genau dieses Mengenproblem ist vielleicht der dankbarste Automatisierungsfall, den es in Kanzleien gerade gibt. Die Mandantenabfrage läuft als automatisierte Serienkommunikation: individuell adressierte Anschreiben aus Ihren Stammdaten, mit strukturierter Rückfrage zum E-Rechnungs-Status. Antworten werden automatisch erfasst und in einer Übersicht zusammengeführt; wer nicht reagiert, bekommt nach einer definierten Frist automatisch eine freundliche Erinnerung – so lange, bis der Status jedes Mandanten bekannt ist.

Ihre Mitarbeiter sehen statt 300 offener Vorgänge eine Ampelliste: erledigt, in Klärung, kritisch. Eingehende E-Rechnungen werden im Posteingang automatisch erkannt, dem Mandanten zugeordnet und in den richtigen Verarbeitungsweg gegeben, statt als PDF-Anhang in der Mailflut zu versinken. Und jedes Anschreiben, jede Erinnerung passiert vor dem Versand den Schreibtisch Ihres Teams. Freigabe-Prinzip, wie es sich für Berufsgeheimnisträger gehört.

Ihr Fahrplan in vier Schritten

• Jetzt bis Herbst 2026 – Bestandsaufnahme: Welche Mandanten fallen ab 2027 unter die Ausstellungspflicht, welche erst 2028? Das lässt sich aus Ihren eigenen Daten automatisiert beantworten.
• Herbst 2026 – die Anschreiben-Welle mit strukturierter Statusabfrage, automatisch nachgefasst.
• Winter 2026/27 – die Klärungsfälle: Ihr Team kümmert sich nur noch um die Mandanten, die auf der Ampelliste auf Rot stehen.
• Ab Januar 2027 – laufender Betrieb: eingehende E-Rechnungen werden automatisch erkannt und zugeordnet, Nachzügler systematisch begleitet.

So verteilt sich die Welle auf sechs Monate, statt im Januar 2027 zu brechen.

Der doppelte Gewinn

Sie lösen nicht nur die E-Rechnungs-Umstellung. Die Infrastruktur, die dabei entsteht – automatisierte Mandantenkommunikation mit Erinnerungslogik, Statusverfolgung, Posteingangserkennung – ist exakt dieselbe, die danach Ihre Belegnachforderung, Ihre Fristenkommunikation und Ihre Standardanfragen trägt. Die E-Rechnung ist damit der perfekte Anlass, die Kanzleiprozesse einmal richtig aufzusetzen statt dreimal halb.

Noch ist Zeit, das geordnet anzugehen. 2027 wird sie knapp, und wer im Herbst 2026 startet, arbeitet die Welle ab, bevor sie bricht. Alles läuft dabei in Ihrer bestehenden DATEV- und Outlook-Umgebung, auf deutschen Servern, mit Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG.

Rechtsgrundlage: § 14 UStG i. V. m. § 27 Abs. 38 UStG (Wachstumschancengesetz) sowie die BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung. Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Stand: Juli 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.