Fachkräftemangel in der Steuerkanzlei: Wachsen ohne einzustellen

Die Zahlen sind eindeutig: 72,7 Prozent der Kanzleien für Rechts- und Steuerberatung sind vom Fachkräftemangel betroffen. Das ist der Spitzenwert aller Branchen in Deutschland (ifo-Umfrage, 2025). Einzelkanzleien können nach der STAX-Erhebung der Bundessteuerberaterkammer sechs von zehn offenen Stellen nicht mehr besetzen. Und während der Personalmangel in der Gesamtwirtschaft zuletzt konjunkturbedingt zurückging, blieb er in der Steuerberatung hoch. Das heißt im Klartext: Er ist strukturell. Er geht nicht wieder weg.

Die üblichen Reaktionen kennen Sie vermutlich aus eigener Erfahrung: mehr Stellenanzeigen, höhere Gehälter, Recruiter. Das Ergebnis: dieselben drei Bewerbungen, die auch Ihre Nachbarkanzlei bekommt. Der Arbeitsmarkt gibt schlicht nicht her, was die Branche braucht. Über 10.000 Stellen in der Steuerberatung sind unbesetzt. Und der Nachschub wird dünner: Die Zahl der Auszubildenden sinkt seit Jahren, das Durchschnittsalter der Berufsträger liegt bei knapp 54 Jahren, fast die Hälfte ist über 55. Wer seine Wachstumsplanung allein auf Einstellungen baut, plant mit einer Ressource, die der Markt nicht mehr liefert.

Der Denkfehler: Es fehlt nicht an Personal. Es fehlt an Kapazität.

Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) hat Ende 2025 die Tätigkeiten von Steuerfachangestellten neu bewertet: Die Hälfte davon ist automatisierbar. Anders gesagt: In einem 8-Stunden-Tag stecken mehrere Stunden Arbeit, für die niemand ein Examen gebraucht hätte. Belegen hinterhertelefonieren, das Postfach sortieren, zum zehnten Mal dieselbe Mandantenfrage beantworten, Standardanschreiben tippen.

Genau diese Stunden holen wir zurück. Ostermann Systeme automatisiert die Routineprozesse in Steuerkanzleien: Der Posteingang kommt vorsortiert mit fertigen Antwortentwürfen, fehlende Belege fordert das System selbstständig an und erinnert automatisch, Berichtstexte entstehen auf Knopfdruck. Alles in Ihrer bestehenden DATEV- und Outlook-Welt, ohne neue Software für Ihr Team. Und mit einem eisernen Prinzip: Kein Vorgang verlässt die Kanzlei ohne menschliche Freigabe.

Wo Sie anfangen sollten: die drei Prozesse mit dem schnellsten Effekt

• Der Posteingang – weil er jeden Tag anfällt und jeden im Team betrifft
• Die Belegnachforderung – weil sie der größte einzelne Zeitfresser der Finanzbuchhaltung ist und sich fast vollständig automatisieren lässt
• Berichts- und Anschreibentexte zum Jahresabschluss – weil dort pro Fall gleich 30 bis 60 Minuten auf einmal frei werden

Aus diesen drei Bausteinen besteht in den meisten Kanzleien der Kern der Routine. Wer sie automatisiert, spürt den Unterschied nicht in Monaten, sondern in Wochen.

Der häufigste Einwand an dieser Stelle lautet übrigens: „Für so ein Projekt haben wir gerade keine Zeit.“ Er ist verständlich, und er ist genau verkehrt herum. Die Zeit fehlt ja, weil die Routine sie frisst. Deshalb ist der Einstieg bei uns bewusst klein gehalten: Ihr Team wird für die Aufnahme der Abläufe wenige Stunden gebraucht, den Rest bauen wir. Und der erste automatisierte Prozess bringt die Stunden zurück, die das nächste Projekt finanzieren.

Der Nebeneffekt, der langfristig vielleicht am schwersten wiegt: Ihre besten Leute machen wieder die Arbeit, für die sie sich einmal entschieden haben. Das ist das wirksamste Mittel gegen die nächste Kündigung, denn Überlastung durch Routinearbeit ist einer der häufigsten Kündigungsgründe in Kanzleien. Wer den Teufelskreis aus Überlastung und Abgängen durchbrechen will, muss die Routine herausnehmen, nicht mehr Druck hineingeben.

Quellen: ifo-Konjunkturumfrage 08/2025 · STAX 2024 / BStBK-Sonderauswertung · IAB Job-Futuromat 12/2025 · awicontax Zukunftskompass 2026.