„Mein Team macht da nicht mit“: Warum dieser Einwand berechtigt ist

Wenn wir mit Kanzleiinhabern sprechen, kommt dieser Satz fast immer: „Ich finde das gut, aber mein Team macht da nicht mit.“ Meistens folgt eine Geschichte über ein früheres Digitalisierungsprojekt, das Wochen gekostet hat und heute niemand mehr benutzt.

Diese Skepsis ist nicht irrational. Sie ist Erfahrung. In den letzten Jahren wurde Kanzleien viel versprochen: das Mandantenportal, das alles vereinfacht. Das Tool, das Belege automatisch bucht. Die Software, die die Kommunikation bündelt. Vieles davon hat vor allem eines gebracht – zusätzliche Arbeit beim Einführen und ein weiteres Login.

Die drei echten Befürchtungen

Hinter dem allgemeinen Widerstand stecken drei konkrete Sorgen, und jede verdient eine ehrliche Antwort statt eines Motivationsvortrags.

Was in der Praxis funktioniert

• Mit dem unbeliebtesten Prozess anfangen, nicht mit dem wichtigsten – Zustimmung entsteht durch spürbare Entlastung, nicht durch Argumente
• Die Menschen einbeziehen, die den Prozess täglich machen: Sie kennen die Sonderfälle, an denen jede Automatisierung sonst scheitert
• Nichts heimlich einführen – wer erfährt, dass „die KI jetzt die Mails schreibt“, reagiert zu Recht ablehnend
• Das Freigabe-Prinzip von Anfang an sichtbar machen: Das Team behält das letzte Wort, immer
• Einen Rückweg offenlassen – was sich nicht bewährt, wird abgeschaltet, ohne dass jemand sein Gesicht verliert

Der Punkt, an dem es kippt

In fast jedem Projekt gibt es einen Moment, in dem die Stimmung umschlägt. Er kommt nicht durch eine Schulung, sondern durch eine Erfahrung: Jemand öffnet morgens das Postfach und die Arbeit von anderthalb Stunden ist bereits vorbereitet. Ab da diskutiert niemand mehr über Sinn oder Unsinn – die Frage wird, welcher Prozess als Nächstes drankommt.

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Zustimmung entsteht nicht durch Überzeugen, sondern durch Entlastung, die man am eigenen Schreibtisch merkt.

Deshalb halten wir den Einstieg bewusst klein. Ein Prozess, wenige Wochen, klar messbar. Wenn er wirkt, kommt der nächste – und Ihr Team fragt danach, statt sich dagegen zu wehren.

Quelle: ifo-Konjunkturumfrage 08/2025 zum Fachkräftemangel in Rechts- und Steuerberatung.